Czy KSeF zmienia zasady wystawiania faktur dla konsumentów?

Faktura na żądanie nabywcy — zasada i wyjątki

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie zmienił podstawowej reguły wynikającej z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT — sprzedaż na rzecz konsumentów dokumentuje się fakturą wyłącznie wtedy, gdy nabywca wyraźnie tego zażąda.

Żądanie wystawienia faktury musi zostać zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość albo część zapłaty. W przypadku braku takiego żądania, w tym braku żądania w ustawowym terminie, sprzedaż konsumencka nie musi być dokumentowana fakturą.

Od powyższej zasady ustawodawca przewidział dwa wyjątki.

Pierwszy dotyczy wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, czyli WSTO, jeżeli podatnik nie korzysta z unijnej procedury OSS. Taka sprzedaż musi być dokumentowana fakturą bez względu na wolę nabywcy.

Drugi wyjątek działa odwrotnie: określone kategorie czynności nie muszą być dokumentowane fakturą nawet wtedy, gdy konsument wyraźnie tego zażąda. Dotyczy to czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4 ustawy o VAT.

Do czynności, które nie muszą być dokumentowane fakturami wystawianymi na żądanie nabywcy, należą m.in.:

• dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• świadczenie usług telekomunikacyjnych,
• świadczenie usług związanych m.in. z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, odpadami, usług zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych,
• świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• świadczenie usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• świadczenie usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
• świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• dostawy towarów i świadczenie usług rozliczanych w procedurach OSS, pozaunijnej OSS albo IOSS.

Czy fakturę dla konsumenta trzeba wystawić w KSeF?

Nie. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF.

Oznacza to, że sprzedawca może wystawić fakturę dla konsumenta:

• w postaci papierowej,
• jako fakturę elektroniczną, np. PDF,
• jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

Wybór formy należy do sprzedawcy. Brak obowiązku wystawienia faktury konsumenckiej w KSeF nie oznacza więc zakazu korzystania z systemu. Jeżeli sprzedawca chce, może dobrowolnie wystawić taką fakturę w KSeF.

Jak udostępnić konsumentowi fakturę wystawioną w KSeF?

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się wystawić fakturę ustrukturyzowaną dla konsumenta, powinien udostępnić ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Przepisy nie narzucają jednej formy przekazania dokumentu — może to być np. forma elektroniczna albo papierowa.

Jeżeli faktura konsumencka została wystawiona w KSeF i jest przekazywana poza systemem, np. jako PDF albo wydruk, jej wizualizacja powinna zawierać kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu.

Przy fakturach wystawionych offline i jeszcze nieprzesłanych do KSeF stosuje się dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.

Jeżeli natomiast faktura jest udostępniana konsumentowi bezpośrednio przez KSeF, sprzedawca powinien zapewnić nabywcy dostęp do dokumentu poprzez przekazanie kodu QR oraz danych identyfikujących fakturę — bez konieczności logowania się konsumenta do systemu.

Terminy wystawiania faktur na żądanie konsumenta

Obowiązkowy KSeF nie zmienił terminów wystawiania faktur na żądanie konsumentów.

Fakturę należy wystawić:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty — jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca tego miesiąca;
• nie później niż w terminie 15 dni od dnia zgłoszenia żądania — jeżeli konsument wystąpił o fakturę po zakończeniu miesiąca, w którym miało miejsce zdarzenie gospodarcze.

Co to oznacza w praktyce dla sprzedawcy?

Dla przedsiębiorcy najważniejsze są trzy zasady.

Po pierwsze, KSeF nie zmienia ogólnej reguły dotyczącej faktur dla konsumentów. Fakturę wystawia się co do zasady wtedy, gdy konsument zgłosi takie żądanie.

Po drugie, faktura dla konsumenta nie musi być wystawiona w KSeF. Sprzedawca może wybrać formę papierową, elektroniczną albo dobrowolnie skorzystać z faktury ustrukturyzowanej.

Po trzecie, jeżeli faktura konsumencka zostanie wystawiona w KSeF, trzeba zadbać o jej prawidłowe udostępnienie nabywcy — zwłaszcza wtedy, gdy przekazywany jest PDF lub wydruk z kodem QR.