Zmiany kadrowo-płacowe w 2026 roku. Co musisz wiedzieć o wynagrodzeniach i rekrutacji?

Jawność wynagrodzeń – Nowe przepisy w 2026 roku

Od stycznia 2026 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń. Celem dyrektywy jest ograniczenie nierówności wynagrodzeń, w szczególności między kobietami i mężczyznami w obrębie wykonywania tej samej pracy lub pracy o tej samej wartości oraz zwiększenie transparentności na rynku pracy. Dyrektywa określa przepisy tylko dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, co oznacza, że osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie są objęte tymi przepisami.

Jedna z najważniejszych zmian dotyczy informowania potencjalnego kandydata już na etapie rekrutacji. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawca, rozpoczynając rekrutacje (publikując ogłoszenie o pracę):

zobowiązany jest do podania kwoty wynagrodzenia lub określenia widełek wynagrodzenia informacja ta musi zostać przedstawiona na jednym z trzech etapów: w ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy,

zobowiązany jest do uwzględnienia wszystkich stałych składników pensji, np. stałych premii, dodatków, benefitów,

zobowiązany jest do zapewnienia neutralnie określonego stanowiska pracy  stanowisko musi zostać określone neutralnie płciowo, nie może wskazywać na mężczyznę ani kobietę, np. "handlowiec" (wskazanie mężczyzny), zmiana na "specjalista ds. sprzedaży" itp.,

zobowiązany jest do rekrutacji bez dyskryminacji zarówno w treści ogłoszenia jak i podczas rozmowy,

nie będzie mógł zapytać o dotychczasowe zarobki potencjalnego kandydata  dotyczy obecnej jak i poprzednich prac.

Nowe obowiązki pracodawców w zakresie rekrutacji

Co musi zrobić pracodawca wraz z wejściem nowych przepisów? Co należy zmienić w ogłoszeniach rekrutacyjnych i procedurach zatrudnienia?

Aktualizować wszystkie ogłoszenia o pracę, tak by zawierały:

• • • kwotę lub widełki wynagrodzenia,
    • informacje o głównych składnikach pensji (np. stała premia, dodatki stanowiskowe, powtarzalne bonusy).

Wpisać nowe zasady do procedur rekrutacyjnych – kto i na jakim etapie przekazuje informację o wynagrodzeniu, w jakiej formie (mail, system ATS, ogłoszenie).

Usunąć z formularzy rekrutacyjnych pytania o wcześniejsze zarobki i przeszkolić rekruterów, by nie dopytywali „orientacyjnie”.

Przejrzeć regulaminy wynagradzania i umowy o pracę – klauzule zakazujące rozmów o płacach i ujawniania własnej pensji stają się sprzeczne z prawem.

Przygotować się na wnioski pracowników o informacje płacowe – czyli ustalić, kto odpowiada, z jakich systemów korzysta i jak dba o anonimizację danych.

***Za brak informacji o wynagrodzeniu lub podanie jej w sposób nierzetelny (np. widełki „500–10 000 zł”) albo odmowę udzielenia danych, gdy pracownik ma do nich prawo, grożą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Wejście nowych przepisów ww. w życie od 24 grudnia 2025 roku.

-----------------------------------------------

Do 7 czerwca 2026 roku pracodawcy mają obowiązek wprowadzenia nowych regulacji dyrektywy m.in. zasady i tryb dokonywania oceny wartości pracy oraz tworzenia struktur wynagrodzeń, a także środki w zakresie przejrzystości wynagrodzeń oraz zasady i tryb monitorowania realizacji przez pracodawców zasady równego wynagradzania. Nie ma przeszkód stanowiących o tym, że pracodawca może dokonać wprowadzanie tych zmian we wcześniejszym terminie. Więcej informacji w tym temacie zostanie przedstawionych po ogłoszeniu ustawy. 

-----------------------------------------------

Od 1 stycznia 2026 roku pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników będą zobowiązani składać raport o luce płacowej. Termin pierwszego raportu został wyznaczony na 7 czerwca 2027 roku i będzie dotyczyć poprzedniego roku kalendarzowego, tj. 1 stycznia 2026 do 31 grudnia 2026.

-----------------------------------------------

Kolejną zmianą będzie możliwość uzyskania przez pracownika: 

informacji od pracodawcy, w jakich widełkach płacowych się znajduje oraz dlaczego,

informacji o średnim wynagrodzeniu osób wykonujących taką samą pracę - z podziałem na płeć. *W sytuacji okazania się, że przy tej samej pracy pracownik zarabia wyraźnie mniej, bez podania obiektywnego powodu, to pracodawca będzie zobowiązany udowodnić, że różnica ta jest uzasadniona.

Pracownik będzie chroniony przed ewentualnymi karami narzuconymi przez pracodawcę, za zawnioskowanie o przedstawienie informacji jak wypada na tle innych pracowników, za ujawnianie własnego wynagrodzenia czy złożenia skargi. 

Po złożeniu przez pracownika wniosku o jawność wynagrodzeń pracodawca będzie miał 14 dni na udzielenie odpowiedzi, a w przypadku złożenia wniosku o bardziej przewidywalne warunki pracy (np. podwyżkę), pracodawca będzie miał 30 dni na odpowiedź od daty otrzymania wniosku.

Wynagrodzenie minimalne – Zmiany od stycznia 2026 roku

Nowe zasady wyliczania stażu pracy

Wraz z Nowym Rokiem w życie weszły również nowe zasady wyliczania stażu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę:

od 1 stycznia 2026 roku nowe zasady dotyczące stażu pracy obowiązują pracodawców sektora publicznego,

od 1 maja 2026 roku nowe zasady dotyczące stażu pracy będą obowiązywały pracodawców sektora prywatnego.

Okresy, które będą zaliczane do stażu pracy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy takiej działalności,
• zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• wykonywania umowy zlecenia,
• wykonywania umowy o świadczenie usług,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• pozostawania osobą współpracującą,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• pracy zarobkowej wykonywanej za granicą, innej niż zatrudnienie.

Wyżej wymienione okresy będą potwierdzane zaświadczeniami z ZUS. Wnioski o ich wydanie, zostaną udostępnione dopiero po wejściu w życie ustawy – na nowych formularzach dostępnych w systemie PUE/eZUS. W sytuacji niewydania przez ZUS takiego zaświadczenia (osoba fizyczna nie podlegała polskim ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym), np. za okresy pracy za granicą, to na pracowniku będzie spoczywał obowiązek udowodnienia okresu zatrudnienia. Dokumenty złożone w innym języku niż polski, będą wymagały przetłumaczenia. Pracownik będzie miał 24 miesiące od wejścia w życie ustawy na udokumentowanie swojego stażu pracy.

Mobbing nabiera nowego znaczenia

Projekt przewiduje nową definicję "mobbingu", która wg. nowych regulacji (art. 94(3) § 2 KP) będzie brzmieć: mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko niemu, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. 

Modyfikacji ulega również pojęcie "dyskryminacji", które wg. aktualizacji będzie miało:

• formę dyskryminacji przez skojarzenie – jeśli  przyczyną nierównego traktowania jest cecha osoby powiązanej z pracownikiem,
• formę dyskryminacji przez założenie – gdy pracodawca błędnie przypisuje pracownikowi określoną cechę.

Pracodawca będzie zobowiązany do aktualizacji procedur antydyskryminacyjnych i antymobbingowych. Dotychczasowe regulaminy pracy lub obwieszczenia - dla firm, które nie utworzyły regulaminów pracy, będą musiały zawierać:

• zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji,
• opis procedur postępowania,
• wskazanie częstotliwości działań prewencyjnych,
• zasady ochrony godności.

Nowe regulacje dotyczące ZFŚS, cyfryzacji i wypłaty ekwiwalentu

-----------------------------------------------

Zmiany w ZFŚS dotyczą zwiększenia reprezentacji do co najmniej dwóch przedstawicielu u pracodawców, u których nie działają związki zawodowe. Zwiększenie przedstawicieli ZFŚS ma na celu wprowadzenie większej przejrzystości i demokratyczności w procesie decyzyjnym i ochronę interesów pracownika.

-----------------------------------------------

Forma papierowa lub elektroniczna: W licznych przepisach kodeksu pracy obowiązek zachowania formy pisemnej zostanie zastąpiony dopuszczeniem formy papierowej lub elektronicznej, co umożliwi przekazywanie wniosków, oświadczeń i informacji także za pośrednictwem poczty elektronicznej.

-----------------------------------------------

Zmiany obejmują również cyfryzację procedur kadrowych, np. składania wniosków o czas wolny, rozkład czasu pracy, uzgadnianie regulaminów, konsultacje ze związkami zawodowymi, informacje o monitoringu czy niektóre dokumenty BHP.

-----------------------------------------------

Wypłata ekwiwalentu za urlop będzie następowała zgodnie z harmonogramem wypłaty wynagrodzenia za pracę, a nie jak dotychczas - w dniu rozwiązania umowy. 

-----------------------------------------------