Znajomość budowy schemy e-Faktury – czy to obowiązek przedsiębiorcy?
8 stycznia, 2026
Praktyczne kwestie związane z otrzymywaniem faktur w KSeF od lutego 2026 roku
22 stycznia, 2026S truktura logiczna, w tym elementy FA(3), odgrywa kluczową rolę w wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Wspiera ona działanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który jest systemem teleinformatycznym służącym do obsługi faktur w postaci elektronicznej. Aby faktura była poprawna, musi być zgodna z ustalonym wzorem. Poprawna struktura logiczna jest niezbędna do prawidłowego przetwarzania i wymiany danych w systemie, a rola schemy FA(3) w tym procesie jest nieoceniona.
Kluczowe funkcje schemy FA(3) w procesie wystawiania e-faktury
I. Jednolity format i wzór dokumentu
Schema FA(3) to ujednolicony, ustrukturyzowany wzór dokumentu elektronicznego w formacie XML, który ma na celu ujednolicenie formy faktur elektronicznych. Ważne jest, że struktura FA(3) nie narzuca wzoru graficznego, czyli wyglądu faktury, ale precyzyjnie określa, jakie dane muszą być zawarte w pliku XML.
| Rodzaj | Opis |
|---|---|
| Obowiązek stosowania wzoru | Faktura ustrukturyzowana musi być wystawiana w formie elektronicznej i zgodna z określonym wzorem. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury ustrukturyzowane będą musiały korzystać wyłącznie z struktury FA(3). |
| Spójność danych | FA(3) zapewnia jednolitą lokalizację dla danych w fakturze, co gwarantuje ich spójność zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. |
| Wszechstronność zastosowań | FA(3) umożliwia wystawianie różnych rodzajów faktur (np. zwykłych, korygujących, zaliczkowych), zgodnych z przepisami ustawy o VAT. |
II. Kontrola zgodności pliku XML i zatwierdzenie faktury
Schema FA(3) stanowi podstawę kontroli plików XML przesyłanych do KSeF. System weryfikuje, czy plik jest zgodny z odpowiednią strukturą FA(3) i czy zawiera wszystkie wymagane dane.
| Rodzaj | Opis |
|---|---|
| Weryfikacja zgodności pliku | KSeF weryfikuje, czy plik XML jest zgodny z odpowiednią strukturą FA(3). |
| Odrzucenie niezgodnych plików | Jeśli plik XML nie spełnia wymogów (np. brakuje wymaganych danych), faktura zostaje odrzucona, a system nie nadaje numeru KSeF. Faktura nie jest uznawana za wystawioną. |
| Uznanie faktury za wystawioną | Faktura jest uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF, pod warunkiem, że plik XML jest poprawny i zgodny z wymogami. |
III. Określenie danych obowiązkowych i dodatkowych w fakturze
Struktura FA(3) określa, jakie dane muszą być zawarte w fakturze i w jakim formacie.
- Dane obowiązkowe: Faktura musi zawierać elementy określone przez ustawę o VAT, jak np. NIP sprzedawcy. Jeśli brak jest NIP sprzedawcy, faktura nie zostanie zaakceptowana przez system KSeF.
- Dane dodatkowe: Struktura zawiera także elementy opcjonalne, które mogą być przydatne z perspektywy praktyki biznesowej (np. dane kontaktowe, informacje o płatności, opis transakcji w polu „DodatkowyOpis”).
IV. Elementy struktury FA(3)
FA(3) składa się z kilku kluczowych elementów, które tworzą spójną całość.
| Element | Opis |
|---|---|
| Nagłówek | Zawiera dane podstawowe, w tym dane sprzedawcy i nabywcy. |
| Dane podmiotów | Określenie stron transakcji, np. sprzedawcy, nabywcy, reprezentanta. |
| Szczegóły faktury | Zawiera pozycje towarów/usług, ceny, podatki. |
| Stopka | Zawiera dane końcowe, np. podsumowanie faktury. |
| Załącznik | Integralna, ustrukturyzowana część faktury XML. |
V. Specyficzne wymogi dla faktur korygujących
FA(3) zawiera również specjalny element dla faktur korygujących: DaneFaKorygowanej, który pozwala na odniesienie się do faktur pierwotnych. Taki element jest istotny zarówno dla faktur wystawionych w KSeF, jak i poza nim.
Podsumowanie: Rola schemy FA(3) w wystawianiu faktur ustrukturyzowanych
Schema FA(3) pełni rolę cyfrowej struktury faktury, zapewniając jej jednolitą strukturę w formacie XML, co umożliwia systemowi KSeF skuteczną walidację i legalizację faktur. Każdy przedsiębiorca musi zrozumieć, jakie dane są obowiązkowe, a które opcjonalne i jak prawidłowo wypełniać faktury zgodnie z wymaganiami struktury FA(3).
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
