Nowe uprawnienia PIP już obowiązują. Co oznaczają dla firm korzystających z B2B i umów zlecenia?

Co zmieniło się w uprawnieniach PIP?

Przed reformą inspektor pracy, który podczas kontroli stwierdził, że umowa cywilnoprawna w rzeczywistości spełnia warunki stosunku pracy, nie mógł samodzielnie zmienić jej charakteru. Mógł skierować do pracodawcy wystąpienie, mające charakter niewiążącego postulatu, albo wystąpić do sądu z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Po zmianach PIP otrzymała bardziej bezpośredni mechanizm działania.

Polecenie inspektora: Jeżeli podczas kontroli zostanie stwierdzone, że w danej relacji dominują cechy stosunku pracy, inspektor — po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska — może w pierwszej kolejności wydać pisemne polecenie usunięcia naruszeń. Podmiot zatrudniający otrzymuje wówczas określony termin na dobrowolne zawarcie umowy o pracę albo zmianę zasad współpracy w taki sposób, aby wyeliminować cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

Decyzja Okręgowego Inspektora Pracy (OIP): Jeżeli polecenie dotyczące niezawarcia umowy o pracę nie zostanie wykonane, na podstawie ustaleń kontroli OIP może wszcząć postępowanie. Po jego przeprowadzeniu może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo wnieść do sądu powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Nie oznacza to więc, że inspektor przeprowadzający kontrolę automatycznie „zamieni” każdą umowę B2B lub umowę zlecenia w etat. Najpierw wydawane jest polecenie usunięcia naruszeń, a decyzja OIP wymaga przeprowadzenia odrębnego postępowania.

Co oznacza decyzja o stwierdzeniu stosunku pracy?

W decyzji Okręgowy Inspektor Pracy (OIP) określa podstawowe warunki zatrudnienia, w tym strony i rodzaj umowy o pracę, datę jej zawarcia, rodzaj oraz miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy i wysokość wynagrodzenia. Co do zasady datą zawarcia umowy o pracę wskazaną w decyzji jest dzień jej wydania. Jeżeli konieczne jest ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy za wcześniejszy okres, OIP może skierować sprawę do sądu. Nie każda decyzja PIP oznacza zatem automatyczne przekształcenie kontraktu w umowę o pracę za cały dotychczasowy okres współpracy.

Decyzja wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania. Co do zasady staje się jednak wykonalna w dniu następującym po bezskutecznym upływie terminu na wniesienie odwołania albo z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Wyjątkiem jest nadanie decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Od decyzji można odwołać się do właściwego sądu rejonowego – sądu pracy. Odwołanie wnosi się na piśmie za pośrednictwem OIP w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Kiedy B2B lub umowa zlecenia mogą przypominać etat?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy stosunek pracy występuje wtedy, gdy dana osoba wykonuje pracę określonego rodzaju: na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem.

O charakterze zatrudnienia nie decyduje wyłącznie nazwa podpisanej umowy. Znaczenie ma przede wszystkim to, jak współpraca jest wykonywana w praktyce.

Sygnałami podwyższonego ryzyka mogą być między innymi:

• bieżące wydawanie poleceń i stały nadzór przełożonego,
• podporządkowanie wykonawcy strukturze organizacyjnej firmy,
• obowiązek wykonywania pracy w wyznaczonych godzinach i miejscu,
• rozliczanie z obecności i czasu pracy zamiast z wykonanych usług,
• obowiązek osobistego wykonywania zadań,
• konieczność uzyskiwania zgody na nieobecność,
• brak realnej samodzielności i ryzyka gospodarczego wykonawcy.

Dodatkowymi sygnałami mogą być stałe miesięczne wynagrodzenie, korzystanie wyłącznie ze sprzętu zleceniodawcy albo wykonywanie takich samych obowiązków, które dana osoba wcześniej realizowała w tej samej firmie na etacie.

Żadna pojedyncza okoliczność nie musi jednak przesądzać o istnieniu stosunku pracy. Firmowy laptop może być wymagany ze względu na bezpieczeństwo danych, a stałe wynagrodzenie może odpowiadać stałemu zakresowi usług. Oceniany jest całokształt warunków współpracy i cechy, które w danej relacji mają charakter dominujący.

Dobrze napisana umowa nie wystarczy

Nawet prawidłowo przygotowany kontrakt nie zabezpieczy firmy, jeżeli codzienna praktyka wygląda inaczej.

Jeżeli wykonawca pracuje według narzuconego grafiku, otrzymuje bieżące polecenia, musi usprawiedliwiać nieobecności i jest rozliczany z godzin zamiast z wykonanych usług, formalne zapisy o samodzielności mogą nie wystarczyć.

Nie warto więc wprowadzać do umowy postanowień dotyczących swobody organizacji pracy, możliwości zastępstwa czy odpowiedzialności za rezultat, jeżeli firma nie zamierza ich rzeczywiście respektować.

Podczas kontroli znaczenie mogą mieć nie tylko umowy, ale również procedury, dokumentacja czasu pracy, zestawienia oraz korespondencja pokazująca rzeczywisty sposób organizacji współpracy.

Kontrola może odbyć się zdalnie

W uzasadnionych przypadkach kontrola lub jej poszczególne czynności mogą być prowadzone na odległość. Inspektor może żądać przekazania dokumentów związanych z zatrudnieniem i wykonywaniem pracy w formie elektronicznej, a niektóre czynności przeprowadzić za pośrednictwem transmisji online.

Rozszerzona wymiana danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową umożliwia również identyfikowanie podmiotów o podwyższonym ryzyku naruszeń i kierowanie do nich kontroli. Firma powinna być więc przygotowana do sprawnego przedstawienia dokumentów oraz wyjaśnienia, jak współpraca z wykonawcami wygląda w praktyce.

Wyższe kary i inne konsekwencje

Za zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną, gdy praca jest wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, grozi grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł. 

Sama grzywna może być jednak tylko jednym ze skutków stwierdzonych nieprawidłowości. W zależności od zakresu decyzji lub orzeczenia sądu mogą pojawić się również obowiązki związane z:

• zgłoszeniami i rozliczeniami wobec ZUS,
• korektami podatkowymi,
• prowadzeniem dokumentacji pracowniczej,
• urlopami i innymi uprawnieniami pracowniczymi,
• wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Dokładny zakres konsekwencji zależy od okoliczności konkretnej sprawy oraz okresu objętego rozstrzygnięciem.

12 miesięcy na uporządkowanie zatrudnienia

Podmiot, który przed 8 lipca 2026 r. zawarł umowę cywilnoprawną albo korzystał z odpłatnej pracy danej osoby, mimo że relacja spełniała wszystkie cechy stosunku pracy, może do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrzeć z nią umowę o pracę. W takim przypadku nie będzie podlegał odpowiedzialności wykroczeniowej za wcześniejsze zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną.

Nie jest to jednak pełna amnestia. Rozwiązanie to wyłącza określoną odpowiedzialność wykroczeniową, ale nie przesądza automatycznie o braku innych konsekwencji podatkowych i składkowych ani roszczeń osoby wykonującej pracę.

Dlatego zmianę formy współpracy warto poprzedzić indywidualną analizą prawną, kadrową, podatkową i składkową.

Interpretacja indywidualna PIP

Przedsiębiorca, który ma wątpliwości dotyczące stosowanego albo planowanego modelu współpracy, może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną.

Opłata wynosi 40 zł za każdy odrębny stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku, a interpretacja powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku.

Ochrona wynikająca z interpretacji działa jednak tylko wtedy, gdy rzeczywiste warunki współpracy odpowiadają opisowi przedstawionemu we wniosku. Jeżeli praktyka wygląda inaczej, PIP może ponownie ocenić charakter danej relacji.