Awaria całkowita systemu KSeF – Jak wystawić fakturę w przypadku nadzwyczajnych okoliczności?
14 listopada, 2025N asza seria artykułów poświęcona trybom wystawiania faktur w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dobiega końca. Dziś przypominamy i podsumowujemy dwa główne tryby: ONLINE i OFFLINE. Każdy z nich ma inne zasady stosowania i procedury przesyłania faktur do KSeF.
Poniżej zamieszczamy tabelę porównawczą, która w jednym miejscu zbiera najistotniejsze informacje o trybach ONLINE oraz różnych wariantach trybu OFFLINE: OFFLINE24, OFFLINE, AWARYJNY i AWARIA CAŁKOWITA. Dzięki tej tabeli łatwiej będzie Państwu zdecydować, który tryb stosować w zależności od (nie)dostępności systemu KSeF lub sytuacji awaryjnej.
Tryby wystawiania faktur ONLINE i OFFLINE – krótka tabela porównawcza:
| Cechy charakterystyczne | Tryb ONLINE | Tryb OFFLINE24 | Tryb OFFLINE | Tryb AWARYJNY | AWARIA CAŁKOWITA |
|---|---|---|---|---|---|
| Przesłanka stosowania | Brak ograniczeń (za wyjątkiem dot. niedostępność systemu). | Lokalne problemy po stronie podatnika. | Planowana niedostępność ogłoszona przez BIP MF. | Nieplanowana awaria ogłoszona w BIP MF i interfejsie. | Sytuacje nadzwyczajne (kryzys, wojna), komunikat w mediach ogólnodostępnych. |
| Sposób wystawienia faktury | Faktura zgodna ze strukturą logiczną FA, przesyłana do KSeF na bieżąco - data w polu P_1. | Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. | Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. | Faktura w postaci elektronicznej zgodna ze strukturą logiczną FA. | Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna. |
| Data wystawienia faktury | Data przesłania do KSeF = data z P_1. | Data wskazana w P_1. | Data wskazana w P_1. | Data wskazana w P_1. | Data wskazana przez podatnika. |
| Termin przesłania faktury do KSeF | Ustawowe terminy (co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, wykonania usługi, otrzymania zaliczki). | Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. | 1 dzień roboczy od dnia zakończenia niedostępności KSeF. | 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. | Brak obowiązku przesyłania. |
| Udostępnienie faktury nabywcy | Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. | Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. | Nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. | Nabywca otrzymuje fakturę w postaci uzgodnionej (poza KSeF lub w KSeF). | Zawsze poza KSeF. |
| Data otrzymania faktury przez nabywcę | Data przydzielenia numeru KSeF. | Data przydzielenia numeru KSeF. | Data przydzielenia numeru KSeF. | Data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF (w zależności co nastąpiło wcześniej). | Data faktycznego otrzymania. |
| Kod QR przy przekazaniu poza KSeF | Tak. 1 kod QR z numerem KSeF. | Tak. 2 kody (Offline + Certyfikat). | Tak. 2 kody (Offline + Certyfikat). | Tak. 2 kody (Offline + Certyfikat). | Brak kodu QR. |
Krótka wzmianka o aspektach technicznych trybu OFFLINE
Podatnik, który wystawi fakturę w trybie OFFLINE (np. w trybie offline24, offline lub trybie awaryjnym), ma obowiązek przesłać ją do KSeF w ustawowo określonym terminie. Ważne jest, aby przy wysyłaniu faktury zadeklarować, że została wystawiona w trybie OFFLINE. Faktura może być przesyłana zarówno indywidualnie (w sesji interaktywnej), jak i w paczkach (w sesji wsadowej).
Osoba lub podmiot przesyłający fakturę musi być uprzednio uwierzytelniony w systemie KSeF i posiadać odpowiednie uprawnienia do jej wystawiania. Zgodnie z przepisami, które wejdą w życie 1 lutego 2026 r., faktura wystawiona w trybie OFFLINE powinna być zgodna ze wzorem struktury FA(3).
Może się zdarzyć, że faktura wystawiona w trybie OFFLINE nie będzie zgodna z wymaganym wzorem. W takim przypadku, po próbie jej przesłania do KSeF, system ją odrzuci. W odpowiedzi na takie sytuacje KSeF udostępni możliwość dokonania tzw. korekty technicznej pliku.
Interfejs informujący o awarii i niedostępności KSeF
Poza komunikatami zamieszczanymi w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF), dostępny będzie dodatkowy interfejs, który informować będzie podatników o awariach i niedostępnościach systemu. Interfejs ten będzie zawierał szczegóły dotyczące rodzaju zdarzenia (np. awaria, prace serwisowe) oraz daty, kiedy awaria miała miejsce – zarówno datę rozpoczęcia, jak i zakończenia.
Programy finansowo-księgowe używane przez podatników będą mogły zostać zintegrowane z tym interfejsem, co umożliwi łatwe i bieżące sprawdzanie dostępności systemu KSeF.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
