Tryb offline24 w KSeF (po stronie podatnika) – co warto wiedzieć
24 października, 2025P o omówieniu trybu offline24 przybliżamy tryb offline – rozwiązanie stosowane w sytuacjach, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny, na przykład podczas planowanych prac serwisowych. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lokalnie na komputerze i przesyłać je do KSeF niezwłocznie po przywróceniu systemu. W artykule wyjaśnimy, jak prawidłowo korzystać z trybu offline, jakie zasady należy przestrzegać przy wystawianiu faktur oraz jak zachować pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.
Cel trybu offline?
Tryb offline to rozwiązanie, z którego można skorzystać m.in. podczas zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki niemu, nawet w przypadku czasowej niedostępności systemu, proces wystawiania faktur będzie przebiegał płynnie i bez zakłóceń. Faktury można wystawiać lokalnie na komputerze przedsiębiorcy, a następnie przesłać je do KSeF niezwłocznie – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności, w celu nadania numeru KSeF.
Kto może korzystać z trybu offline?
Z trybu offline będą mogli korzystać wszyscy podatnicy VAT, którzy będą wystawiać faktury w czasie ogłoszonej niedostępności systemu KSeF. Informacje o planowanych przerwach będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
Niedostępność systemu ma charakter krótkotrwały i jest wcześniej zapowiadana, aby przedsiębiorcy mogli się odpowiednio przygotować. Najczęściej prace serwisowe będą odbywać się w godzinach nocnych, co pozwoli ograniczyć ewentualne zakłócenia w obrocie gospodarczym.
Jak wystawić fakturę w trybie offline?
Najważniejsze zasady:
- faktura musi mieć obowiązujący strukturę - od 1 lutego 2026 r. będzie to FA(3),
- faktura musi być wystawiona elektronicznie,
- fakturę należy wysłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.
Co jeśli po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi awaria systemu?
- Przy awarii systemu ogłoszonej w BIP MF lub w oprogramowaniu fakturę można wysłać w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
- Przy całkowitej awarii systemu, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (czyli w mediach), faktur nie przesyła się do KSeF ani nie dosyła po przywróceniu jego działania.
Jaka jest data wystawienia faktury offline?
Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA(3), tak jak w trybie offline24.
Przykład 1:
Prace serwisowe trwały od 7 marca 2026 r. godz. 23:00 do 8 marca 2026 r. godz. 2:00 i zostały odpowiednio ogłoszone. Podatnik wystawia fakturę w trybie offline z datą 7 marca 2026 r. (pole P_1) i przesyła ją do KSeF 9 marca 2026 r. Datą wystawienia pozostaje więc 7 marca 2026 r.
Data otrzymania faktury przez nabywcę
Datę otrzymania faktury określa się analogicznie jak w trybie offline24:
- data nadania numeru KSeF w systemie, albo
- data faktycznego udostępnienia faktury nabywcy, jeśli jest on np. podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada NIP. W takim przypadku fakturę należy przekazać w uzgodniony sposób.
Przykład 2:
Podatnik wystawia fakturę w trybie offline 6 kwietnia 2026 r. Nabywcą jest podmiot zagraniczny – faktura zostaje wysłana e-mailem w dniu 6 kwietnia 2026 r. Datą otrzymania faktury jest 6 kwietnia 2026 r., mimo że numer KSeF został przydzielony 7 kwietnia 2026 r.
Faktury dla nabywców bez NIP lub konsumentów
Fakturę należy udostępnić w uzgodniony sposób i oznaczyć dwoma kodami QR/linkami:
- pierwszy kod QR/link (oznaczony jako „OFFLINE”) umożliwia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych,
- drugi kod QR/link (oznaczony jako „CERTYFIKAT”) pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy.
Potwierdzenie transakcji dla krajowego nabywcy z NIP
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a odbiorcą jest krajowy podatnik z NIP, można wydać potwierdzenie transakcji. Jest to dokument informujący odbiorcę o wystawieniu faktury i zamiarze jej przesłania do KSeF. Potwierdzenie zawiera podstawowe dane faktury: informacje o wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, wartość transakcji, opis towaru lub usługi oraz informację, że faktura zostanie przesłana do KSeF w najbliższym możliwym terminie. Dokument można przekazać odbiorcy w formie papierowej lub elektronicznej.
Ważne: Potwierdzenie transakcji nie zastępuje faktury i pełni jedynie funkcję informacyjną. Po przesłaniu faktury do KSeF odbiorca otrzymuje właściwą fakturę, a potwierdzenie pozostaje dokumentem pomocniczym.
Faktury korygujące w trybie offline
Fakturę korygującą można również wystawić w trybie offline, gdy KSeF jest niedostępny.
Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, fakturę korygującą należy wystawić dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
Podsumowanie:
Tryb offline pozwala przedsiębiorcom wystawiać faktury elektroniczne mimo zaplanowanych prac serwisowych w KSeF. Faktury tworzy się lokalnie, a po przywróceniu systemu należy je przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym. Datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1, a nabywca otrzymuje fakturę w dniu przydzielenia numeru KSeF lub w uzgodnionej formie, jeśli nie posiada NIP. Możliwe jest także wydanie potwierdzenia transakcji oraz wystawienie faktur korygujących. Rozwiązanie to zapewnia ciągłość obrotu gospodarczego i minimalizuje ryzyko opóźnień w rozliczeniach.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów, w których krok po kroku przybliżymy kolejne tryby OFFLINE oraz zasady postępowania w razie awarii systemu.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
