Zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku. Co musisz wiedzieć o wynagrodzeniach i rekrutacji?
8 stycznia, 2026
Rola schemy FA(3) w procesie wystawiania faktur ustrukturyzowanych: Wyjaśniamy krok po kroku
15 stycznia, 2026Z punktu widzenia przedsiębiorcy, znajomość technicznych szczegółów budowy schemy e-Faktury (czyli struktury logicznej FA(3)) nie jest obowiązkowa. Niemniej jednak, aby poprawnie wystawiać faktury elektroniczne i realizować procesy związane z e-Fakturą, konieczne jest zrozumienie jej podstawowych wymagań merytorycznych i strukturalnych. Dzięki temu przedsiębiorca może zapewnić zgodność swoich dokumentów z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – rola oprogramowania
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany tak, że odpowiedzialność za tworzenie poprawnego pliku XML spoczywa na używanym oprogramowaniu, a nie na użytkowniku. Oprogramowanie to przekształca wprowadzone dane w ustrukturyzowany plik XML, który następnie jest wysyłany do systemu KSeF. Przedsiębiorca powinien zatem umiejętnie wypełniać formularze w programach księgowych i finansowych, aby system wygenerował plik zgodny z wymaganiami struktury FA(3).
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w kontekście struktury FA(3)?
I. Rola oprogramowania finansowo-księgowego
Przedsiębiorcy mogą korzystać z różnych narzędzi do wystawiania faktur zgodnych z wymaganiami KSeF:
- Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, moduł e-mikrofirma.
- Komercyjne programy finansowo-księgowe: Programy zintegrowane z API KSeF 2.0 umożliwiają przedsiębiorcom wystawianie faktur elektronicznych. Nasze biuro zapewnia taki program dla swoich klientów.
W każdym przypadku przedsiębiorca uzupełnia dane w formularzu lub interfejsie programu. Odpowiedzialność za stworzenie poprawnego pliku XML leży po stronie oprogramowania.
Ważna uwaga:
Aplikację e-mikrofirma znajdziesz w e-Urzędzie Skarbowym.
Aby skorzystać z e-mikrofirmy, musisz zalogować się przez login.gov.pl lub aplikację mObywatel.
Z e-mikrofirmy nie skorzystasz, logując się danymi podatkowymi. Instrukcje znajdują się w zakładce „JPK_VAT z deklaracją”.
II. Znajomość struktury na poziomie biznesowym
Przedsiębiorca nie musi znać szczegółów technicznych dotyczących tworzenia pliku XML, ale musi rozumieć, jakie dane powinny się znaleźć na fakturze oraz jakie odpowiadają im elementy w strukturze FA(3).
Kluczowe kwestie to:
- Weryfikacja danych na fakturze
Wystawiając fakturę, przedsiębiorca i jego zespół powinni wiedzieć, jaki rodzaj dokumentu wystawiają i jakie dane powinny się na nim znaleźć. Należy również sprawdzić, czy te dane odpowiadają wymaganiom struktury logicznej e-Faktury. - Wprowadzanie danych obowiązkowych i opcjonalnych
Zgodnie z ustawą o VAT (art. 106e), część danych jest obowiązkowa, ale struktura FA(3) przewiduje także elementy opcjonalne, takie jak:
• Rozliczenie – kluczowe dla ustalenia, jak transakcja jest rozliczana w kontekście VAT.
• Płatność – ważne dla określenia terminu i formy płatności, istotne w kontekście rozliczeń.
• Warunki transakcji – obejmuje szczegóły dotyczące warunków umowy, ważne dla pełnej dokumentacji transakcji.
• Załącznik – zwykle dotyczy dodatkowych informacji i zależy od typu transakcji.
• Stopka – część informacyjna, mniej istotna z punktu widzenia przepisów, ale nadal wymagana.
Aby poprawnie przesłać fakturę do KSeF, należy uzupełnić wszystkie wymagane dane w odpowiednich polach. W przypadku danych opcjonalnych Ministerstwo Finansów zaleca pełne wykorzystanie możliwości struktury e-Faktury, w tym dodanie dodatkowych informacji, które mogą być pomocne w kontekście transakcji (np. w polu „DodatkowyOpis”). Należy unikać przesyłania pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane, z dodatkowymi informacjami wyłącznie na wizualizacji (PDF).
- Konsekwencje niezgodności
System KSeF automatycznie sprawdza zgodność pliku XML z wymogami struktury FA(3) oraz uprawnienia osoby wysyłającej. Jeśli dokument nie spełnia tych wymagań (np. brakuje obowiązkowych danych), faktura zostanie odrzucona, co oznacza, że nie została wystawiona i nie została przekazana do systemu KSeF.
Podsumowanie: Co musi wiedzieć przedsiębiorca?
Choć przedsiębiorca nie musi znać szczegółów technicznych budowy pliku XML, musi rozumieć, jakie dane są wymagane oraz w jakiej formie muszą zostać wprowadzone do systemu. Kluczowe jest, aby przedsiębiorca i jego zespół wiedzieli, które pola są obowiązkowe, a które opcjonalne, jak poprawnie wypełniać formularze w używanym oprogramowaniu, by zapewnić poprawność pliku XML. To gwarantuje zgodność z wymaganiami struktury FA(3) i umożliwia prawidłowe przesłanie faktury do systemu KSeF.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
