Żona na zleceniu w firmie męża? ZUS nie uzna jej za osobę współpracującą
15 października, 2025
Tryb offline24 w KSeF (po stronie podatnika) – co warto wiedzieć
24 października, 2025K rajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który ma na celu ujednolicenie sposobu wystawiania faktur i zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. W praktyce podatnicy zyskują wygodny dostęp do pełnej historii sprzedaży, a administracja skarbowo-podatkowa szybciej identyfikuje nieprawidłowości.
W KSeF występują dwa główne tryby wystawiania faktur: ONLINE oraz OFFLINE.
W tym artykule przedstawiamy podstawy i różnice między trybami oraz wyjaśniamy, kiedy je stosować.
Tryb ONLINE — standard w codziennych rozliczeniach
Tryb online to standardowy tryb, w którym faktura jest przesyłana do systemu KSeF w tym samym dniu, w którym została wystawiona. Po przesłaniu do KSeF system nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF) dzięki czemu faktura jest dostępna dla nabywcy i organów podatkowych. W praktyce faktury najczęściej przesyłane są do KSeF automatycznie, zaraz po ich wystawieniu.
Dla naszych klientów udostępniamy aplikację zintegrowaną bezpośrednio z KSeF, która automatyzuje cały proces wystawiania i przesyłania faktur.
Tryb OFFLINE — wystawianie faktur poza systemem i późniejsze przesłanie
Tryb offline to alternatywna metoda wystawiania faktur. Umożliwia tworzenie ich poza KSeF oraz dosłanie do systemu w terminie określonym przepisami w zależności od wariantu.
Tryb offline jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy z różnych powodów nie można wystawić faktury w trybie online. Tryb ten obejmuje trzy główne warianty wystawiania faktur, w zależności od przyczyny stosowania.
Warianty trybu OFFLINE — kiedy możemy je stosować?
- Tryb offline24 — problem po stronie podatnika – można z niego skorzystać, gdy podatnik ma chwilowy problem z połączeniem internetowym lub działaniem sprzętu czy też oprogramowania. Fakturę należy przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Tryb offline — zaplanowane prace serwisowe - pozwala firmom na wystawianie faktur mimo tymczasowej niedostępności systemu. Fakturę wystawia się zgodnie z obowiązującą strukturą i przesyła do KSeF po przywróceniu działania systemu – maksymalnie następnego dnia roboczego.
- Tryb awaryjny — nieplanowana awaria KSeF- stosowany w przypadku oficjalnego komunikatu Ministerstwa Finansów. Faktury należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Sytuacje nadzwyczajne — jak działa awaria całkowita?
Awaria całkowita – skrajne przypadki np.: zagrożenie kraju - to szczególny tryb działania KSeF, przewidziany na sytuacje wyjątkowe, takie jak wojna, masowy cyberatak lub poważna awaria infrastruktury krytycznej państwa. W takich okolicznościach Ministerstwo Finansów może podjąć decyzję o czasowym zawieszeniu działania systemu KSeF w skali całego kraju.
Podczas takiego przestoju podatnicy mają prawo wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej – bez obowiązku stosowania struktury ustrukturyzowanej i bez późniejszego przesyłania do systemu.
Dokument należy jednak doręczyć nabywcy innym sposobem, na przykład pocztą tradycyjną, e-mailem lub osobiście.
Tryby OFFLINE - niezbędne Certyfikaty
Aby wystawiać dokumenty w trybie offline, przedsiębiorca będzie musiał dysponować Certyfikatem KSeF. Dzięki niemu możliwe będzie dodanie kodu QR, który potwierdzi autentyczność faktury i zabezpieczy ją przed podrobieniem. Moduł MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień), który umożliwi uzyskanie odpowiednich certyfikatów zostanie planowo uruchomiona 1 listopada 2025 r.
Wtedy też przygotujemy materiały informacyjne na ten temat.
Podsumowanie:
Znajomość trybów KSeF – online, offline24, offline, awaryjny oraz awarii całkowitej – pozwala przedsiębiorcom wystawiać faktury zgodnie z przepisami w każdej sytuacji.
Świadomość procedur, terminów i wymogów dotyczących odpowiednich trybów zapewnia bezpieczeństwo finansowe i organizacyjne.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów, w których krok po kroku przybliżymy każdy z trybów OFFLINE oraz zasady postępowania w razie awarii systemu.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
