Czy faktura wystawiona poza KSeF daje nabywcy prawo do kosztów podatkowych?

Praktyczny problem związany z KSeF

O wydanie interpretacji wystąpiła spółka będąca podatnikiem CIT oraz czynnym podatnikiem VAT. Spółka prowadzi działalność polegającą na wynajmie i zarządzaniu nieruchomościami własnymi oraz dzierżawionymi. W ramach tej działalności regularnie nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które — co do zasady — mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Spółka wskazała, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF mogą zdarzać się sytuacje, w których kontrahenci nadal będą wystawiać faktury poza systemem. Może to wynikać między innymi z opóźnień we wdrożeniu nowych rozwiązań informatycznych, błędnej oceny własnych obowiązków, braku wiedzy, a także z awarii lub czasowej niedostępności systemu. W praktyce nabywca może więc otrzymać fakturę papierową albo fakturę elektroniczną wystawioną poza KSeF, mimo że zgodnie z przepisami powinna ona zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana przy użyciu KSeF.

Na tym tle pojawiła się wątpliwość, czy taka faktura może być podstawą do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Argumenty podatnika

Spółka wskazała, że przepisy ustawy o CIT nie uzależniają prawa do rozpoznania kosztu podatkowego od tego, czy faktura została wystawiona w KSeF.

W jej ocenie kluczowe znaczenie ma to, czy wydatek spełnia ogólne warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów, czyli czy został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, służy osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, jest definitywny, właściwie udokumentowany i nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki.

Organ przypomniał, że aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, musi spełniać warunki wynikające z ustawy o CIT. W szczególności powinien:

• zostać poniesiony przez podatnika,
• mieć charakter definitywny, czyli nie zostać podatnikowi zwrócony,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• służyć osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że w związku z wprowadzeniem KSeF nie zmieniono przepisów ustawy o CIT w taki sposób, aby uzależnić prawo do rozpoznania kosztu od wystawienia faktury w tym systemie.

Oznacza to, że samo wystawienie faktury poza KSeF — nawet jeżeli sprzedawca powinien był wystawić ją przy użyciu tego systemu — nie stanowi automatycznie podstawy do odmowy ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Faktura pełni przede wszystkim funkcję dowodową

W interpretacji podkreślono, że faktura — niezależnie od formy jej wystawienia — ma przede wszystkim dokumentować rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej. Powinna potwierdzać, kto był stroną transakcji, czego transakcja dotyczyła oraz jaka była jej wartość.

Jeżeli faktura wystawiona poza KSeF potwierdza rzeczywistą transakcję, zawiera wymagane dane i dokumentuje wydatek spełniający warunki uznania go za koszt podatkowy, może stanowić podstawę do ujęcia tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Nie oznacza to jednak, że każdy dokument nazwany fakturą automatycznie daje prawo do kosztu. Nadal konieczne jest sprawdzenie, czy wydatek rzeczywiście został poniesiony, czy ma związek z działalnością gospodarczą oraz czy nie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Interpretacja potwierdza korzystne podejście dla nabywców. Ewentualne nieprawidłowości po stronie sprzedawcy dotyczące technicznego sposobu wystawienia faktury nie powinny automatycznie pozbawiać nabywcy prawa do rozliczenia kosztu podatkowego.

Ma to szczególne znaczenie w początkowym okresie obowiązywania KSeF, kiedy w praktyce mogą pojawiać się trudności organizacyjne, techniczne lub interpretacyjne związane z nowymi obowiązkami.

Warto jednak pamiętać, że skutki w podatku dochodowym należy odróżnić od obowiązków systemowych związanych z samym KSeF. Omawiana interpretacja dotyczyła prawa do kosztów w CIT, a nie kompleksowej oceny ewentualnych konsekwencji po stronie sprzedawcy na gruncie przepisów o VAT a nie kompleksowej oceny ewentualnych konsekwencji po stronie sprzedawcy na gruncie przepisów o VAT oraz zasad wystawiania faktur w KSeF.