KSeF a noty obciążeniowe przy rabatach pośrednich – co wynika z przepisów?

Czym jest rabat pośredni?

Rabat pośredni występuje w sytuacji, gdy producent lub dostawca przyznaje obniżkę ceny podmiotowi, któremu nie sprzedał towarów bezpośrednio.

Przykładowo producent sprzedaje swoje towary hurtowni, hurtownia odsprzedaje je sklepom detalicznym, a producent – w ramach programu premiowego lub akcji promocyjnej – zwraca detalistom część ceny zakupionych produktów po spełnieniu określonych warunków.

Wnioskodawca nie dokonuje w sposób bezpośredni sprzedaży swoich towarów do Detalistów. (…) Po spełnieniu warunków Programu, Detalista otrzymuje od Wnioskodawcy zwrot części ceny w formie rabatu, dokumentowanego notą obciążeniową.

W interpretacji Dyrektor KIS analizował model, w którym producent sprzedawał towary hurtowniom, a następnie przyznawał rabaty detalistom, mimo że nie dochodziło między nimi do bezpośredniej sprzedaży. W takim modelu nie dochodzi do bezpośredniej sprzedaży pomiędzy producentem a detalistą. Sklep nabywa towary od hurtowni, a nie od producenta. Ta okoliczność ma kluczowe znaczenie dla sposobu udokumentowania przyznanego rabatu.

Przyznawane Detalistom rabaty pośrednie (…) dokumentowane są notami obciążeniowymi, które są dokumentami niebędącymi fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują one odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług.

Oznacza to, że nota służy wyłącznie rozliczeniu przyznanego rabatu. Nie dokumentuje ona sprzedaży towarów ani świadczenia usług, dlatego nie jest fakturą VAT.

Dlaczego nie wystawia się faktury korygującej?

Faktura korygująca co do zasady odnosi się do wcześniej wystawionej faktury dokumentującej konkretną sprzedaż pomiędzy stronami. W przypadku rabatu pośredniego producent nie wystawił faktury sprzedaży na rzecz detalisty, ponieważ dostawa towarów została zrealizowana przez hurtownię. Nie istnieje więc faktura, którą producent mógłby skorygować. Z tego względu rozliczenie rabatu pośredniego następuje przy wykorzystaniu dokumentu księgowego, najczęściej noty obciążeniowej lub noty uznaniowej. W opisanym przypadku dokument ten służy wyłącznie rozliczeniu przyznanego rabatu i nie dokumentuje sprzedaży ani świadczenia usług.

Czy nota obciążeniowa dotycząca rabatu pośredniego podlega KSeF?

Nie. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawianych zgodnie z przepisami ustawy o VAT przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Nota obciążeniowa dokumentująca rabat pośredni nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Służy rozliczeniu przyznanego rabatu pomiędzy stronami i nie dokumentuje czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. W konsekwencji nie podlega obowiązkowi wystawienia w formie faktury ustrukturyzowanej ani przesyłania do KSeF.

Stanowisko organów podatkowych

Powyższe stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.25.2026.1.KAB).

Organ wskazał, że nota obciążeniowa dokumentująca rabat pośredni nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy o VAT, ponieważ nie dokumentuje odpłatnej dostawy towarów ani odpłatnego świadczenia usług. Jednocześnie przepisy dotyczące KSeF nie przewidują obowiązku wystawiania w systemie dokumentów innych niż faktury ustrukturyzowane, w tym not księgowych lub obciążeniowych dokumentujących rabaty pośrednie.