Faktura wystawiona na pracownika a koszty CIT. Czy spółka może rozliczyć taki wydatek?

Faktura na pracownika – skąd pojawiają się wątpliwości?

Pracownicy często ponoszą wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Mogą to być między innymi:

• koszty podróży służbowych,
• opłaty parkingowe,
• zakup paliwa wykorzystywanego przy realizacji obowiązków służbowych,
• wydatki związane ze spotkaniami z kontrahentami,
• inne zakupy dokonywane w interesie pracodawcy.

Standardowym rozwiązaniem jest wystawienie faktury bezpośrednio na spółkę. Nie zawsze jest to jednak możliwe lub praktyczne. Zdarza się, że sprzedawca wskazuje na dokumencie dane pracownika, który następnie przekazuje fakturę pracodawcy i otrzymuje zwrot poniesionego wydatku.

Powstaje wówczas pytanie, czy faktura wskazująca pracownika jako nabywcę może dokumentować koszt podatkowy spółki?

Co potwierdził Dyrektor KIS?

Sprawa rozpatrywana przez Dyrektora KIS dotyczyła spółki, której pracownicy ponosili wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Faktury były wystawiane imiennie na pracowników, a następnie spółka zwracała im poniesione koszty.

Organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Wskazał, że dla kwalifikacji wydatku jako kosztu uzyskania przychodów najważniejsze są cel jego poniesienia oraz związek z działalnością podatnika.

Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony.

Samo nazwisko pracownika znajdujące się na fakturze nie przesądza zatem o braku możliwości rozliczenia wydatku przez spółkę.

Spółka powinna jednak wykazać, że zakup:

• miał charakter służbowy,
• został dokonany w interesie pracodawcy,
• pozostawał w związku z prowadzoną działalnością,
• został ostatecznie sfinansowany przez spółkę poprzez zwrot środków pracownikowi,
• został prawidłowo udokumentowany.

Kiedy wydatek może być kosztem CIT?

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT, powinien:

• zostać faktycznie i definitywnie poniesiony przez podatnika,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• służyć osiągnięciu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła,
• zostać właściwie udokumentowany,
• nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W przypadku zakupu opłaconego pierwotnie przez pracownika ciężar ekonomiczny wydatku przechodzi na spółkę w związku ze zwrotem poniesionej kwoty.

Niektóre wydatki mogą przy tym podlegać dodatkowym ograniczeniom. Dotyczy to na przykład kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych oraz wydatków, które mogą zostać uznane za koszty reprezentacji. Służbowy charakter zakupu nie oznacza więc automatycznie, że cała jego wartość będzie kosztem podatkowym.

Jak udokumentować wydatek poniesiony przez pracownika?

Faktura wystawiona na pracownika powinna być elementem kompletnego rozliczenia, które pozwala ustalić rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej i jej związek z działalnością spółki.

W modelu opisanym w interpretacji dokumentacja obejmowała między innymi:

• skan lub zdjęcie faktury,
• elektroniczny raport wydatku,
• opis celu poniesienia kosztu,
• wskazanie związku zakupu z działalnością spółki,
• zatwierdzenie rozliczenia przez przełożonego,
• przypisanie wydatku do odpowiedniego centrum kosztowego,
• potwierdzenie zwrotu pieniędzy pracownikowi.

Taki zestaw dokumentów pozwalał spółce wykazać, że wydatek został poniesiony w jej interesie i ostatecznie przez nią sfinansowany.

Samo zdjęcie faktury, bez opisu celu zakupu, procedury akceptacji oraz dowodu rozliczenia z pracownikiem, może nie być wystarczające.

Czy faktury można przechowywać wyłącznie elektronicznie?

Interpretacja dotyczyła również przechowywania dokumentów wyłącznie w postaci elektronicznej.

Spółka korzystała z systemu obsługi wydatków, w którym gromadzono skany lub zdjęcia dokumentów przekazywanych przez pracowników. Zgodnie z opisaną procedurą papierowe faktury miały być niszczone dopiero po przeprowadzeniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu.

Dyrektor KIS zaakceptował ten model archiwizacji przy uwzględnieniu zabezpieczeń i procedur stosowanych przez spółkę.

Elektroniczne przechowywanie dokumentów powinno zapewniać w szczególności:

• autentyczność pochodzenia dokumentu,
• integralność jego treści,
• czytelność przez cały okres przechowywania,
• ochronę przed nieuprawnioną zmianą lub utratą danych,
• możliwość powiązania dokumentu z konkretnym rozliczeniem pracownika,
• szybki dostęp do dokumentów na żądanie organu podatkowego.

Nie oznacza to, że papierowe oryginały można niszczyć w każdym przypadku bez dodatkowych warunków. Bezpieczeństwo takiego rozwiązania zależy od sposobu działania systemu, stosowanych kontroli oraz prawidłowości przyjętej procedury.

Jaki związek ma z tym KSeF?

KSeF był tłem dla zmiany procedur rozliczania wydatków pracowniczych, ale omawiana interpretacja nie rozstrzygała zasad wystawiania faktur w tym systemie.

Należy odróżnić dwie sytuacje.

Faktura wystawiona na pracownika

Jeżeli nabywcą wskazanym na fakturze jest pracownik będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, faktura nie podlega obowiązkowemu wystawieniu w KSeF.

Może zostać wystawiona poza systemem w formie papierowej lub elektronicznej. Jeżeli sprzedawca dobrowolnie wystawi ją w KSeF, powinien przekazać ją pracownikowi w uzgodniony sposób.

Faktura wystawiona na pracodawcę

Jeżeli rzeczywistym nabywcą towaru lub usługi jest spółka, a pracownik jedynie fizycznie dokonuje zakupu w jej imieniu, dane spółki powinny zostać wskazane jako dane nabywcy w części Podmiot2 faktury.

Dane pracownika można dodatkowo umieścić w części Podmiot3 z rolą „11 – Pracownik”. Pozwala to pracodawcy przyporządkować fakturę do konkretnego pracownika i właściwego rozliczenia.

Taka faktura co do zasady podlega wystawieniu w KSeF, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń i przepisów przejściowych. Oficjalne materiały Ministerstwa Finansów przewidują również możliwość użycia identyfikatora wewnętrznego pracownika albo pola z dodatkowym opisem wydatku.

Interpretacja nie daje zatem podstaw do uznania, że faktura wystawiona na pracownika staje się fakturą spółki w rozumieniu przepisów o VAT lub KSeF. Potwierdza jedynie, że w określonych okolicznościach może stanowić część dokumentacji kosztu CIT.

Czy wydatek można rozliczyć w kwocie brutto?

W opisanej sprawie spółka wskazała, że nie odlicza podatku VAT wynikającego z faktur wystawionych na pracowników.

W tych okolicznościach Dyrektor KIS potwierdził możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto, zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura wystawiona na pracownika może być automatycznie rozliczona w kosztach w kwocie brutto.

Interpretacja nie rozstrzygała, czy pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT z dokumentu, na którym jako nabywca wskazany został pracownik. Prawo do odliczenia podatku naliczonego wymaga odrębnej oceny na gruncie ustawy o VAT.

Należy więc osobno przeanalizować:

• możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w CIT,
• prawo do odliczenia podatku VAT.

Jeżeli VAT podlega odliczeniu, co do zasady nie stanowi kosztu podatkowego. Jeżeli natomiast nie może zostać odliczony, może – po spełnieniu pozostałych warunków – zwiększać wartość kosztu uzyskania przychodów.

Jak przygotować procedurę rozliczania wydatków pracowniczych?

Spółki, których pracownicy regularnie dokonują zakupów służbowych, powinny wdrożyć jasne zasady rozliczania takich wydatków.

Procedura powinna określać między innymi:

• jakie wydatki mogą być ponoszone przez pracowników,
• kiedy dopuszczalne są faktury wystawione imiennie na pracownika,
• jakie dokumenty należy przekazać księgowości,
• jakie informacje powinien zawierać opis wydatku,
• jak potwierdza się jego związek z działalnością spółki,
• kto zatwierdza rozliczenie,
• jak dokumentowany jest zwrot środków,
• gdzie i jak długo przechowywane są dokumenty,
• jakie kontrole i zabezpieczenia stosuje się przy elektronicznej archiwizacji.

Dobrze przygotowana procedura ułatwia wykazanie gospodarczego celu wydatku i ogranicza ryzyko jego zakwestionowania podczas kontroli podatkowej.