Awaria całkowita systemu KSeF – Jak wystawić fakturę w przypadku nadzwyczajnych okoliczności?

Co to jest awaria całkowita systemu KSeF?

Awaria całkowita systemu KSeF to sytuacja nadzwyczajna, która może wystąpić w przypadku poważnych zagrożeń dla jego funkcjonowania. Może to obejmować m.in. dużą awarię infrastruktury, cyberatak na szeroką skalę, działania wojenne lub inne katastrofy naturalne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie systemu. Wprowadzenie procedury postępowania w przypadku takich okoliczności ma na celu zapewnienie ciągłości obrotu gospodarczego, nawet gdy system KSeF staje się niedostępny.

Kto może skorzystać z trybu awarii całkowitej?

Z trybu awarii całkowitej może skorzystać każdy podatnik, który wystawia faktury w okresie ogłoszenia awarii systemu KSeF. Informacje o awarii będą publikowane w mediach, takich jak telewizja, radio, prasa i internet. W przypadku, gdy nie będzie możliwe opublikowanie komunikatów o awarii w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF) lub za pomocą oprogramowania interfejsowego, ogłoszenia te będą dostępne w innych ogólnodostępnych środkach przekazu.

Jak wystawić fakturę w przypadku awarii całkowitej?

W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej podatnik może wystawić fakturę zgodnie z poniższymi zasadami:

• forma faktury: można wystawić fakturę papierową lub elektroniczną,
• brak obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej,
• brak obowiązku przesyłania faktury do KSeF,
• przekazanie faktury nabywcy: faktura może być przekazana nabywcy za pomocą uzgodnionego sposobu, np. osobiście, mailowo lub innym kanałem.

Data wystawienia i otrzymania faktury w trybie awarii całkowitej

Wracamy do faktur „tradycyjnych”.

Przepisy nie zawierają szczególnych regulacji dotyczących daty wystawienia i otrzymania faktury w czasie awarii całkowitej. Ważne jest, aby podatnik wskazał na fakturze rzeczywistą datę jej wystawienia. Powinna ona odpowiadać faktycznemu momentowi jej wystawienia. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (poza KSeF).

Brak kodu QR na fakturze wystawionej w czasie awarii całkowitej

Faktura wystawiona podczas awarii całkowitej, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie zawiera kodów QR ani linków. Jest to różnica w porównaniu do faktur wystawionych w trybach offline24, offline czy trybie awaryjnym, które są opatrywane takimi kodami.

Faktura korygująca w czasie awarii całkowitej

Jeśli w trakcie awarii całkowitej konieczne jest wystawienie faktury korygującej, również należy ją wystawić poza systemem KSeF. Procedura ta jest podobna do wystawiania zwykłych faktur. Faktura korygująca powinna być przekazana nabywcy za pomocą uzgodnionego kanału komunikacji.

Podsumowanie: 

Podczas awarii całkowitej KSeF przedsiębiorcy muszą dostosować się do wyjątkowych warunków. Kluczowe zasady to:

• wystawienie faktury w formie papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• brak obowiązku przesyłania faktury do KSeF,
• przekazanie faktury nabywcy poza systemem KSeF,
• brak konieczności umieszczania kodów QR na fakturach.

Po zakończeniu awarii faktury wystawione w tym czasie nie będą musiały być przesyłane do KSeF, co daje przedsiębiorcom pewną elastyczność w obrocie fakturami. Należy jednak pamiętać, aby dokładnie udokumentować datę wystawienia i przekazania faktury.

Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!