Weksel w dobie KSeF – czy nadal ma znaczenie w obrocie gospodarczym?

KSeF porządkuje faktury, ale nie gwarantuje zapłaty

Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF ma określony status w systemie. Co do zasady, w trybie online fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną przy użyciu KSeF — w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie.

Ma to znaczenie dowodowe. Dzięki KSeF łatwiej ustalić, kiedy faktura została przesłana do systemu i kiedy otrzymała numer KSeF. Może to ograniczyć część sporów dotyczących samego obiegu dokumentu.

Nie oznacza to jednak, że faktura automatycznie gwarantuje zapłatę. Faktura dokumentuje transakcję i należność, ale nie zabezpiecza interesów wierzyciela na wypadek braku płatności. Dłużnik nadal może kwestionować np. zasadność roszczenia, wykonanie usługi, jakość świadczenia albo wysokość należności.

Dlatego w niektórych relacjach biznesowych — zwłaszcza przy większych kontraktach, odroczonych terminach płatności lub współpracy z nowym kontrahentem — przedsiębiorcy mogą rozważać dodatkowe zabezpieczenia, w tym weksel.

Czym jest weksel i dlaczego nadal może być przydatny?

Weksel stanowi rodzaj papieru wartościowego, który może tworzyć samodzielne zobowiązanie do zapłaty określonej kwoty. W praktyce bywa wykorzystywany jako zabezpieczenie należności, np. przy umowach handlowych, dostawach z odroczonym terminem płatności, pożyczkach, najmie czy współpracy z kontrahentami o podwyższonym ryzyku.

W dobie KSeF jego rola nie znika, ale trzeba patrzeć na niego jako na narzędzie o innej funkcji niż faktura:

• KSeF porządkuje obieg faktur i ułatwia ustalenie dat związanych z dokumentem,
• weksel może wzmacniać pozycję wierzyciela w przypadku braku zapłaty,
• deklaracja wekslowa powinna precyzyjnie wskazywać, jaki dług zabezpiecza weksel i kiedy może zostać uzupełniony.

Faktura z KSeF a weksel — różne funkcje

Przewaga weksla w dochodzeniu należności

Jedną z praktycznych zalet weksla jest możliwość dochodzenia zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Przy samej fakturze wierzyciel musi zwykle wykazać, że transakcja miała miejsce, jaka była wysokość należności i dlaczego roszczenie jest zasadne. Jeśli dłużnik kwestionuje zapłatę, sprawa może wymagać dalszego postępowania przed sądem.

Przy prawidłowo wystawionym wekslu wierzyciel może oprzeć swoje roszczenie na dokumencie wekslowym. Nakaz zapłaty wydany na podstawie weksla może mieć dla wierzyciela istotne znaczenie, ponieważ:

• może zostać wydany na posiedzeniu niejawnym, bez udziału stron,
• od chwili wydania stanowi tytuł zabezpieczenia, co może umożliwić zabezpieczenie roszczenia jeszcze przed prawomocnym zakończeniem sprawy,
• pozwany, który chce zakwestionować nakaz, musi wnieść zarzuty w odpowiednim terminie i liczyć się z kosztami postępowania.

W praktyce weksel może więc poprawić pozycję wierzyciela w sporze o zapłatę. Nie jest jednak gwarancją odzyskania pieniędzy — skuteczność dochodzenia należności zależy od poprawności dokumentów, przebiegu postępowania i sytuacji majątkowej dłużnika.

Poręczenie wekslowe — dodatkowe zabezpieczenie

W praktyce gospodarczej znaczenie może mieć również poręczenie wekslowe, czyli tzw. awal. Polega ono na tym, że dodatkowa osoba poręcza zapłatę weksla.

Może to być istotne zwłaszcza wtedy, gdy kontrahentem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a wierzyciel chce uzyskać dodatkowe zabezpieczenie na wypadek problemów z jej wypłacalnością. Poręczycielem może być na przykład członek zarządu lub wspólnik spółki, jako osoba fizyczna — jeżeli dobrowolnie podpisze się na wekslu jako poręczyciel.

Dzięki temu wierzyciel zyskuje dodatkowy podmiot, od którego może dochodzić zapłaty. Skuteczność takiego zabezpieczenia zależy jednak od prawidłowego przygotowania dokumentów oraz sytuacji majątkowej poręczyciela.

Weksel in blanco i deklaracja wekslowa w KSeF

W praktyce często stosowany jest weksel in blanco, czyli weksel podpisany przed wpisaniem wszystkich danych. Taki dokument powinien być powiązany z deklaracją wekslową, która określa zasady jego uzupełnienia.

Deklaracja wekslowa ogranicza ryzyko sporu o to, kiedy i w jakim zakresie weksel może zostać uzupełniony. Powinna wskazywać m.in.:

• jaką umowę lub relację handlową zabezpiecza weksel,
• jakie faktury lub należności mogą być objęte zabezpieczeniem,
• kiedy wierzyciel może uzupełnić weksel,
• do jakiej maksymalnej kwoty może zostać uzupełniony,
• czy zabezpieczenie obejmuje odsetki, koszty windykacyjne lub koszty dochodzenia roszczeń,
• kiedy weksel powinien zostać zwrócony albo zniszczony.

Po wdrożeniu KSeF warto przejrzeć stosowane deklaracje wekslowe i rozważyć ich aktualizację. W praktyce chodzi o to, aby deklaracja pozwalała jednoznacznie powiązać weksel z konkretną umową, fakturą ustrukturyzowaną lub numerem KSeF.

Można rozważyć wskazanie, że weksel zabezpiecza należności wynikające z faktur wystawionych w KSeF, oznaczonych numerem identyfikującym KSeF, wraz z należnością główną oraz ewentualnymi odsetkami i kosztami — jeżeli strony tak postanowią.

Na co uważać przy stosowaniu weksla?

Weksel może być skutecznym zabezpieczeniem, ale wymaga staranności. Szczególne znaczenie mają prawidłowe oznaczenie stron, czytelne podpisy osób zobowiązanych, precyzyjne określenie zabezpieczanego długu oraz zgodność weksla z deklaracją wekslową.

W przypadku większych kwot lub transakcji podwyższonego ryzyka warto skonsultować treść weksla i deklaracji z prawnikiem.

Czy KSeF zastępuje weksel?

Nie. KSeF i weksel pełnią różne funkcje.

KSeF porządkuje obieg faktur i wzmacnia dowodowo kwestię ich wystawienia oraz otrzymania. Nie powoduje jednak, że dłużnik automatycznie zapłaci należność.

Weksel z kolei nie zastępuje faktury i nie jest dokumentem księgowym. Może jednak pełnić funkcję zabezpieczenia zapłaty, zwłaszcza gdy kontrahent otrzymuje odroczony termin płatności albo transakcja wiąże się z większym ryzykiem.

Najlepiej traktować te narzędzia jako uzupełniające się elementy bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.