Tryb awaryjny w KSeF (nieplanowana usterka systemu) – co warto wiedzieć

Cel trybu awaryjnego

Tryb awaryjny to rozwiązanie, które będzie dostępne w przypadku ogłoszenia awarii systemu KSeF.

Komunikaty o wystąpieniu oraz zakończeniu awarii będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF) oraz w oprogramowaniu interfejsowym.

Dzięki temu rozwiązaniu, nawet w przypadku zidentyfikowanej usterki systemu, proces wystawiania faktur będzie mógł być kontynuowany bez zakłóceń. Faktury można wystawiać lokalnie na komputerze przedsiębiorcy, a następnie przesłać je do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, w celu nadania numeru KSeF.

Kto może korzystać z trybu awaryjnego?

Z trybu awaryjnego będą mogli korzystać wszyscy podatnicy VAT, którzy będą wystawiać faktury w okresie ogłoszonej awarii systemu KSeF.

Informacje o awarii, w tym jednoznaczny moment jej rozpoczęcia i zakończenia, zostaną oficjalnie opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF) oraz przekazane za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego, z którego korzystają przedsiębiorcy.

Jak wystawić fakturę w trybie awaryjnym?

Najważniejsze zasady:

• faktura musi mieć obowiązującą strukturę – od 1 lutego 2026 r. będzie to FA(3),
• faktura musi być wystawiona w postaci elektronicznej,
• fakturę należy przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Co jeśli po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi całkowita awaria systemu?

Przy całkowitej awarii systemu, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (czyli w mediach), faktur nie przesyła się do KSeF ani nie dosyła po przywróceniu jego działania.

Jaka jest data wystawienia faktury w trybie awaryjnym?

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA(3). Oznacza to, że podatnik sam określa datę wystawienia faktury w momencie jej sporządzenia – analogicznie jak w innych trybach offline i offline24.

Data otrzymania faktury przez nabywcę

W przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym, datę ich otrzymania ustalamy na dwa możliwe sposoby, w zależności od sytuacji:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Przykład:
W dniu 6 listopada 2026 r. trwała awaria systemu KSeF. Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat o rozpoczęciu awarii, a po jej zakończeniu - komunikat o jej zakończeniu. Obie informacje zostały przekazane również przez oprogramowanie interfejsowe.

Podatnik wystawił fakturę w trybie awaryjnym, wskazując jako datę wystawienia 6 listopada 2026 r.  Zgodnie z przepisami, faktura musiała zostać przesłana do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Podatnik dotrzymał tego terminu, przesyłając fakturę do systemu KSeF 12 listopada 2026 r. Tego samego dnia fakturze nadano numer KSeF.

Nabywcą faktury był krajowy podatnik VAT, posiadający numer NIP. Faktura została mu przekazana w wersji papierowej, wysłana pocztą. Nabywca otrzymał fakturę 13 listopada 2026 r.

Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest 12 listopada 2026 r., ponieważ numer KSeF został nadany przed faktycznym doręczeniem faktury (które miało miejsce 13 listopada).

Faktury dla nabywców bez NIP lub konsumentów

Fakturę należy udostępnić w uzgodniony sposób i oznaczyć dwoma kodami QR/linkami:

• pierwszy kod QR/link (oznaczony jako „OFFLINE”) umożliwia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych,
• drugi kod QR/link (oznaczony jako „CERTYFIKAT”) pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy.

Potwierdzenie transakcji dla krajowego nabywcy z NIP

Jeśli faktura wystawiona w trybie awaryjnym nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a odbiorcą jest krajowy podatnik z NIP, można wydać potwierdzenie transakcji. Jest to dokument informujący odbiorcę o wystawieniu faktury i zamiarze jej przesłania do KSeF. Potwierdzenie zawiera podstawowe dane faktury: informacje o wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, wartość transakcji, opis towaru lub usługi oraz informację, że faktura zostanie przesłana do KSeF w najbliższym możliwym terminie. Dokument można przekazać odbiorcy w formie papierowej lub elektronicznej.

Ważne: Potwierdzenie transakcji nie zastępuje faktury i pełni jedynie funkcję informacyjną. Po przesłaniu faktury do KSeF odbiorca otrzymuje właściwą fakturę, a potwierdzenie pozostaje dokumentem pomocniczym.

Faktury korygujące w trybie awaryjnym

Fakturę korygującą można również wystawić w trybie awaryjnym, gdy KSeF jest niedostępny. Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, fakturę korygującą należy wystawić dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.