Rozliczanie faktur zaliczkowych, VAT i KSeF: Pomniejszenie wartości, zerowe faktury i korekty
12 marca, 2026W trzecim i zarazem ostatnim artykule z tego cyklu zajmiemy się bardziej szczegółowymi zasadami dotyczącymi rozliczania VAT-u przy zadatkach, obliczania podatku przy zaliczkach oraz omówimy kwestie faktur pro forma w kontekście KSeF. Przedstawimy także, w jakich sytuacjach mogą wystąpić wyjątkowe zasady w rozliczeniach VAT, szczególnie w przypadkach, gdy zadatek nie jest zwrócony lub gdy transakcja nie dochodzi do skutku.
Obliczanie VAT przy zaliczce: Wzór i zasady obliczania podatku
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, faktura zaliczkowa powinna zawierać kwotę VAT obliczoną od kwoty brutto zapłaconej przez nabywcę. Wartość podatku VAT przy zaliczce oblicza się metodą „w stu”, stosując wzór zawarty w art. 106f ustawy o VAT. Wzór na obliczenie VAT przy zaliczce wygląda następująco:
\( KP = \frac{ZB \times SP}{100 + SP} \)
gdzie:
- KP – oznacza kwotę podatku VAT,
- ZB – oznacza kwotę otrzymanej zapłaty (całkowitej lub częściowej zaliczki),
- SP – oznacza stawkę podatku VAT.
Zatem, przy obliczaniu VAT-u, należy wziąć pod uwagę całą zapłaconą kwotę brutto, z której następnie wylicza się podatek VAT. Ta zasada zapewnia, że faktura zaliczkowa będzie prawidłowo odzwierciedlała wartość podatku VAT na etapie, gdy zapłata została dokonana przed realizacją dostawy lub wykonaniem usługi.
Jak prawidłowo skorygować VAT, gdy zadatek zostaje zatrzymany jako "odszkodowanie"?
Zadatek vs. zaliczka: kluczowe różnice
Zadatek i zaliczka to dwie formy płatności przed wykonaniem usługi lub dostawy, jednak mają istotne różnice. Zaliczka jest częścią zapłaty, która ma być zwrócona, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, natomiast zadatek pełni rolę zabezpieczenia umowy. Jeśli umowa nie zostaje wykonana przez jedną ze stron (np. klient rezygnuje), zadatek nie musi być zwrócony.
Zadatek w kontekście VAT-u: kiedy trzeba skorygować VAT?
Zadatek, podobnie jak zaliczka, powoduje powstanie obowiązku podatkowego w momencie jego otrzymania. Jeśli jednak umowa nie zostaje wykonana i zadatek jest zatrzymany, sprzedawca musi skorygować VAT. Chociaż zadatek nie jest pełnoprawną zapłatą, traktuje się go jako zabezpieczenie umowy i w związku z tym wymaga korekty VAT.
Jeśli zadatek nie zostaje zwrócony, traktuje się go jako "odszkodowanie" za niewykonanie umowy. Zatem sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej, aby "wyzerować" VAT, który początkowo został rozliczony przy otrzymaniu zadatku, mimo że transakcja nie została zrealizowana. W związku z tym sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą, aby "wyzerować" VAT, który nie dotyczy finalnej transakcji.
W takiej sytuacji konieczna jest korekta VAT-u. Oznacza to, że nawet jeżeli zadatek nie został wykorzystany do wykonania dostawy lub usługi, to nadal musimy uwzględnić go w rozliczeniach VAT. Zadatek, mimo że nie doprowadził do wykonania świadczenia, może powodować obowiązek podatkowy, dlatego sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą, aby "wyzerować" podatek VAT, który nie stanowił rzeczywistego świadczenia.
Podsumowując: Jeśli zadatek spowodował powstanie obowiązku podatkowego, ale transakcja nie została zrealizowana, należy przeprowadzić korektę VAT, aby podatek stał się nienależny.
Dlaczego faktura pro forma nie jest obsługiwana przez KSeF?
Faktura pro forma a system KSeF
Faktura pro forma to dokument informacyjny, który nie ma mocy prawnej w kontekście VAT. Z tego względu nie jest obsługiwana przez system KSeF, który umożliwia wystawianie wyłącznie faktur VAT. Choć nie wpływa na rozliczenie VAT, faktura pro forma może być używana do celów wewnętrznych, na przykład w negocjacjach czy jako potwierdzenie warunków transakcji.
Faktura pro forma może być używana do celów negocjacyjnych lub informacyjnych, ale nie ma wpływu na ewidencję VAT w systemie KSeF.
Dzięki temu system KSeF pozwala na pełną ewidencję transakcji związanych z obowiązkiem podatkowym, eliminując dokumenty, które nie mają mocy prawnej. Warto pamiętać, że faktura pro forma jest użyteczna jedynie w obiegu dokumentów wewnętrznych przedsiębiorcy i nie jest uwzględniana w rozliczeniach VAT.
Podsumowanie:
W artykule tym omówiono zasady dotyczące rozliczania VAT-u przy zaliczkach i zadatkach. Zostały przedstawione zasady obliczania VAT-u przy zaliczkach oraz procedura korekty VAT-u w przypadku zatrzymania zadatku. Dodatkowo, wyjaśniliśmy, dlaczego faktura pro forma, mimo że jest przydatnym dokumentem informacyjnym, nie jest obsługiwana przez system KSeF. System KSeF obsługuje wyłącznie faktury VAT, które stanowią podstawę do rozliczeń podatkowych.
Podsumowanie całego cyklu artykułów:
Artykuł 1: Omawia zasady wystawiania faktur zaliczkowych w systemie KSeF oraz wymagane informacje, które muszą znaleźć się na fakturze.
Artykuł 2: Koncentruje się na kwestiach rozliczania faktur zaliczkowych, w tym zerowych fakturach końcowych oraz korektach faktur w przypadku przedpłat.
Artykuł 3: Dotyczy szczegółowych zagadnień związanych z obliczaniem VAT-u przy zaliczce, korektą VAT-u przy zadatkach oraz omawia kwestie faktur pro forma w kontekście KSeF.
Cały cykl artykułów ma na celu przybliżenie przedsiębiorcom zagadnienia wystawiania faktur zaliczkowych oraz rozliczania zaliczek w systemie KSeF, a także kwestii związanych z zadatkami i fakturami pro forma.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
