Certyfikat wystawcy, tryb „offline24” i faktury z załącznikami – zmiany w KSeF od jesieni 2025
24 lipca, 2025
Obowiązkowy odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSeF od 2026 – co muszą wiedzieć firmy współpracujące z dużymi podatnikami?
12 sierpnia, 2025T erminowe wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Choć z pozoru wydaje się to proste, przepisy zawarte w art. 106–108 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) zawierają wiele wyjątków i szczególnych przypadków, o których warto pamiętać w codziennej praktyce. Co więcej, od 2026 roku fakturowanie ulegnie istotnym zmianom za sprawą obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
W tym mini poradniku zebraliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć aktualne przepisy oraz przygotować się na nadchodzące zmiany.
Dowiesz się m.in.:
do kiedy wystawiać faktury,
czy są wyjątki od standardowych terminów,
czy można wystawić fakturę wcześniej,
jak KSeF zmienia terminy od 2026 roku.
Ogólna zasada: 15 dni na wystawienie faktury
Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Obowiązek ten dotyczy również:
- faktur zaliczkowych potwierdzających otrzymanie częściowej lub pełnej zapłaty,
- faktur na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, pod warunkiem zgłoszenia takiej prośby do końca miesiąca, w którym zawarto transakcję,
- stuacji, gdy żądanie wystawienia faktury pojawi się po 3 miesiącach od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (całą lub częściową) — w takim przypadku przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury, choć może to uczynić dobrowolnie.
Wyjątki od standardowych terminów wystawiania faktur
W niektórych branżach i sytuacjach obowiązują inne terminy:
Usługi budowlane: 30 dni
Faktura za usługi budowlane lub budowlano-montażowe może być wystawiona najpóźniej 30 dni od wykonania usługi na rzecz podatników VAT.
Prasa i książki drukowane (dla podatników VAT): 60–120 dni
Dla dostaw książek i prasy drukowanej termin wystawienia faktury wynosi do 60 dni od daty dostawy towarów, a w przypadku umów przewidujących możliwość zwrotów może zostać wydłużony do 120 dni.
Dotyczy to wyłącznie towarów oznaczonych określonymi kodami CN:
książki: ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00, 4903 00 00 (bez map i ulotek),
prasa: 4902 (gazety, czasopisma, magazyny).
Jednak przepisy art. 7a ust. 1–2 ustawy o VAT wyłączają stosowanie tych wydłużonych terminów dla dostaw realizowanych za pośrednictwem podmiotów ułatwiających sprzedaż, takich jak platformy sprzedażowe, gdzie obowiązują standardowe zasady fakturowania.
Import wybranych usług: 90 dni
Dotyczy usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, więc nie mają zastosowania przepisy art. 28b ustawy o VAT. W takim przypadku fakturę należy wystawić najpóźniej w ciągu 90 dni od dnia wykonania usługi.
Opakowania zwrotne: 7 lub 60 dni
Fakturę za niezwrócone opakowanie objęte kaucją wystawia się:
- 7 dni od daty zwrotu (jeśli termin zwrotu określono w umowie),
- lub do 60 dni od wydania opakowania (jeśli termin nie został określony w umowie).
Usługi o charakterze ciągłym: z upływem terminu płatności
Dotyczy m.in. dostaw energii, usług telekomunikacyjnych, ochrony, najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej.
Czy można wystawić fakturę przed sprzedażą?
Tak. Fakturę można wystawić maksymalnie do 60 dni wcześniej, jeśli:
- planowana jest dostawa towaru,
- usługa dopiero zostanie wykonana,
- ma zostać otrzymana całość lub część zaliczki.
Uwaga: Jeśli transakcja nie doszła do skutku, wystawiona faktura może zostać uznana za tzw. „pustą fakturę”. Grożą za to konsekwencje podatkowe – np. obowiązek zapłaty VAT mimo braku sprzedaży.
Warto zachować ostrożność przy fakturowaniu „na zapas”.
KSeF – faktura ustrukturyzowana w 2026 r.
Faktura ustrukturyzowana, czyli wystawiona przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), jest uznawana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do systemu i nadania numeru KSeF – nie w chwili jej wygenerowania w programie księgowym.
To bardzo ważne – tylko dokument przesłany do KSeF oraz zaakceptowany przez system spełnia wymogi prawne i jest uznawany za prawidłowo wystawioną fakturę.
Jak data wysyłki faktury w KSeF wpływa na dzisiejszy sposób wystawiania faktur?
KSeF zmienia logikę dat na fakturze i to ma praktyczny wpływ na dzisiejsze wystawianie dokumentów.
Dziś (poza KSeF):
Masz trzy daty: datę wystawienia, datę sprzedaży (dostawy/usługi) i datę płatności.
Kluczowa dla podatków jest data sprzedaży/usługi.
Data wystawienia jest istotna z punktu widzenia obowiązku terminowego (np. do 15. dnia następnego miesiąca).
Faktura jest wystawiona i przesłana kontrahentowi od razu w systemie (PDF, e-mail, papier).
W KSeF:
Data wystawienia = data przesłania do KSeF. To, co dziś wpisujesz jako „data wystawienia”, traci sens, bo dokument istnieje dopiero w momencie nadania mu numeru KSeF.
Data sprzedaży/usługi pozostaje i nadal decyduje o podatku.
Moment wysyłki do KSeF staje się krytyczny – jeśli wystawisz fakturę z datą np. 10 września, ale wyślesz ją do KSeF dopiero 13 września, to za faktyczną datę wystawienia uznawany będzie 13 września.
Kontrahent otrzymuje fakturę dopiero, gdy system KSeF ją przyjmie.
Wniosek:
W praktyce, już dziś warto przyzwyczajać się do tego, że data wystawienia = moment faktycznego wysłania faktury. To oznacza:
nie można „wystawić wstecznie” i wysłać później,
trzeba pilnować terminów wysyłki do KSeF (nie tylko samego sporządzenia faktury w systemie),
procesy wystawiania faktur muszą być bardziej zdyscyplinowane (np. faktura tworzona 10 września musi być też tego samego dnia wysłana).
Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF:
Data obowiązku | Typ podatnika |
01.02.2026 | Duże firmy (obrót > 200 mln zł) |
01.04.2026 | Pozostali podatnicy VAT |
01.01.2027 | Mikroprzedsiębiorcy (obrót < 10 tys. zł/mc) |
Czy biuro rachunkowe może pomóc?
Tak, nasze biuro rachunkowe pomaga w zapewnieniu zgodności z przepisami podatkowymi oraz monitorowaniu terminów. Dzięki temu zyskasz:
- bezpieczeństwo podatkowe twojej firmy,
- bieżące wsparcie przy zmianach (np. związanych z KSeF).
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
