e-Doręczenia dla firm – od 1 października 2026 r. obowiązek obejmuje przedsiębiorców z CEIDG
4 października, 2026
JPK_PKPIR / JPK_EWP / JPK_ST — terminy i obowiązki 2026–2027
15 października, 2026I nterpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dalej: Dyrektora KIS z 2 września 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.463.2026.2.AA, pokazuje ważne rozróżnienie przy fakturach przekazywanych poza KSeF.
Inaczej należy ocenić sytuację, w której sprzedawca prawidłowo korzysta z trybu offline24 albo wystawia fakturę w okresie niedostępności KSeF, a inaczej sytuację, w której narusza obowiązki związane z KSeF.
To rozróżnienie ma znaczenie dla nabywcy, który chce ustalić, kiedy może odliczyć VAT. W jednym przypadku trzeba co do zasady poczekać na numer KSeF. W drugim błąd sprzedawcy nie powinien sam w sobie blokować prawa do odliczenia, jeżeli spełnione są materialne warunki odliczenia.
Warto jednak pamiętać, że interpretacja indywidualna dotyczy konkretnego podatnika i konkretnego opisanego stanu faktycznego. Może być jednak ważną wskazówką przy ocenie podobnych sytuacji.
O momencie odliczenia VAT nie zawsze decyduje samo otrzymanie faktury poza KSeF. Kluczowe jest ustalenie, czy sprzedawca przekazał dokument w ramach prawidłowego trybu offline/offline24 i przesłał go do KSeF w ustawowym terminie, czy doszło do błędu po jego stronie. Od tego może zależeć, czy nabywca powinien czekać na numer KSeF, czy może powoływać się na faktyczną datę otrzymania dokumentu. W każdym przypadku trzeba jednak sprawdzić, czy zakup daje prawo do odliczenia VAT i czy nie występują ustawowe ograniczenia.
Dla porządku:
Tryb offline24 dotyczy sytuacji po stronie podatnika, np. problemu z internetem, sprzętem albo oprogramowaniem. Fakturę wystawioną w tym trybie należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.
Tryb offline związany z niedostępnością KSeF dotyczy sytuacji, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny, np. z powodu zaplanowanych prac serwisowych. W takim przypadku fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po zakończeniu okresu niedostępności.
Prawidłowy tryb offline24 albo niedostępność KSeF
Pierwsza sytuacja dotyczy prawidłowego zastosowania trybu offline24 albo wystawienia faktury w okresie niedostępności KSeF.
Jeżeli sprzedawca korzysta z takiego trybu zgodnie z przepisami i przesyła fakturę do KSeF w ustawowym terminie, wcześniejsze udostępnienie nabywcy dokumentu poza systemem, np. w formie PDF, nie przyspiesza momentu odliczenia VAT. W interpretacji Dyrektora KIS wskazano, że w takiej sytuacji momentem otrzymania faktury przez krajowego nabywcę z NIP jest dopiero nadanie fakturze numeru KSeF.
Oznacza to, że przy prawidłowo zastosowanym trybie offline24 albo niedostępności KSeF nabywca co do zasady powinien poczekać na numer KSeF. Dopiero wtedy — przy spełnieniu pozostałych warunków — może rozliczyć VAT naliczony.
Błąd sprzedawcy
Druga sytuacja dotyczy naruszenia obowiązków przez sprzedawcę.
Może chodzić m.in. o przypadek, gdy sprzedawca wystawi fakturę poza KSeF i w ogóle jej do systemu nie prześle, przekaże ją nabywcy poza KSeF i dopiero później wprowadzi do systemu albo wystawi ją w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF, ale przekroczy termin przesłania faktury do KSeF.
Takie naruszenie może dotyczyć również dokumentu przekazanego bez wymaganych oznaczeń, np. bez właściwych kodów QR, w tym kodu OFFLINE albo CERTYFIKAT, jeżeli w danym przypadku były wymagane.
W takich sytuacjach Dyrektor KIS wskazał, że naruszenie obowiązków formalnych przez sprzedawcę nie powinno samo w sobie pozbawiać nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Nie oznacza to jednak, że odliczenie przysługuje automatycznie w każdym przypadku. Nadal trzeba sprawdzić podstawowe warunki odliczenia, w szczególności czy zakup jest związany z czynnościami opodatkowanymi oraz czy nie występują okoliczności wyłączające prawo do odliczenia, np. wskazane w art. 88 ustawy o VAT.
Dlaczego to rozróżnienie jest ważne?
Z perspektywy nabywcy najważniejsze jest ustalenie, z jaką sytuacją ma do czynienia.
Jeżeli sprzedawca prawidłowo zastosował tryb offline24 albo wystawił fakturę w okresie niedostępności KSeF i przesłał ją do systemu w terminie, moment odliczenia VAT będzie powiązany z numerem KSeF.
Jeżeli jednak sprzedawca naruszył obowiązki związane z KSeF, nabywca może mieć argument, aby nie przesuwać odliczenia wyłącznie z powodu błędu sprzedawcy. Nie oznacza to automatycznego prawa do odliczenia w każdej sytuacji, ale pokazuje, że formalne uchybienie kontrahenta nie powinno samo blokować odliczenia VAT.
W praktyce nabywca powinien więc zwrócić uwagę nie tylko na dokument otrzymany od kontrahenta, ale również na to, czy faktura została później przesłana do KSeF, czy sprzedawca dochował terminu oraz kiedy faktura otrzymała numer KSeF.
Podsumowanie
Interpretacja Dyrektora KIS pokazuje, że przy fakturach otrzymanych poza KSeF nie można automatycznie przyjmować jednej zasady dla wszystkich przypadków.
Jeżeli sprzedawca prawidłowo stosuje tryb offline24 albo wystawia fakturę w okresie niedostępności KSeF i przesyła ją do systemu w terminie, nabywca co do zasady powinien poczekać na numer KSeF.
Jeżeli natomiast sprzedawca popełnia błąd, np. nie przesyła faktury do KSeF albo przesyła ją po terminie, samo naruszenie obowiązków formalnych nie powinno automatycznie odbierać nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Najważniejsze jest więc nie samo to, że faktura została przekazana poza KSeF, ale dlaczego znalazła się poza systemem: czy wynikało to z prawidłowo zastosowanego trybu szczególnego, czy z błędu sprzedawcy.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
