Dotychczas akta osobowe pracownika składały się z trzech części, od 1 stycznia zgodnie z projektem (nad którym trwają prace) będą one składać się z czterech części. Akta osobowe (tzw. teczki osobowe) są podstawową dokumentacją pracowniczą. Gromadzone są w nich dokumenty obrazującą przebieg zatrudnienia pracownika.

Projekt rozporządzenia zakłada podzielenie akt osobowych na 4 części.

    Część A – etap ubiegania się o zatrudnienie,
    Część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
    Część C – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
    Część D – etap ustania stosunku pracy.

Część A

Mają być w niej przechowywane oświadczenia lub dokumenty związane z etapem ubiegania się osoby o zatrudnienie oraz dokumenty takie jak skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

Część B

Ma zawierać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu całego zatrudnienia pracownika, w tym: zakres obowiązków, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi (urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop ojcowski lub urlop wychowawczy), dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z projektem pracodawca będzie mógł w tej części zgromadzić inne dokumenty, które są niezbędne do dokumentowania zdarzeń w trakcie trwania zatrudnienia pracownika.

Część C

Będą w niej przechowywane dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Obecnie przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu na pracownika kary porządkowej po roku nienagannej pracy.

Część D

Będzie zawierać oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w szczególności: wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), kopię wydanego świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji.

Podobnie jak część B, pracodawca będzie mógł w tej części zgromadzić inne dokumenty, które są niezbędne do dokumentowania zdarzeń w trakcie trwania zatrudnienia pracownika.

Skrócenie przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat.

Od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą mieli możliwość skrócenia, z dotychczasowych 50 do 10 lat, okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej pod warunkiem przekazania do ZUS informacji, które będą stanowić podstawę do wyliczenia przez świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999r.  Dokumentację kadrowo-płacową pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. W tych przypadkach pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji (obecnych lub byłych pracowników), pod warunkiem, że złoży w ZUS raporty informacyjne, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty za każdego pracownika. Jeśli jednak nie przekaże do ZUS raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą tak jak dotychczas przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.  W tych przypadku dokumentacja będzie przechowywana przez okres 10 lat od dnia ustania stosunku pracy, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne za pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dodatkowe dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.