Jak zarządzać wydatkami służbowymi pracowników w systemie KSeF? Kluczowe informacje dla pracodawców
5 grudnia, 2025Z bliżają się święta, a przedsiębiorcy przygotowują się do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W związku z tym pojawia się pytanie, czy sprzedając towary lub świadcząc usługi w weekend lub święto, muszą wystawić fakturę od razu?
Aktualne przepisy prawa nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku wystawiania faktur w dni wolne od pracy. Oznacza to, że faktura nie musi być wystawiana od razu, nawet jeśli KSeF działa 24/7. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak to wygląda w praktyce oraz co mówią przepisy.
Faktura a dzień wolny – co mówią przepisy?
Choć KSeF działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu — również w święta i weekendy — przepisy pozwalają na wystawienie faktury, nawet kilka dni po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi. Przedsiębiorca ma czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja. Ten termin pozostaje bez zmian po wdrożeniu KSeF. Co więcej, wystawianiu faktur nie przeszkodzą awarie systemu, prace serwisowe ani brak dostępu do internetu.
Sprzedaż towarów i świadczenie usług w weekendy lub święta – faktura w poniedziałek? To zgodne z przepisami!
Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi w weekend lub święto, warto rozróżnić moment powstania obowiązku podatkowego od terminu wystawienia faktury.
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania transakcji. Jeśli np. dostawa towarów lub wykonanie usług miało miejsce w sobotę, to ta data będzie decydująca dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego.
Natomiast wystawienie faktury rządzi się innymi zasadami. Fakturę można wystawić w późniejszym terminie — w najbliższym dniu roboczym — pod warunkiem, że zostanie to zrobione w ustawowym terminie. Przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi lub sprzedaży towaru.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży lub świadczą usługi w weekendy lub święta, nie muszą wystawiać faktury tego samego dnia. Fakturę można przygotować i przesłać do systemu w najbliższym dniu roboczym, np. w poniedziałek, zachowując ustawowy termin.
Na co zwrócić uwagę w fakturze KSeF? Dwa ważne pola
Choć nie musisz wystawiać faktury od razu, pamiętaj, aby poprawnie wypełnić dwie kluczowe daty:
P1 – Data wystawienia faktury
To dzień, kiedy fizycznie przygotowujesz fakturę — np. poniedziałek po weekendzie.
P6 – Data sprzedaży lub wykonania usługi
To rzeczywisty dzień, w którym miała miejsce transakcja — np. sobota lub dzień świąteczny.
Takie ujęcie transakcji jest zgodne z przepisami, umożliwiając prawidłowe wskazanie daty wykonania usługi, a jednocześnie pozwalając na wygodne wystawienie i przesłanie faktury w najbliższym dniu roboczym.
Dzięki temu system KSeF prawidłowo rozpozna daty transakcji, a Ty będziesz mógł wystawić fakturę w najbliższym dniu roboczym.
Podsumowanie:
KSeF działa 24/7, ale przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku fakturowania w weekend czy święto. Ważne jest zachowanie ustawowego terminu na wystawienie faktury, który wynosi 15. dni od zakończenia miesiąca, w którym miała miejsce transakcja. Kluczowe jest również poprawne oznaczenie dat na fakturze — daty sprzedaży oraz daty wystawienia faktury — co zapewnia zgodność z przepisami i prawidłowym rozpoznaniem przez KSeF.
Potrzebujesz wsparcia w obsłudze KSeF?
Nasze biuro rachunkowe pomoże Ci w pełnym wdrożeniu KSeF, oferując bezpieczne narzędzie online, w pełni zintegrowane z systemem. Dzięki naszym rozwiązaniom usprawnisz cyfryzację księgowości i zapewnisz pełne bezpieczeństwo danych. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak zoptymalizować procesy i zwiększyć efektywność zarządzania dokumentami.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
