Q&A dla przedsiębiorców: Jak wystawiać, wysyłać i przechowywać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?
30 września, 2025W ielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych często jeżdżących w delegacje, zastanawia się: „Czy mogę odliczyć VAT od faktury za hotel albo obiad w restauracji?”
Krótka odpowiedź brzmi: nie, nie możesz.
I to nie dlatego, że urząd jest złośliwy, tylko dlatego, że przepisy wyraźnie wyłączają takie wydatki z odliczenia. Poniżej wyjaśniamy po ludzku, kiedy to ograniczenie obowiązuje, a kiedy rzeczywiście można ten VAT rozliczyć.
Dlaczego VAT od hotelu i jedzenia nie podlega odliczeniu
Zasada jest prosta:
Jeśli korzystasz z noclegu lub posiłku dla siebie, swoich pracowników albo kontrahentów, to jest to zwykły koszt prowadzenia działalności, ale bez prawa do odliczenia VAT.
Urząd uznaje, że nocleg i posiłki to wydatki osobiste – nawet jeśli są związane z firmą (delegacja, szkolenie, wyjazd do klienta). VAT od takich usług po prostu nie podlega odliczeniu.
Typowe sytuacje – i jak to wygląda w praktyce
1 Delegacja pracownika lub właściciela firmy
Kupujesz nocleg dla siebie lub pracownika w czasie delegacji.
Nie odliczysz VAT.
Fakturę możesz wrzucić w koszty, ale VAT-u nie rozliczasz.
2 Spotkanie z klientem w restauracji
Zapraszasz kontrahenta na lunch i masz fakturę na firmę.
Nie odliczysz VAT.
To tzw. koszt reprezentacyjny – w kosztach podatkowych zwykle się nie pojawia, a VAT jest wyłączony z odliczenia.
3 Organizacja szkolenia lub wyjazdu integracyjnego
Rezerwujesz hotel i posiłki dla pracowników.
Nie odliczysz VAT.
Dla urzędu to nadal świadczenie na rzecz pracowników, nie usługa sprzedażowa.
Kiedy można odliczyć VAT od noclegu lub posiłków
To wyjątek, który dotyczy niewielkiej grupy firm – tych, które sprzedają te usługi dalej.
Jeśli kupujesz nocleg po to, żeby włączyć go do własnej oferty (np. szkolenie z noclegiem, konferencja z cateringiem) – wtedy faktycznie możesz odliczyć VAT.
Przykłady:
- firma szkoleniowa sprzedaje pakiet „szkolenie + hotel + śniadanie”,
- biuro podróży refakturuje klientowi usługę noclegową,
- agencja eventowa kupuje catering i hotel dla uczestników konferencji, a następnie fakturuje to jako usługę kompleksową.
Wtedy hotel czy catering nie są Twoim „kosztem prywatnym” – są częścią sprzedawanej usługi.
To jedyna sytuacja, w której urząd pozwala odliczyć VAT.
Na co uważać
- Jeśli na fakturze hotel nie rozdzieli noclegu i wyżywienia, lepiej poprosić o korektę.
Urząd może wtedy uznać, że cała faktura dotyczy gastronomii i nie pozwoli odliczyć VAT-u. - VAT od śniadania w cenie noclegu traktuje się jak część usługi hotelowej – tu wyjątkowo można odliczyć, ale tylko przy refakturowaniu.
- Jeśli korzystasz z VAT-marży (np. biuro podróży), nie odliczysz VAT w ogóle – nawet przy odsprzedaży.
Podsumowanie:
Sytuacja | Czy można odliczyć VAT? | Dlaczego |
Nocleg lub posiłek w delegacji | Nie | Wydatek osobisty |
Lunch z klientem | Nie | Reprezentacja |
Szkolenie lub integracja dla pracowników | Nie | Świadczenie pracownicze |
Firma szkoleniowa kupuje hotel dla uczestników | Tak | Refakturowanie usługi |
Usługa turystyczna (VAT-marża) | Nie | Brak prawa do odliczenia VAT |
Śniadanie w pakiecie hotelowym | Tak, wyjątkowo | Część usługi noclegowej |
Masz wątpliwości co do VAT od noclegu lub posiłków?
Skontaktuj się z nami — sprawdzimy Twoją sytuację, podpowiemy, co możesz odliczyć, a w razie potrzeby pomożemy uzyskać interpretację podatkową.
| Zobacz także inne artykuły na pioniew.eu – znajdziesz tam praktyczne informacje o księgowości, podatkach, KSeF i współpracy B2B. |
|---|
| Zapraszamy do lektury! |
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
