VAT od hotelu i jedzenia – dlaczego w większości przypadków nie możesz go odliczyć
7 października, 2025
Żona na zleceniu w firmie męża? ZUS nie uzna jej za osobę współpracującą
15 października, 2025P rzygotowaliśmy dla Państwa kolejny zestaw najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten praktyczny przewodnik ma na celu ułatwić codzienne fakturowanie, rozwiać wątpliwości dotyczące technicznych aspektów systemu oraz wyjaśnić obowiązki podatników.
Aby zapewnić przejrzystość, uporządkowaliśmy zagadnienia w dwóch kategoriach:
• faktury w codziennych sytuacjach – praktyczne kwestie, z którymi przedsiębiorcy spotykają się na co dzień,
• szczegóły techniczne i obowiązki podatnika – zagadnienia związane z prawidłowym korzystaniem z systemu oraz wymogami prawnymi.
To kontynuacja naszego cyklu praktycznych poradników, które mają pomagać firmom radzić sobie z nowymi regulacjami i wyzwaniami związanymi z KSeF.
Faktury a codzienne sytuacje
Co z mikroprzedsiębiorcami „wykluczonymi cyfrowo”, którzy nie korzystają z komputera i wystawiają faktury papierowo?
Mikroprzedsiębiorcy o niewielkiej skali działalności – czyli tacy, których miesięczne obroty nie przekraczają około 10 000 zł – często korzystają ze zwolnienia z VAT. To właśnie dla nich termin obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF został przesunięty do 1 stycznia 2027 roku.
Od 1 lutego 2026 r. będą jednak zobowiązani do odbierania faktur zakupowych za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli sami jeszcze nie wystawiają dokumentów w tym systemie.
W przypadku braku komputera lub dostępu do internetu mają dwie możliwości:
• skorzystać z bezpłatnej aplikacji mobilnej Ministerstwa Finansów, działającej na smartfonach i tabletach,
• upoważnić inną osobę lub biuro rachunkowe do wystawiania faktur w ich imieniu.
„Wykluczeni cyfrowo” to potoczne określenie branżowe i medialne na osoby lub firmy, które z powodu braku dostępu do komputerów lub internetu mają trudności z korzystaniem z cyfrowych systemów. Należy jednak pamiętać, że nie jest to formalny termin prawny.
Czy w KSeF można kopiować faktury z miesiąca na miesiąc? To ważne pytanie dla firm, które co miesiąc wystawiają podobne dokumenty tym samym klientom.
Nie, w KSeF nie ma możliwości kopiowania faktur w taki sposób, by ponownie je „użyć” bez ponownego wystawienia. Każda faktura — nawet jeśli dotyczy tego samego klienta i identycznych usług lub towarów — musi być wystawiona i przesłana do KSeF jako osobny dokument, z nowym, unikalnym numerem identyfikującym fakturę w systemie.
KSeF to system do wystawiania i przechowywania faktur, a nie ewidencja rozliczeń VAT. Nie zastępuje on ani rejestru sprzedaży, ani deklaracji podatkowych.
Dobrą praktyką w przypadku powtarzalnych faktur jest korzystanie z programów księgowych lub systemów ERP zintegrowanych z KSeF. Pozwalają one tworzyć szablony faktur cyklicznych i automatyzować ich wystawianie, co znacznie usprawnia pracę.
Czy zasady księgowania raportów kasowych ulegną zmianie?
Nie, zasady księgowania raportów kasowych nie zmieniają się – raporty kasowe nie są objęte KSeF i nie będą przesyłane do tego systemu.
Do końca 2026 roku faktury generowane przez kasy fiskalne również nie będą trafiały do KSeF. Wyjątkiem są faktury wystawiane do paragonów, które nie pochodzą z kas fiskalnych – takie faktury już teraz muszą być przesyłane do KSeF.
W ich treści należy dodatkowo oznaczyć odpowiednie pole FP, wpisując cyfrę „1”, co oznacza, że faktura została wystawiona do paragonu.
Co się stanie z fakturami, które przeoczymy w KSeF jako nabywca? Czy mogą pojawić się duplikaty?
Nie, w KSeF nie powstają duplikaty — każda faktura ustrukturyzowana ma unikalny numer identyfikacyjny KSeF i jest przechowywana w systemie przez 10 lat (licząc od końca roku, w którym została wystawiona).
Jeśli jako nabywca nie rozliczysz faktury w miesiącu jej otrzymania, masz możliwość ujęcia jej w rozliczeniu za jeden z kolejnych trzech okresów rozliczeniowych. W razie potrzeby możliwe jest też skorygowanie wcześniejszych deklaracji — zasady te pozostają bez zmian.
Czy jeśli pobieramy faktury klienta bezpośrednio z KSeF i prowadzimy PKPiR oraz ewidencję VAT w programie, musimy mieć dokumenty źródłowe w formie papierowej?
Nie, przepisy nie wymagają przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej.
Jeśli faktury są pobierane z KSeF i prawidłowo archiwizowane elektronicznie (np. w systemie księgowym lub narzędziu zintegrowanym z KSeF), nie ma obowiązku drukowania ich ani przechowywania w wersji papierowej. Taka forma jest w pełni wystarczająca do prowadzenia PKPiR oraz ewidencji VAT.
Co zrobić, gdy na jednej fakturze znajdują się zarówno wydatki firmowe, jak i prywatne? Czy w JPK VAT pojawi się inna kwota niż na fakturze z KSeF?
Korzystanie z KSeF nie zmienia zasad dotyczących wystawiania i rozliczania faktur. Nadal możliwe jest dokumentowanie na jednej fakturze zakupów związanych z działalnością gospodarczą oraz tych o charakterze prywatnym.
W takiej sytuacji to podatnik decyduje, jaką część VAT może odliczyć, zgodnie z rzeczywistym wykorzystaniem towarów lub usług.
W JPK VAT należy ująć tylko część firmową faktury – czyli tę, która jest związana z prowadzoną działalnością. To naturalne, że kwota wykazana w ewidencji VAT (JPK) może być niższa niż pełna wartość faktury widoczna w KSeF.
KSeF nie zastępuje ewidencji księgowej – jest jedynie systemem gromadzącym wystawione i otrzymane faktury, a nie narzędziem do ich rozliczania podatkowego.
Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?
Nie. Tzw. faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Jest to jedynie dokument o charakterze informacyjnym, który nie wywołuje skutków podatkowych ani księgowych. W związku z tym, proformy nie podlegają rejestracji w KSeF i nie mogą być wystawiane za jego pośrednictwem.
Jeśli potrzebujesz wygenerować dokument potwierdzający warunki transakcji (np. przedpłatę), należy nadal robić to poza systemem KSeF – przy użyciu dotychczasowych narzędzi, np. programu fakturującego lub w formie PDF.
Czy w KSeF można wystawiać faktury dla osób prywatnych (B2C)?
Tak. Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie faktur zarówno dla podatników (transakcje B2B), jak i dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
W przypadku faktur dla konsumentów, KSeF przewiduje tzw. dostęp anonimowy – odbiorca może pobrać swoją fakturę ze strony Ministerstwa Finansów, podając odpowiednie dane identyfikacyjne, np. numer faktury i NIP sprzedawcy.
Warto jednak pamiętać, że w przypadku transakcji B2C przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury, chyba że klient o nią poprosi – zasady te pozostają bez zmian.
Szczegóły techniczne i obowiązki podatnika
Czy VAT naliczamy według daty wystawienia faktury czy według daty wysłania jej do KSeF?
Podstawowe zasady rozliczania VAT nie ulegają zmianie – moment powstania obowiązku podatkowego wciąż zależy przede wszystkim od daty dostawy towaru lub wykonania usługi.
Jednak w sytuacjach, gdy przepisy uzależniają moment powstania obowiązku podatkowego od daty wystawienia faktury, należy dodatkowo wziąć pod uwagę sposób jej przesłania do KSeF. W systemie KSeF wyróżniamy kilka trybów i sytuacji.
- Tryb online (standardowy):
Fakturę można wysłać od razu po wystawieniu lub w ciągu tego samego dnia — data wysłania do KSeF jest uznawana za datę wystawienia faktury. - Tryb offline 24 / awaria lokalna:
Jeśli faktura jest wystawiana lokalnie, podatnik ma czas do końca następnego dnia roboczego na jej przesłanie do KSeF. - Awaria po stronie Ministerstwa Finansów:
W przypadku problemów technicznych po stronie MF, po przywróceniu działania systemu masz 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF. - Przerwa serwisowa:
Po zaplanowanej przerwie serwisowej czas na wysłanie faktur do KSeF wynosi 1 dzień roboczy od ponownego uruchomienia systemu. - Awaria całkowita (np. wojna, cyberatak):
W skrajnych sytuacjach, gdy system KSeF jest niedostępny przez dłuższy czas, faktury można wystawiać tradycyjnie — bez kodu QR i bez obowiązku przesyłania do KSeF.
- Tryb online (standardowy):
Czy na fakturze w KSeF zaznacza się mechanizm podzielonej płatności (MPP)?
Tak, mechanizm podzielonej płatności należy zaznaczyć w specjalnym polu o nazwie P_18A.
- Jeśli wartość faktury przekracza 15 000 zł (lub równowartość w walucie obcej) i dotyczy towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, w polu P_18A wpisuje się cyfrę „1” (oznaczającą obowiązek stosowania MPP).
- W pozostałych przypadkach wpisuje się cyfrę „2” (oznaczającą brak obowiązku mechanizmu podzielonej płatności).
Czy można wystawiać faktury do paragonów?
Tak, faktury wystawione do paragonów muszą być przesyłane do KSeF i zawierać odpowiedni znacznik. W polu „FP” (faktura do paragonu) należy wpisać cyfrę „1”, co wskazuje, że faktura dotyczy paragonu, który nie pochodzi z kasy fiskalnej. Dzięki temu system prawidłowo zidentyfikuje dokument.
Czy w KSeF możliwe jest odrzucenie faktury, jeśli została wystawiona błędnie, np. na niewłaściwego nabywcę?
Nie, KSeF nie umożliwia odrzucenia wystawionej faktury. W przypadku błędu, np. wskazania niewłaściwego nabywcy, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez jej wystawcę.
Czy możliwe jest automatyczne pobieranie faktur otrzymanych z KSeF?
Tak, automatyczne pobieranie otrzymanych faktur z KSeF jest możliwe. Funkcjonalność ta zależy jednak od używanego oprogramowania – to, w jaki sposób i jak często system pobiera nowe dokumenty, określa dostawca danego rozwiązania. W praktyce większość nowoczesnych programów księgowych i systemów ERP oferuje integrację z KSeF i umożliwia automatyczny import faktur do systemu.
Podsumowanie:
Mamy nadzieję, że ten Q&A rozwiał wiele wątpliwości dotyczących KSeF i pomoże w efektywnym korzystaniu z systemu. Warto pamiętać, że prawidłowe wystawianie i księgowanie faktur to podstawa sprawnego prowadzenia działalności oraz zgodności z przepisami.
W razie potrzeby wsparcia – technicznego lub merytorycznego
– zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy we wdrożeniu KSeF w Państwa firmie. Udostępniamy również narzędzia, które ułatwiają codzienną pracę z fakturami.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
