Jak prawidłowo rozwiązać umowę o pracę? Zasady wypowiedzenia i formalności związane z doręczeniem dokumentu
2 grudnia, 2025
KSeF: Sprzedaż i usługi w weekend lub święto – kiedy wystawić fakturę? Od razu czy w poniedziałek?
9 grudnia, 2025P ocząwszy od 1 lutego 2026 r., obowiązkowe wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) rozpoczną podatnicy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczy 200 mln zł (z VAT). Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 r., a mikroprzedsiębiorcy (z wartością sprzedaży mniejszą lub równą 10 tys. zł (z VAT) miesięcznie) zaczną stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Po wprowadzeniu KSeF faktury wystawiane przez sprzedawców na rzecz polskich podatników z NIP (nabywców) będą automatycznie przesyłane do systemu. W kontekście wydatków służbowych, w tym także wydatków związanych z podróżami służbowymi, pojawią się nowe wyzwania w zakresie gromadzenia, przechowywania i rozliczania faktur zakupowych. Co to oznacza dla pracodawców i ich pracowników?
Z pewnością wymagać to będzie dostosowania procesów w firmach, by zapewnić zgodność z nowymi zasadami. Mimo że faktura będzie przesyłana automatycznie, sprzedawcy będą mogli udostępnić jej wizualizację lub potwierdzenie transakcji w trybie offline24 – ale nie będzie to obowiązkowe. Dlatego pracodawcy staną przed decyzją, czy pracownicy powinni prosić o dodatkowe dokumenty, oraz czy warto wprowadzić identyfikatory IDWew, które mogą uprościć proces księgowania wydatków.
W tym artykule przedstawiamy najważniejsze rekomendacje, które pomogą Twojej firmie odpowiednio przygotować się na nadchodzące zmiany i sprawnie zaadoptować nowe zasady w praktyce.
Jakie decyzje należy podjąć przed 1 lutego 2026 r. po stronie pracodawcy?
Zanim nowe przepisy wejdą w życie, pracodawcy muszą podjąć kilka kluczowych decyzji dotyczących procesu dokumentowania i rozliczania wydatków służbowych.
Oto najważniejsze kwestie, które wymagają rozstrzygnięcia:
- 1. Czy pracownicy powinni prosić sprzedawcę o wydanie wizualizacji faktury, czy wystarczy, że faktura trafi bezpośrednio do systemu KSeF?
- 2. Czy pracownicy powinni prosić sprzedawcę o wpisanie swoich danych na fakturze (w sekcji „Podmiot3”)?
- 3. Czy firma będzie nadawać pracownikom indywidualne identyfikatory w systemie KSeF? Jeśli tak, to komu?
- 4. Jak pracownicy będą informować pracodawcę o zakupach, skoro faktury będą trafiać automatycznie do systemu?
Podjęcie tych decyzji w odpowiednim czasie pozwoli firmom na płynne przejście na nowe zasady i ułatwi rozliczanie wydatków służbowych zgodnie z przepisami.
Wizualizacja faktur i potwierdzenie transakcji – co warto rozważyć?
W przypadku stosowania przez sprzedawcę trybu offline24, będzie on mógł wydać potwierdzenie transakcji. Warto jednak pamiętać, że nie jest to obowiązkowe. Decyzja, czy wydawać takie dokumenty, zależy od sprzedawcy.
Co warto rozważyć:
- wizualizacja faktury może pomóc pracownikowi w szybkim potwierdzeniu zakupu, co upraszcza proces rozliczania wydatków służbowych,
- jeśli sprzedawca nie wystawi wizualizacji, pracownik może wrócić z delegacji bez dokumentu potwierdzającego wydatek, co może utrudnić rozliczenie,
- tylko pracodawca będzie miał dostęp do faktur w systemie KSeF – pracownicy nie będą mogli samodzielnie przeglądać pełnych faktur.
Rekomendacja: Zastanów się, czy wizualizacja faktury jest niezbędna w Twojej firmie. Jeśli nie, przygotuj alternatywne rozwiązanie, które umożliwi pracownikom łatwe potwierdzenie dokonanych wydatków, np. poprzez inny system zgłaszania wydatków służbowych lub przechowywanie skanów faktur w bezpieczny sposób.
Sekcja Podmiot3: Klucz do efektywnego rozliczania wydatków służbowych
W systemie KSeF uzupełnienie danych identyfikujących pracownika w sekcji „Podmiot3” faktury może znacznie uprościć proces rozliczania wydatków służbowych. Dzięki temu rozwiązaniu, proces księgowy staje się bardziej uporządkowany, a przypisanie wydatków do konkretnych pracowników – łatwiejsze i szybsze.
-----------------------------------------------
Jak to działa w praktyce?
- W polu „Rola” należy wpisać numer „11” (Pracownik).
- W sekcji „DaneIdentyfikacyjne” pracodawca może uzupełnić:
- Nazwa – imię i nazwisko pracownika,
- BrakID – wartość „1”,
- Opcjonalnie można dodać dane adresowe (np. Adres, AdresKoresp) oraz dane kontaktowe (np. e-mail, telefon).
-----------------------------------------------
Zalety tego rozwiązania:
- automatyczna identyfikacja faktur związanych z pracownikami,
- łatwe przypisanie wydatku do konkretnej osoby,
- uporządkowany proces księgowy, który minimalizuje ryzyko pomyłek i błędów w rozliczeniach.
Rekomendacja: Choć pola te są fakultatywne, zdecydowanie warto wdrożyć ten mechanizm, ponieważ znacząco ułatwi zarządzanie fakturami pracowniczymi, które będą wpływać do systemu KSeF. Należy jednak pamiętać, że to sprzedawca decyduje, czy uzupełni te dane na fakturze.
IDWew w systemie KSeF: Jak zidentyfikować faktury pracownicze?
Ministerstwo Finansów zaleca, aby pracodawcy nadawali pracownikom indywidualne identyfikatory wewnętrzne (IDWew). Jest to numer, który umożliwia jednoznaczną identyfikację faktur w systemie KSeF, co upraszcza proces rozliczania wydatków służbowych i zwiększa transparentność.
-----------------------------------------------
Jak to działa w praktyce?
Pracownik, oprócz podania NIP-u pracodawcy, może poprosić sprzedawcę o umieszczenie na fakturze w części „Podmiot3” jego identyfikatora wewnętrznego – IDWew. Taki identyfikator pozwala na dokładne przypisanie faktury do konkretnej osoby w systemie KSeF, co eliminuje ryzyko pomyłek i ułatwia rozliczenie.
-----------------------------------------------
Zalety tego rozwiązania:
- automatyczna identyfikacja faktur związanych z pracownikami,
- łatwe przypisanie wydatków do konkretnej osoby,
- możliwość nadania uprawnień do dostępu do faktur tylko określonym pracownikom (np. księgowości lub działowi kadr),
- precyzyjne śledzenie zakupów dokonanych przez pracowników i dostępu do „jego” faktur.
Rekomendacja: Zastanów się, czy nadanie identyfikatora IDWew jest konieczne w Twojej firmie i komu warto go przydzielić. Dla dokładniejszego rozliczenia zakupów pracowniczych może to być dobrym rozwiązaniem, ale w wielu przypadkach wystarczą dane w sekcji „Podmiot3” faktury.
Podsumowanie:
Aby skutecznie zarządzać wydatkami służbowymi w systemie KSeF, pracodawcy muszą podjąć kluczowe decyzje dotyczące procesów księgowych, w tym sposobu zbierania faktur, identyfikacji pracowników oraz możliwego wykorzystania dodatkowych identyfikatorów (IDWew). Rozważenie tych kwestii przed 2026 rokiem umożliwi firmom sprawne przejście na nowe zasady i minimalizację ryzyka błędów w rozliczeniach. Przygotowanie odpowiednich procedur już teraz zapewni efektywność w zarządzaniu wydatkami służbowymi, także tymi związanymi z podróżami służbowymi.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
