Chcąc zatrudnić pracownika lub pracowników, wystawiasz ogłoszenie z prośbą o wysłanie CV. Przeglądasz nadesłane oferty, wybierasz jednego lub wielu kandydatów i proponujesz im umowy. To jednak nie koniec – Twoim obowiązkiem jest odpowiednie zadbanie o dane osobowe udostępnione przez wszystkich kandydatów, nie tylko nowozatrudnionych.

Dane prawnie chronione
Nadesłane do Ciebie życiorysy zawierają chronione prawnie informacje personalne na temat kandydatów – nie tylko imiona i nazwiska, ale również miejsce zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, wykształcenie czy zainteresowania. Za tego typu dane niejedna firma jest w stanie zapłacić określoną sumę – ciąży więc na Tobie odpowiedzialność zaopiekowania się nimi. Dysponując informacjami osobowymi kandydatów, prawo traktuje Cię jako administratora bazy danych, niemniej nie wymaga rejestracji w GIODO. Twoim zadaniem jest zaś zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa gromadzonym danym. Odpowiedniego, czyli jakiego?

Jak przechowywać dane osobowe
Przede wszystkim zgromadzone przez Ciebie życiorysy kandydatów nie mogą być ogólnodostępne. Zadbaj o to, żeby wgląd w nie miały wyłącznie osoby biorące udział w rekrutacji – poza nimi nikt nie powinien móc do nich zajrzeć. Jeżeli mają one formę papierową, przechowuj je w szafce zamkniętej na klucz, sejfie lub strzeżonym pomieszczeniu. Z kolei w przypadku danych elektronicznych zaszyfruj je hasłem i chroń za pomocą oprogramowania uniemożliwiającego ich wykradzenie lub przeglądanie przez osoby trzecie, które nie są związane z rekrutacją.

Co po rekrutacji?
Zatrudniłeś nowych pracowników, ale mimo tego ciągle trzymasz w szafie lub na dysku komputera dokumenty niezatrudnionych kandydatów? Błąd – prawo na to nie zezwala. Twoim obowiązkiem jest bowiem ich zniszczenie lub odesłanie właścicielowi danych osobowych od razu po zakończeniu rekrutacji. Możesz je przechowywać jedynie pod warunkiem, że dany kandydat wyraził na to zgodę, co oczywiście wymaga najpierw wysłania do niego prośby i otrzymania pozytywnej odpowiedzi.