Tryb offline24 w KSeF (po stronie podatnika) – co warto wiedzieć

Dlaczego wprowadzono tryb offline24?

Tryb offline24 powstał w odpowiedzi na obawy przedsiębiorców związane z opóźnieniami w przetwarzaniu faktur w KSeF. Ten tryb ma  umożliwić elastyczne wystawianie e-Faktur w sytuacjach awaryjnych, np. przy problemach z siecią lub brakiem połączenia internetowego. Faktury można tworzyć lokalnie na komputerze przedsiębiorcy i przesyłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Kto może korzystać z trybu offline24?

Z trybu offline24 mogą korzystać wszyscy podatnicy VAT. Nie ma ograniczeń ani wyjątków. Dotyczy to zarówno firm, jak i osób fizycznych wystawiających faktury.

Jak wystawić fakturę w trybie offline24?

Najważniejsze zasady:

• faktura musi mieć obowiązujący strukturę -  od 1 lutego 2026 r. będzie to FA(3),
• faktura musi być wystawiona elektronicznie,
• fakturę należy wysłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu, aby otrzymała numer KSeF.

Co jeśli po wystawieniu faktury a przed jej przesłaniem do KSeF wystąpi awaria systemu?

• Przy awarii systemu ogłoszonej w BIP MF lub w oprogramowaniu fakturę można wysłać w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
• Przy całkowitej awarii systemu, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu (czyli w mediach), faktur nie przesyła się do KSeF ani nie dosyła po przywróceniu jego działania.

Jaka jest data wystawienia faktury offline24?

Datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA(3).

Przykład 1: Podatnik wystawia fakturę offline24 z datą 3 lutego 2026 r. i przesyła ją do KSeF 4 lutego 2026 r. Datą wystawienia jest 3 lutego 2026 r.

Przykład 2: Podatnik wystawia fakturę z datą 3 lutego 2026 r. Fakturę powinien był przesłać do KSeF w kolejnym dniu roboczym, czyli 4 lutego 2026 r. Nie zrobił tego i przesyła ją dopiero 10 lutego 2026 r. Datą wystawienia pozostaje 3 lutego 2026 r.

Uwaga: Od 1 stycznia 2027 r. brak przesłania faktury w wymaganym terminie może skutkować sankcją, np. karą administracyjną lub odsetkami.

Data otrzymania faktury przez nabywcę

Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data nadania numeru KSeF w systemie, albo
• data faktycznego udostępnienia faktury nabywcy, jeśli jest on np. podmiotem zagranicznym, konsumentem lub nie posiada NIP. W takim przypadku fakturę należy przekazać w uzgodniony sposób.

Faktury dla nabywców bez NIP lub konsumentów

Fakturę należy udostępnić w uzgodniony sposób i oznaczyć dwoma kodami QR/linkami:

• pierwszy kod QR/link (oznaczony jako „OFFLINE”) umożliwia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych,
• drugi kod QR/link (oznaczony jako „CERTYFIKAT”) pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy.

Potwierdzenie transakcji dla krajowego nabywcy z NIP

Jeśli faktura wystawiona w trybie offline24 nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a odbiorcą jest krajowy podatnik z NIP, można wydać potwierdzenie transakcji. Jest to dokument informujący odbiorcę o wystawieniu faktury i zamiarze jej przesłania do KSeF. Potwierdzenie zawiera podstawowe dane faktury: informacje o wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, wartość transakcji, opis towaru lub usługi oraz informację, że faktura zostanie przesłana do KSeF w najbliższym możliwym terminie. Dokument można przekazać odbiorcy w formie papierowej lub elektronicznej.

Ważne: Potwierdzenie transakcji nie zastępuje faktury i pełni jedynie funkcję informacyjną. Po przesłaniu faktury do KSeF odbiorca otrzymuje właściwą fakturę, a potwierdzenie pozostaje dokumentem pomocniczym.

Faktury korygujące w trybie offline24

Fakturę korygującą można również wystawić w trybie offline24. Należy ją przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu. Jeśli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, najpierw przesyła się fakturę pierwotną, a dopiero potem korektę, podając numer KSeF faktury korygowanej.