Stałe miejsce prowadzenia działalności w kontekście KSeF – Nowe objaśnienia Ministerstwa Finansów

Brak stałego miejsca prowadzenia działalności a KSeF

Znowelizowana ustawa o VAT, uwzględniająca KSeF, wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej nie dotyczy podatników, którzy:

1. Nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub
2. Nie mają siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w transakcji (dostawie towarów lub świadczeniu usług), dla której wystawiana jest faktura.

Oznacza to, że podatnicy spełniający powyższe warunki nie są zobowiązani do korzystania z KSeF. Mogą jednak zdecydować się na dobrowolne wystawianie faktur w systemie. W takim przypadku, podatnik będzie mógł, w zależności od transakcji, samodzielnie zdecydować, czy chce wystawić fakturę przez KSeF, czy też skorzystać z tradycyjnej metody wystawiania faktur.

Czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności?

Ministerstwo Finansów w swoich objaśnieniach wskazuje na definicję stałego miejsca prowadzenia działalności, zgodnie z przepisami prawa unijnego. Stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, gdy łącznie spełnione są trzy podstawowe warunki:

• Zaplecze personalne i techniczne usługodawcy znajduje się w danym miejscu.
• To zaplecze ma odpowiednią strukturę umożliwiającą świadczenie usług.
• Miejsce, w którym znajduje się zaplecze, musi mieć odpowiednią stałość, wystarczającą do prowadzenia działalności gospodarczej.

Ważne jest, by stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczyło w danej transakcji, aby przepisy dotyczące KSeF miały zastosowanie.

Zgodnie z przepisami unijnymi, jeśli podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium państwa członkowskiego, w którym należny jest VAT, to zasada jest następująca: stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie bierze udziału w dostawie towarów ani świadczeniu usług. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy zaplecze techniczne i personel tego miejsca są wykorzystywane przez podatnika do celów niezbędnych do realizacji transakcji podlegającej opodatkowaniu. Dotyczy to dostawy towarów lub świadczenia usług w tym państwie członkowskim, i ma miejsce przed dostawą lub w jej trakcie.

Istotność ustalenia stałego miejsca prowadzenia działalności

Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek udostępnienia faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, zwłaszcza jeśli ten nabywca jest podmiotem:

• Nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, lub

• Posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w danej transakcji (dostawie towarów lub świadczeniu usług), dla której wystawiana jest faktura.

Dla określenia ewentualnego obowiązku, czy faktura powinna być udostępniona poza KSeF, należy ocenić, czy podatnik ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, a także czy to miejsce uczestniczy w nabyciu towarów lub usług. Ministerstwo Finansów proponuje trzy rozwiązania:

1. Brak informacji o miejscu prowadzenia działalności nabywcy: W przypadku, gdy podatnik nie dysponuje informacjami, może założyć, że kontrahent nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. W takim przypadku faktura powinna być udostępniona poza KSeF, zgodnie z ustaleniami z nabywcą.
2. Oświadczenie nabywcy o posiadaniu stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce: Jeśli nabywca złoży stosowne oświadczenie o posiadaniu stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podatnik powinien przyjąć stan zgodny z tym oświadczeniem – wówczas faktura powinna być udostępniona w KSeF.
3. Podanie przez nabywcę polskiego numeru NIP: Jeśli nabywca poda do celów transakcji polski numer NIP i nie złoży oświadczenia o braku stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, wówczas podatnik może założyć, że to stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce istnieje i uczestniczy w nabyciu towarów lub usług – w takim przypadku faktura powinna być udostępniona w KSeF, podobnie jak w punkcie 2.