Korekty deklaracji po nowemu – co zmieni się od 1 października 2026 r.?
3 września, 2026
Najem prywatny w KSeF a obowiązek posiadania NIP-u
15 września, 2026C o do zasady podatnicy objęci obowiązkowym KSeF wystawiają faktury za pośrednictwem systemu. Mogą jednak wystąpić sytuacje, w których KSeF nie działa, a podatnik musi udokumentować transakcję i przekazać fakturę nabywcy.
W takiej sytuacji zastosowanie może mieć tryb awaryjny KSeF. Pojawia się jednak praktyczne pytanie: w jaki sposób przekazać kontrahentowi fakturę wystawioną w czasie awarii systemu? Czy prawidłowy będzie wydruk, czy można przesłać fakturę elektronicznie, np. jako PDF?
Do tej kwestii odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.406.2026.1.KG.
Awaria KSeF — czego dotyczyła interpretacja?
Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka będąca polskim podatnikiem VAT. Spółka została objęta obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF i chciała potwierdzić, jak prawidłowo doręczać faktury wystawione w przypadku awarii systemu. Wątpliwość dotyczyła faktur wystawianych w tzw. trybie awaryjnym, o którym mowa w przepisach ustawy o VAT.
Spółka zapytała, czy w razie awarii KSeF może przekazać nabywcy fakturę wystawioną w postaci elektronicznej, zgodnie z właściwym wzorem, w jeden z uzgodnionych sposobów:
w formie papierowej — jako wydruk wizualizacji faktury, opatrzony wymaganymi kodami weryfikującymi QR,
w formie elektronicznej — jako plik PDF wizualizacji faktury, opatrzony wymaganymi kodami weryfikującymi QR, przesłany np. e-mailem albo przez dedykowaną platformę.
Zdaniem spółki, w czasie awarii KSeF faktura może zostać przekazana nabywcy zarówno papierowo, jak i elektronicznie — w zależności od ustaleń między stronami. Przepisy nie wskazują bowiem jednej obowiązkowej formy doręczenia takiej faktury.
Dyrektor KIS: sposób przekazania faktury zależy od uzgodnień stron
Dyrektor KIS potwierdził stanowisko spółki.
Organ wskazał, że w czasie awarii KSeF podatnik zobowiązany do wystawiania faktur w systemie powinien wystawić fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie z właściwym wzorem faktury ustrukturyzowanej. Taka faktura powinna zawierać kody umożliwiające m.in. dostęp do faktury w KSeF, weryfikację danych zawartych na tej fakturze oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Jednocześnie przepisy nie narzucają konkretnego sposobu przekazania faktury nabywcy. Kluczowe jest to, aby faktura wystawiona w trybie awaryjnym została udostępniona nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W praktyce oznacza to, że prawidłowe może być zarówno przekazanie wydruku wizualizacji faktury, jak i przesłanie jej wizualizacji w formie elektronicznej, np. jako PDF e-mailem albo przez dedykowaną platformę. Wybór formy zależy więc od ustaleń między sprzedawcą a nabywcą. Przepisy nie preferują jednej z tych form.
Faktura musi spełniać wymogi trybu awaryjnego
Potwierdzenie możliwości doręczenia faktury papierowo albo elektronicznie nie oznacza, że dokument może być przygotowany dowolnie.
Faktura wystawiona w czasie awarii KSeF powinna być sporządzona zgodnie z wymaganiami dla trybu awaryjnego — w postaci elektronicznej, według właściwego wzoru i z wymaganymi kodami weryfikującymi QR.
Kontrahentowi przekazuje się natomiast jej wizualizację w uzgodnionej formie — jako wydruk albo plik PDF.
Co po zakończeniu awarii?
Przekazanie faktury kontrahentowi w czasie awarii nie kończy obowiązków podatnika.
Po zakończeniu awarii fakturę wystawioną w trybie awaryjnym należy przesłać do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF. Trzeba to zrobić nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Interpretacja Dyrektora KIS ma praktyczne znaczenie dla firm przygotowujących procedury awaryjne.
W razie awarii KSeF przedsiębiorca nie musi czekać z przekazaniem faktury kontrahentowi do czasu przywrócenia działania systemu. Może udostępnić ją poza KSeF — pod warunkiem że faktura została prawidłowo wystawiona w trybie awaryjnym i przekazana w sposób uzgodniony z nabywcą.
Warto więc wcześniej ustalić z kontrahentami, jak będą przekazywane faktury w sytuacjach awaryjnych. Takie ustalenia mogą wynikać np. z umowy, regulaminu współpracy, procedury obiegu dokumentów albo korespondencji między stronami.
Dobrą praktyką jest również przygotowanie wewnętrznej procedury, która określi:
- kto wystawia faktury w trybie awaryjnym,
- w jaki sposób faktury są przekazywane nabywcom,
- jak dokumentowane jest ich udostępnienie,
- kto odpowiada za przesłanie faktur do KSeF po zakończeniu awarii,
- jak kontrolowany jest termin 7 dni roboczych.
Podsumowanie
Z interpretacji Dyrektora KIS wynika, że w przypadku awarii KSeF fakturę wystawioną w trybie awaryjnym można przekazać kontrahentowi w sposób uzgodniony między stronami.
Może to być zarówno forma papierowa, np. wydruk wizualizacji faktury, jak i forma elektroniczna, np. plik PDF przesłany e-mailem albo przez platformę internetową.
Najważniejsze jest to, aby faktura była wystawiona zgodnie z wymogami trybu awaryjnego, zawierała wymagane kody weryfikujące QR, została udostępniona nabywcy oraz przesłana do KSeF po zakończeniu awarii w ustawowym terminie.
Wniosek dla firm jest praktyczny: sposób przekazywania faktur w razie awarii KSeF warto ustalić wcześniej, zanim pojawi się problem z działaniem systemu.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
