Instrukcja wysyłki sprawozdania finansowego
Jak wysłać sprawozdanie finansowe?
- Biuro Rachunkowe generuje sprawozdanie finansowe z programu księgowego w formacie xml. W nazwie pliku zawarta będzie data sporządzenia sprawozdania (będzie ona potrzebna przy przesyłaniu sprawozdania na stronę MS).
- Podpisać sprawozdanie musi osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (w tym przypadku główna księgowa Biura Rachunkowego) oraz wszyscy członkowie Zarządu danej Spółki. W tym celu można skorzystać z podpisu kwalifikowanego lub z profilu zaufanego ePUAP, należy jednak pamiętać, że najpierw sprawozdanie podpisują osoby dysponujące podpisem kwalifikowanym a w drugiej kolejności osoby podpisujące plik profilem zaufanym ePUAP.
- Wchodzimy na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/ i wybieramy „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”
- Logujemy się do systemu. Jeżeli nie mamy jeszcze konta należy je założyć w tym miejscu: http://bit.ly/2ueBQY1
Konto musi być autoryzowane poprzez podpisanie go podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
- Wybieramy „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.
- Wybieramy „+ Dodaj zgłoszenie”.
- Wpisujemy numer KRS Spółki i klikamy „Szukaj”.
- Po znalezieniu odpowiedniej Spółki klikamy przycisk „Dalej”.
- Uzupełniamy poniższe pola. Wypełniając pola „Okres, za jaki składane są dokumenty” należy pamiętać, że niekiedy występują nieregularne lata obrachunkowe i trzeba wtedy wpisać odpowiedni zakres dat.
- Po wypełnieniu powyższych pól klikamy przycisk „Dodaj dokument” i załączmy kolejno podpisane już pliki:
- Roczne Sprawozdanie finansowe.
- Uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.
- Uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.
Przy dodawaniu dokumentów należy pamiętać o podaniu daty sporządzenia sprawozdania oraz daty sporządzenia uchwały (w powyższym przykładzie daty są takie same ale nie musi tak być).
Po wybraniu każdego z dokumentów wybieramy przycisk „Zapisz”.
Jeżeli dokumenty podpisane były podpisem kwalifikowanym zewnętrznym należy w dolnej części okienka dodać także „Plik zawierający oddzielny podpis” każdej z osób posługujących się podpisem kwalifikowanym zewnętrznym.
Poniżej przykładowe możliwości podpisu:
a) Sprawozdanie wraz z trzema podpisami kwalifikowanymi.
b) Sprawozdanie podpisane profilem zaufanym ePUAP wraz z trzema podpisami kwalifikowanymi.
Jak widać podpisując sprawozdanie profilem zaufanym ePUAP nie generuje się żaden dodatkowy plik z podpisem tylko informacja o podpisie jest dopisywana do pliku xml. W ten sposób po kolei może go podpisać każdy z członków Zarządu i cały czas będzie to jeden plik.
Inaczej wygląda to przy podpisywaniu sprawozdania podpisem kwalifikowanym zewnętrznym – w tym przypadku należy dodatkowo załączyć „plik zawierający oddzielny podpis” każdego z podpisujących.
Od naszego Biura Rachunkowego otrzymają Państwo:
- sprawozdanie w pliku xml,
- plik z podpisem zewnętrznym Głównej Księgowej Biura Rachunkowego.
Plik sprawozdania trzeba będzie podpisać przez wszystkich Członków Zarządu Spółki i załączyć (wraz z podpisem zewnętrznym Głównej Księgowej Biura Rachunkowego oraz ewentualnymi podpisami zewnętrznymi Członków Zarządu.
Uchwały wymagają podpisu jeżeli składający używa podpisu kwalifikowanego (jeżeli ich nie podpiszemy elektronicznie to całe zgłoszenie będziemy mogli zatwierdzić jedynie profilem zaufanym ePUAP).
- Po dodaniu wszystkich dokumentów klikamy „Zapisz” a następnie „Dalej”.
- Zaznaczamy opcję „Oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki” i klikamy „Dalej”.
- Następnym krokiem jest podpisanie zgłoszenia co umożliwi nam jego wysłanie. Należy w tym celu wybrać jedną z uprawnionych osób i kolumnie „Podpis” wybrać sposób podpisu, a następnie za pomocą podpisu kwalifikowanego lub z profilu zaufanego ePUAP podpisać zgłoszenie.
- Ostatnim krokiem jest wysłanie zgłoszenia. W tym celu należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.
Po poprawnym wysłaniu zgłoszenia na adres mail dostaniemy potwierdzenie prawidłowej wysyłki.
