Umieszczanie Dokumentów
DaneOnline pozwalają Państwu na szybkie przesyłanie dokumentów do biura. Poniżej przeprowadzimy Państwo przez ten proces.
Instrukcja wgrywania dokumentów online na Dysk Faktur
- Po aktywacji usługi otrzymają Państwo mail informacyjny wraz z linkiem do aplikacji oraz danymi do logowania.
- Po kliknięciu w link oraz zalogowaniu się otrzymanymi danymi przeniosą się Państwo na stronę naszej aplikacji gdzie w prosty sposób będzie można wgrywać dokumenty:
- Aby to zrobić należy wybrać przycisk „Wgraj dokumenty”, który przeniesie nas do poniższego okna:
- By wgrać dokumenty należy wybrać pliki za pomocą przycisku „+ Dodaj pliki” lub przeciągnąć pliki i „upuścić” je w jakimkolwiek miejscu na powyższej stronie. Zależnie od terminu wgrywania dokumentów aplikacja automatycznie proponuje nazwę katalogu do którego wgrywane będą dokumenty – w tym przypadku jest to 2020-11.
UWAGA: Aplikacja umożliwia wgranie dokumentów jedynie w formacie PDF, jeżeli dokumenty mamy zapisane w innym formacie (np. .doc lub jpg) należy je wcześniej zapisać lub przekonwertować do formatu PDF. Można w tym celu skorzystać z licznych darmowych konwerterów online takich jak na przykład www.ilovepdf.com.
- Po wybraniu lub przeciągnięciu plików system pokaże spis wskazanych dokumentów, w tym miejscu można opisać poszczególne dokumenty wpisując w okienka z prawej strony numery faktur.
- W tym momencie można przesyłać pliki na dedykowany Państwu dysk online, w tym celu należy kliknąć przycisk „Zacznij przesyłać” – prześlemy wtedy wszystkie dokumenty z listy. Możemy też przesyłać dokumenty pojedynczo klikając przyciski „Wgraj” przy odpowiednich dokumentach.
- Wgranie plików zostanie automatycznie potwierdzone wiadomością mail. Dodatkowo system ma funkcję niepozwalającą na wgranie dokumentów o tej samej nazwie, dzięki temu nie wgramy 2 razy tej samej faktury.
- Wgrane dokumenty możemy zobaczyć wracając do strony głównej a następnie klikając przycisk „Przeglądaj dokumenty”. W tym miejscu możemy podejrzeć przesłane dokumenty i ewentualnie usunąć błędnie wgrane korzystając z przycisków znajdujących się po prawej stronie spisu dokumentów.
- Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego należy potwierdzić wgranie wszystkich dokumentów za dany miesiąc. W tym celu należy przejść do zakładki „Przeglądaj dokumenty” a następnie kliknąć przycisk „Zamknij miesiąc” lub w zakładce „Miesiąc do zamknięcia”.
- W tym momencie księgowa otrzyma informację że dokumenty za dany miesiąc są kompletne i może zacząć je księgować a klient ma już możliwość wgrywania dokumentów do kolejnego miesiąca.
- W przypadku gdy okaże się, że miesiąc został zamknięty za wcześnie i mamy jednak jeszcze jeden dokument z poprzedniego miesiąca, możemy go wgrać za pomocą zakładki „Wgraj dokumenty do poprzednich miesięcy”. Zgodnie z komunikatem na pojawiającym się w tej zakładce księgowa zostanie automatycznie poinformowana o wgraniu dokumentów do zamkniętych miesięcy.
