Certyfikat wystawcy, tryb „offline24” i faktury z załącznikami – zmiany w KSeF od jesieni 2025
24 lipca, 2025
Obowiązkowy odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSeF od 2026 – co muszą wiedzieć firmy współpracujące z dużymi podatnikami?
12 sierpnia, 2025T erminowe wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Choć z pozoru wydaje się to proste, przepisy zawarte w art. 106–108 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) zawierają wiele wyjątków i szczególnych przypadków, o których warto pamiętać w codziennej praktyce. Co więcej, od 2026 roku fakturowanie ulegnie istotnym zmianom za sprawą obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
W tym mini poradniku zebraliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć aktualne przepisy oraz przygotować się na nadchodzące zmiany.
Dowiesz się m.in.:
do kiedy wystawiać faktury,
czy są wyjątki od standardowych terminów,
czy można wystawić fakturę wcześniej,
jak KSeF zmienia terminy od 2026 roku.
Ogólna zasada: 15 dni na wystawienie faktury
Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Obowiązek ten dotyczy również:
- faktur zaliczkowych potwierdzających otrzymanie częściowej lub pełnej zapłaty,
- faktur na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, pod warunkiem zgłoszenia takiej prośby do końca miesiąca, w którym zawarto transakcję,
- stuacji, gdy żądanie wystawienia faktury pojawi się po 3 miesiącach od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (całą lub częściową) — w takim przypadku przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury, choć może to uczynić dobrowolnie.
Wyjątki od standardowych terminów wystawiania faktur
W niektórych branżach i sytuacjach obowiązują inne terminy:
Usługi budowlane: 30 dni
Faktura za usługi budowlane lub budowlano-montażowe może być wystawiona najpóźniej 30 dni od wykonania usługi na rzecz podatników VAT.
Prasa i książki drukowane (dla podatników VAT): 60–120 dni
Dla dostaw książek i prasy drukowanej termin wystawienia faktury wynosi do 60 dni od daty dostawy towarów, a w przypadku umów przewidujących możliwość zwrotów może zostać wydłużony do 120 dni.
Dotyczy to wyłącznie towarów oznaczonych określonymi kodami CN:
książki: ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00, 4903 00 00 (bez map i ulotek),
prasa: 4902 (gazety, czasopisma, magazyny).
Jednak przepisy art. 7a ust. 1–2 ustawy o VAT wyłączają stosowanie tych wydłużonych terminów dla dostaw realizowanych za pośrednictwem podmiotów ułatwiających sprzedaż, takich jak platformy sprzedażowe, gdzie obowiązują standardowe zasady fakturowania.
Import wybranych usług: 90 dni
Dotyczy usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, więc nie mają zastosowania przepisy art. 28b ustawy o VAT. W takim przypadku fakturę należy wystawić najpóźniej w ciągu 90 dni od dnia wykonania usługi.
Opakowania zwrotne: 7 lub 60 dni
Fakturę za niezwrócone opakowanie objęte kaucją wystawia się:
- 7 dni od daty zwrotu (jeśli termin zwrotu określono w umowie),
- lub do 60 dni od wydania opakowania (jeśli termin nie został określony w umowie).
Usługi o charakterze ciągłym: z upływem terminu płatności
Dotyczy m.in. dostaw energii, usług telekomunikacyjnych, ochrony, najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej.
Czy można wystawić fakturę przed sprzedażą?
Tak. Fakturę można wystawić maksymalnie do 60 dni wcześniej, jeśli:
- planowana jest dostawa towaru,
- usługa dopiero zostanie wykonana,
- ma zostać otrzymana całość lub część zaliczki.
Uwaga: Jeśli transakcja nie doszła do skutku, wystawiona faktura może zostać uznana za tzw. „pustą fakturę”. Grożą za to konsekwencje podatkowe – np. obowiązek zapłaty VAT mimo braku sprzedaży.
Warto zachować ostrożność przy fakturowaniu „na zapas”.
KSeF – faktura ustrukturyzowana w 2026 r.
Faktura ustrukturyzowana, czyli wystawiona przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do systemu i nadania numeru KSeF – nie w chwili jej wygenerowania w programie księgowym.
To bardzo ważne – tylko dokument przesłany do KSeF oraz zaakceptowany przez system spełnia wymogi prawne i jest uznawany za prawidłowo wystawioną fakturę.
Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF:
Data obowiązku | Typ podatnika |
01.02.2026 | Duże firmy (obrót > 200 mln zł) |
01.04.2026 | Pozostali podatnicy VAT |
01.01.2027 | Mikroprzedsiębiorcy (obrót < 10 tys. zł/mc) |
Czy biuro rachunkowe może pomóc?
Tak, nasze biuro rachunkowe pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami podatkowymi oraz monitorowaniu terminów. Dzięki temu zyskasz:
- bezpieczeństwo podatkowe twojej firmy,
- bieżące wsparcie przy zmianach (np. związanych z KSeF).
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
