Ewidencja wyposażenia – kogo dotyczy, jak przeprowadzić

Czym jest ewidencja wyposażenia? Kto musi ją prowadzić i w jaki sposób to robić? W dzisiejszym wpisie odpowiadamy na te pytania.

Ewidencję wyposażenia są zobowiązani prowadzić przedsiębiorcy, których majątek obejmuje składniki nienależące do środków trwałych o wartości większej niż 1500 zł. Powinność ta wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ewidencja wyposażenia obejmuje przedsiębiorców działających jako osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i spółki partnerskie, które prowadzą księgę przychodów i rozchodów lub rozliczają się na podstawie ryczałtu. Podmioty rozliczające się w oparciu o kartę podatkową lub osiągające dochód z najmu prywatnego nie muszą prowadzić ewidencji wyposażenia.

W ewidencji wyposażenia należy ujmować składniki materialne, które nie kwalifikują się do środków trwałych. Z reguły są nimi przedmioty o wartości niższej i przydatności do użycia krótszej, niż wymagają tego przepisy definiujące środek trwały. Co ważne, w ewidencji nie trzeba ujmować wyposażenia o wartości mniejszej niż 1500 zł.

Jeśli chodzi o wymogi formalne, ewidencja jest dokumentem zawierającym numerowany spis wyposażenia przedsiębiorstwa. Powinny się w nim znaleźć takie informacje jak:
• data i koszt zakupu lub wytworzenia składnika majątku;
• dane identyfikacyjne dokumentu zakupu;
• nazwa danego składnika majątku;
• numer pozycji odpowiadający danemu składnikowi w księdze przychodów i rozchodów;
• data i powód ewentualnej likwidacji.

Ewidencja wyposażenia powinna być prowadzona na bieżąco, tj. należy w niej zapisywać kolejne składniki majątku nie później niż w miesiącu, w którym zaczęto ich używać.