KSeF i e-faktury – co warto wiedzieć o numeracji faktur w nowym systemie?
5 czerwca, 2025
Zawieszenie działalności a faktury i paragony – kiedy mimo przerwy masz obowiązki podatkowe?
12 czerwca, 2025O d 2026 roku przedsiębiorcy zyskają możliwość wystawiania faktur poza KSeF w trybie „offline24” – z obowiązkiem przesłania ich do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie sprawdzi się tam, gdzie dostęp do KSeF jest utrudniony lub faktura musi trafić do odbiorcy „od ręki”.
Czym jest tryb „offline24”?
Tryb „offline24” to dobrowolna opcja wystawiania faktur elektronicznych poza KSeF, zgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. Faktury trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, by nadać im numer i formalnie ująć w systemie.
Start trybu „offline24”
1 lutego 2026 r. – dla firm o przychodach powyżej 200 mln zł w 2024 r.
1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Do korzystania z trybu wymagany będzie certyfikat wystawcy faktury, dostępny od 1 listopada 2025 r. Certyfikat ten służy do autoryzacji faktur offline i gwarantuje ich autentyczność oraz integralność.
Kiedy warto skorzystać z „offline24”?
Brak dostępu do internetu lub niedostępność KSeF.
Konieczność natychmiastowego przekazania faktury (np. konsumentowi, podmiotowi zagranicznemu).
Sprzedaż przez podatników zwolnionych z VAT.
W takich przypadkach faktura może zostać przekazana odbiorcy poza KSeF, pod warunkiem jej odpowiedniego oznaczenia.
Oznaczenia na fakturach „offline24”
Faktury wystawione w trybie „offline24” będą musiały zawierać dwa kody QR:
1. Kod weryfikacyjny KSeF („OFFLINE”)
– pozwala odbiorcy sprawdzić fakturę po jej przesłaniu do systemu KSeF,
– jest generowany po nadaniu numeru identyfikującego KSeF,
– umożliwia odnalezienie dokumentu w systemie,
– umożliwia weryfikację faktury po jej przesłaniu do systemu.
2. Kod potwierdzający autentyczność i integralność („CERTYFIKAT”)
– generowany lokalnie przy użyciu certyfikatu wystawcy faktury,
– zawiera skrót treści dokumentu i dane podpisujące,
– służy potwierdzeniu, że dokument nie został zmieniony od momentu wystawienia,
– zapewnia autentyczność i integralność faktury jeszcze przed jej przesłaniem do KSeF.
Praktyczne aspekty
Data wystawienia – wskazywana przy generowaniu faktury.
Data otrzymania (NIP) – moment nadania numeru KSeF.
Faktury dla nabywców z NIP muszą trafić do KSeF, a bez NIP – przekazywane poza KSeF z kodami QR.
Faktury korygujące – zgodnie z art. 106j ustawy o VAT.
Duplikaty – z oznaczeniem „DUPLIKAT” i kodami QR.
Awaria systemu
W przypadku awarii KSeF fakturę można wystawić lokalnie i przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ustaniu problemów.
Kary od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 r. sankcje za błędy w trybie „offline24”:
do 100% VAT z faktury – jeśli faktura nie zostanie przesłana w terminie,
do 18,7% wartości brutto – jeśli VAT nie zostanie wykazany,
kary za faktury bez kodów QR lub niezgodne ze wzorem.
Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy bez sankcji.
Wdrożenie nowych zasad warto planować z biurem rachunkowym. Pomogą też odpowiednie aplikacje, które oferujemy. Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu to nie tylko obowiązek – to także szansa na realne usprawnienia.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
