Ukrycie faktury zakupowej w KSeF – funkcjonalności i zastosowanie

Kto ma prawo ukryć fakturę zakupową?

Fakturę może ukryć osoba lub podmiot, który posiada odpowiednie uprawnienia do dostępu do faktur w konkretnym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Z kolei sprzedawca (występujący na fakturze jako Podmiot1) oraz osoby lub podmioty przez niego upoważnione, nie mają prawa do ukrycia faktury w systemie KSeF.

Kiedy warto ukryć fakturę zakupową?

Ukrycie faktury jest opcjonalną funkcjonalnością systemu KSeF i nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, dlatego przepisy nie regulują szczegółowo tej kwestii. Korzystanie z tej opcji należy więc do swobodnej decyzji podatnika. Funkcjonalność może okazać się szczególnie przydatna w następujących sytuacjach:

• Faktura nie dokumentuje rzeczywistej transakcji – gdy podatnik otrzymał fakturę w KSeF, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej (np. faktycznego nabycia) i czeka na fakturę korygującą „do zera” wystawioną przez sprzedawcę.
• Podejrzenie oszustwa – gdy podatnik otrzymał fakturę, która budzi podejrzenie oszustwa, zgłosił je do administracji skarbowej i w związku z tym nie ujmuje jej w podatku naliczonym w ewidencji zakupu prowadzonej na cele podatku VAT.
• Brak prawa do odliczenia VAT – gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od danej transakcji udokumentowanej fakturą (np. w przypadku nabycia usług noclegowych i gastronomicznych).
• Inne specyficzne okoliczności – w przypadku innych okoliczności wynikających z indywidualnych potrzeb podatnika.

Jak ukryć fakturę w KSeF?

Aby ukryć fakturę w systemie KSeF, konieczne jest podanie uzasadnienia zgłoszenia. Funkcjonalność ukrycia faktury działa na poziomie pojedynczych faktur – nie jest możliwe zbiorcze ukrycie wielu faktur jednocześnie. Proces ukrywania faktury jest związany z określeniem kontekstu, w jakim ma być ukryta – może to być np. kontekst nabywcy lub podmiotu trzeciego. Należy pamiętać, że faktura ukryta w jednym kontekście (np. przez nabywcę) nie będzie automatycznie ukryta w innych kontekstach.

Co istotne, ukrycie faktury w KSeF nie oznacza jej usunięcia z systemu. Informacja o ukryciu faktury nie będzie także przekazywana sprzedawcy, co oznacza, że sprzedawca nie zostanie o tym fakcie poinformowany.

Przywrócenie widoczności faktury zakupowej

W każdej chwili możliwe jest przywrócenie widoczności ukrytej faktury, czyli proces jest odwracalny. W tym przypadku również wymagane jest podanie uzasadnienia decyzji o wycofaniu ukrycia. Przywrócenie widoczności faktury odbywa się indywidualnie, a nie zbiorczo.

Przywrócenia widoczności może dokonać osoba lub podmiot, który posiada odpowiednie uprawnienia do przeglądania faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik).

Statusy widoczności faktury w KSeF

System KSeF pozwala na sprawdzenie statusu faktury, zarówno w zakresie jej ukrycia, jak i przywrócenia widoczności. System będzie zwracał informacje dotyczące ukrycia faktury. Podatnicy będą mogli uzyskać następujące informacje:

• Aktualny status widoczności faktury – czy faktura jest ukryta, czy widoczna w systemie.
• Data ostatniej zmiany widoczności – kiedy nastąpiła ostatnia zmiana widoczności faktury w danym kontekście (zmiana dotycząca ukrycia lub przywrócenia) lub jeśli faktura nigdy nie została ukryta to informacja o braku zmian.
• Uzasadnienie operacji – dlaczego faktura została ukryta lub przywrócona.

Wszystkie te informacje pomagają w śledzeniu historii faktur oraz w utrzymaniu porządku w dokumentacji.