Token KSeF – przypomnienie: jak go wygenerować, zabezpieczyć i zintegrować z programem księgowym

Co to jest token KSeF?

Token KSeF to unikalny, elektroniczny klucz generowany przez system Krajowego Systemu e-Faktur, który umożliwia oprogramowaniu (np. programowi księgowemu lub systemowi ERP) automatyczną komunikację z platformą KSeF bez konieczności każdorazowego ręcznego logowania. Token ten:

• jest przypisany do konkretnego podmiotu (firmy),

• definiuje zakres uprawnień dostępu do funkcji systemu, takich jak wystawianie czy przeglądanie faktur,

• jest widoczny tylko podczas generowania i nie może być odzyskany po tym procesie.

Kto może wygenerować token?

Token KSeF może wygenerować każda osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF, czyli:

• podatnik (osoba fizyczna lub prawna),
• pełnomocnik uprawniony do zarządzania dostępem (np. zgłoszony przez formularz ZAW-FA).

Generowanie tokena odbywa się bezpośrednio w aplikacji KSeF na koncie użytkownika z nadanym dostępem.

Jak wygenerować token?

1. Zaloguj się na ksef.podatki.gov.pl przy pomocy Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci albo jako osoba upoważniona (zgłoszona np. przez formularz ZAW-FA).
2. Wybierz Tokeny → Generuj token.
3. Określ zakres uprawnień: wystawianie, przeglądanie faktur lub pełny dostęp.
4. Nadaj tokenowi nazwę, np. „Token_KSeF_Faktury” lub „Token_dla_programu_ksiegowego”.
5. Potwierdź operację.
6. Zapisz token w bezpiecznym miejscu — token jest widoczny tylko podczas generowania i nie ma możliwości jego późniejszego odczytania. W przypadku utraty tokena należy wygenerować nowy.

Zastosowanie tokena KSeF w oprogramowaniu – kiedy jest potrzebny?

Jak bezpiecznie przechowywać i używać token?

Token KSeF działa jak hasło do systemu, dlatego przestrzegaj zasad bezpieczeństwa:

• przechowuj token w zaszyfrowanym menedżerze haseł,
• nie przesyłaj tokena e-mailem ani przez komunikatory,
• nie udostępniaj tokena osobom nieupoważnionym,
• przy zmianie oprogramowania wygeneruj nowy token,
• jeśli podejrzewasz wyciek tokena, usuń go z KSeF i wygeneruj nowy.

Uwaga: Utrata kontroli nad tokenem może skutkować nieautoryzowanym dostępem do danych w KSeF, co może narazić firmę na konsekwencje prawne i finansowe.

Najczęstsze błędy przy korzystaniu z tokenów KSeF

• Brak uprawnień – generowanie tokena bez nadanych uprawnień skutkuje błędami podczas komunikacji z API.
• Brak przypisania – token niepowiązany z konkretnym systemem może prowadzić do nadużyć.
• Udostępnianie tokena – przekazywanie tokenów osobom nieupoważnionym zwiększa ryzyko naruszenia danych.
• Brak kopii tokena – utrata tokena wymusza ponowne generowanie i konfigurację.

Etapy przejścia z tokenów na certyfikaty KSeF 

Uwaga: Tokeny KSeF nie wspierają trybu offline ani offline24, ponieważ wymagają stałej komunikacji z centralnym systemem i nie zawierają podpisu cyfrowego ani danych identyfikacyjnych podmiotu, które mogłyby posłużyć do potwierdzenia tożsamości lokalnie. W przypadku braku połączenia z KSeF system nie ma możliwości zweryfikowania tokena, co uniemożliwia autoryzację i wystawienie faktury.

Dlatego do korzystania z trybu offline — np. w przypadku awarii internetu lub pracy mobilnej — niezbędne będą certyfikaty KSeF, które zawierają dane podmiotu i umożliwiają podpisanie faktury elektronicznie, również bez bieżącego dostępu do systemu.

Podsumowanie:

Token KSeF umożliwia automatyzację e-faktur dla firm i biur rachunkowych. Zarządzaj nim świadomie i przechowuj bezpiecznie – to klucz do komunikacji z KSeF.