E-Urząd Skarbowy z nowymi funkcjonalnościami. Sprawdź, z czego mogą skorzystać podatnicy
28 maja, 2026
System kaucyjny a podatki. Co ze zwrotem butelek i puszek, PIT i kosztami firmowymi?
10 czerwca, 2026K rajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale także codzienny obieg dokumentów między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Dla wielu firm jest to duże ułatwienie, ale w praktyce pojawia się też nowe wyzwanie: dublowanie tych samych faktur.
Na czym polega problem? Ta sama faktura może trafić do księgowości dwa razy — raz jako dokument pobrany bezpośrednio z KSeF, a drugi raz jako plik PDF przesłany przez klienta.
Brzmi niewinnie? W praktyce może to oznaczać więcej pracy, większe ryzyko pomyłek i konieczność dodatkowej weryfikacji dokumentów. Dlatego warto ustalić, które dokumenty są pobierane z KSeF, a które nadal trzeba przekazywać do księgowości tradycyjnymi kanałami.
KSeF zmienia sposób pracy z fakturami
Do tej pory wielu przedsiębiorców działało według prostego schematu: faktura przychodziła mailem, była pobierana jako PDF, a następnie przesyłana do biura rachunkowego. Część dokumentów trafiała do księgowości przez system obiegu dokumentów, część przez e-mail, a część w wersji papierowej.
Po wdrożeniu KSeF ten proces wygląda inaczej.
Faktura wystawiona w KSeF nie jest zwykłym PDF-em. To faktura ustrukturyzowana, czyli zestaw danych zapisanych w systemie według określonego wzoru. PDF może być jedynie jej wizualizacją.
To oznacza, że jeżeli faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF, to biuro rachunkowe — pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień — może pobrać ją bezpośrednio z systemu. W takiej sytuacji dodatkowe przesyłanie tej samej faktury w PDF-ie często nie jest już potrzebne.
Skąd bierze się dublowanie dokumentów?
Dublowanie dokumentów najczęściej wynika z przyzwyczajeń.
Przedsiębiorca otrzymuje fakturę od kontrahenta, widzi PDF w wiadomości e-mail i — tak jak robił to wcześniej — przekazuje go do księgowości. Jednocześnie ta sama faktura jest już dostępna w KSeF i może zostać pobrana przez biuro rachunkowe z systemu.
W efekcie w księgowości pojawiają się dwa ślady tego samego dokumentu:
- faktura pobrana z KSeF,
- PDF przesłany dodatkowo przez klienta.
Jeżeli proces nie jest dobrze uporządkowany, księgowość musi sprawdzić, czy są to dwa różne dokumenty, czy jeden i ten sam. To wydłuża pracę i może zwiększać ryzyko błędów, na przykład zdublowania kosztu lub niepotrzebnego wyjaśniania dokumentu z klientem.
Przykład z praktyki
Firma otrzymuje od kontrahenta fakturę za usługę marketingową. Faktura została wystawiona w KSeF, ale kontrahent dodatkowo wysłał jej PDF e-mailem. Klient, działając zgodnie z dotychczasowym zwyczajem, przesyła PDF do biura rachunkowego.
Jeżeli biuro rachunkowe pobierze tę samą fakturę z KSeF, dokument pojawi się w księgowości dwa razy.
Dlatego tak ważne jest wcześniejsze ustalenie, które faktury biuro pobiera samodzielnie z systemu, a które dokumenty klient nadal przekazuje.
Czy klient nadal musi przekazywać dokumenty do księgowości?
Tak — ale nie wszystkie dokumenty w taki sam sposób jak dotychczas.
W praktyce warto zapamiętać:
Faktury wystawione w KSeF biuro rachunkowe może pobrać samodzielnie, jeżeli ma odpowiednie uprawnienia.
Dokumenty, których nie ma w KSeF, nadal trzeba przekazywać do księgowości według ustalonych zasad.
Do takich dokumentów mogą należeć między innymi:
- faktury zagraniczne,
- faktury pro forma,
- paragony,
- paragony z NIP do 450 zł — do 31 grudnia 2026 r., zgodnie z zasadami przejściowymi,
- noty księgowe i obciążeniowe,
- dokumenty kasowe, np. KP, KW, raporty kasowe,
- dowody wewnętrzne,
- dokumenty celne, np. SAD, PZC,
- inne faktury, które zgodnie z przepisami mogą być wystawione poza KSeF.
W praktyce oznacza to, że KSeF ogranicza ręczne przekazywanie wielu faktur, ale nie zastępuje całego obiegu dokumentów w firmie.
Kluczowe znaczenie mają uprawnienia
Biuro rachunkowe nie uzyskuje automatycznie dostępu do faktur klienta w KSeF.
Aby mogło pobierać faktury z systemu, klient musi nadać mu odpowiednie uprawnienia. Bez tego biuro nie pobierze samodzielnie faktur, nawet jeśli zostały one wystawione w KSeF.
Dlatego warto ustalić z biurem rachunkowym jasne zasady pracy po wdrożeniu KSeF, w szczególności:
- kto w firmie zarządza dostępem do KSeF,
- jakie uprawnienia otrzymuje biuro rachunkowe,
- czy biuro ma dostęp tylko do przeglądania faktur, czy także do ich wystawiania,
- które faktury biuro pobiera samodzielnie z KSeF,
- których dokumentów klient nie powinien przesyłać ponownie w PDF-ie,
- jakie dokumenty spoza KSeF nadal trzeba przekazywać do księgowości,
- jak wygląda proces zatwierdzania dokumentów i sprawdzania ich kompletności,
- jaka jest procedura w przypadku dokumentów, których nie ma w KSeF.
Takie ustalenia pomagają uniknąć dublowania dokumentów i ograniczają ryzyko, że ta sama faktura trafi do księgowości dwa razy.
Dlaczego to ważne dla przedsiębiorcy?
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów po wdrożeniu KSeF oznacza mniej chaosu, mniej powielania dokumentów i mniejsze ryzyko pomyłek.
Dla przedsiębiorcy korzyści są bardzo konkretne:
- mniej ręcznego przesyłania faktur,
- większa kontrola nad dokumentami,
- szybszy dostęp księgowości do faktur,
- mniejsze ryzyko zdublowania kosztu,
- mniej wyjaśnień dotyczących tych samych faktur,
- sprawniejsza komunikacja z biurem rachunkowym.
Podsumowanie:
KSeF ogranicza ręczne przekazywanie wielu faktur, ale nie zastępuje całego obiegu dokumentów w firmie. Część faktur biuro rachunkowe może pobrać bezpośrednio z systemu, a dokumenty spoza KSeF nadal trzeba przekazywać do księgowości.
Dublowania dokumentów można uniknąć dzięki prostym zasadom współpracy, odpowiednim uprawnieniom i dobrej komunikacji z biurem rachunkowym.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
