Kurs językowy dla podwykonawcy B2B – kto to rozlicza?
18 września, 2025
VAT od hotelu i jedzenia – dlaczego w większości przypadków nie możesz go odliczyć
7 października, 2025P rzygotowaliśmy zestaw pytań i odpowiedzi dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które mogą być dla Państwa pomocne. W tym praktycznym Q&A znajdą Państwo odpowiedzi na kluczowe zagadnienia związane ze startem i obsługą systemu, wystawianiem faktur, sytuacjami awaryjnymi, a także przechowywaniem i rozliczaniem dokumentów.
Dla większej przejrzystości podzieliliśmy pytania na kategorie, aby łatwiej było odnaleźć potrzebne informacje.
Start i obsługa systemu KSeF
Czy trzeba zakładać konto lub profil w KSeF, żeby wystawiać faktury?
W KSeF nie tworzy się tradycyjnego konta użytkownika z loginem i hasłem. System automatycznie generuje profil podatnika na podstawie jego rejestracji w rejestrze podatników VAT.
Aby korzystać z KSeF — czyli wystawiać lub odbierać faktury — należy się uwierzytelnić za pomocą jednej z dostępnych metod: podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokena API (w przypadku integracji z systemami księgowymi) lub odpowiednich certyfikatów.
Dodatkowo podmioty muszą nadać odpowiednie uprawnienia osobom lub programom, które będą korzystać z systemu w ich imieniu, co pozwala na bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie fakturami w KSeF.
Czy po pierwszym zalogowaniu się do systemu muszę wystawiać wszystkie faktury w KSeF?
Nie, samo zalogowanie się do KSeF nie obliguje do wystawiania wszystkich faktur w tym systemie. Można wystawiać faktury tradycyjne lub tylko wybrane faktury elektroniczne, dopóki nie nadejdzie obowiązek korzystania z KSeF.
Czy mogę wysyłać faktury do KSeF z różnych programów lub aplikacji?
Tak, nie ma ograniczeń co do liczby programów lub aplikacji, z których korzystasz. Można wysyłać faktury np. z programu księgowego i aplikacji KSeF jednocześnie. Możliwość integracji programu z KSeF zapewnia Token lub certyfikat.
Czy KSeF działa w wersji testowej (środowisku demonstracyjnym)?
Na 30 września 2025 r. resort finansów zaplanował włączenie KSeF 2.0 w wersji testowej. Można tam sprawdzić funkcjonalność systemu przed rozpoczęciem pracy w środowisku produkcyjnym.
Czy mogę się zarejestrować w KSeF jako podmiot zagraniczny?
Tak, zagraniczni podatnicy zarejestrowani dla celów VAT w Polsce również są objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), gdy stanie się on obowiązkowy. Nie ma odrębnej procedury rejestracji w KSeF – dostęp uzyskuje się poprzez nadanie uprawnień (np. pełnomocnictwa) i uwierzytelnienie się w systemie.
Dostęp do KSeF wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zgodnego z eIDAS), e-dowodu lub profilu zaufanego. Dla podmiotów zagranicznych najczęściej konieczne będzie ustanowienie pełnomocnika, który posiada polskie środki identyfikacji elektronicznej.
Czy KSeF zastąpi tradycyjne (papierowe / PDF) faktury całkowicie?
Tak — po wejściu obowiązku stosowania KSeF faktury papierowe lub w formacie PDF nie będą już formalnie traktowane jako oryginały. Dokumentem urzędowym stanie się faktura ustrukturyzowana w systemie KSeF.
Czy struktura faktur (np. pola obowiązkowe) zmieni się w KSeF 2.0?
Tak — od 30 września 2025 r., wraz z uruchomieniem KSeF 2.0, obowiązuje nowa wersja faktury ustrukturyzowanej, oznaczona jako FA(3). Część pól stała się obowiązkowa, a inne zostały dodane lub zmodyfikowane.
Czy w KSeF będzie można samofakturować (self billing)?
Tak — system przewiduje możliwość samofakturowania, pod warunkiem uzyskania odpowiednich uprawnień i umowy między stronami.
Czy przy płatnościach przelewem należy podawać numer faktury czy numer KSeF?
Od 2027 roku przy płatnościach przelewem trzeba będzie podawać numer KSeF, jeśli obie strony są podatnikami VAT. Obowiązek ten dotyczy również płatności dokonywanych przez osoby trzecie.
Wystawianie faktur i działania awaryjne
Jakie kody QR muszą znaleźć się na fakturze wystawionej w trybie awaryjnym (offline lub offline24) i przekazanej nabywcy poza KSeF?
Faktura wystawiona w trybie awaryjnym (offline lub offline24) i przekazana nabywcy poza KSeF musi zawierać dwa kody QR.
- Kod QR „OFFLINE”:
- zapewnia dostęp do faktury w KSeF po jej przesłaniu,
- umożliwia weryfikację danych zawartych na fakturze. - Kod QR „CERTYFIKAT”:
- służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury,
- umożliwia sprawdzenie, kto faktycznie wystawił dokument poza systemem.
- Kod QR „OFFLINE”:
Czy faktury muszą być wysyłane do KSeF od razu po wystawieniu, a może pod koniec dnia roboczego?
Nie, faktury nie muszą być wysyłane do KSeF natychmiast po ich wystawieniu. Wysyłka zależy od trybu wystawienia oraz dostępności systemu:
- tryb online: można wysłać fakturę od razu lub później tego samego dnia,
- tryb offline24 / awaria lokalna: czas do końca następnego dnia roboczego,
- awaria po stronie MF: po przywróceniu systemu jest 7 dni roboczych na wysyłkę,
- przerwa serwisowa: czas na wysyłkę to 1 dzień roboczy po ponownym uruchomieniu systemu,
- awaria całkowita (np. wojna, cyberatak): faktury wystawiasz tradycyjnie, bez QR i bez obowiązku przesyłania do KSeF.
Przechowywanie i rozliczanie faktur
Czy w KSeF są przechowywane faktury?
Tak — faktury wystawione w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono.
Czy można pobierać faktury zbiorczo w formacie XML i zaimportować je do programu księgowego?
Tak, system KSeF umożliwia masowe pobieranie faktur w formacie XML, które można zaimportować do programów księgowych.
Czy będzie można wybrać, które faktury chcę pobrać?
Tak, to od podatnika zależy, które faktury pobierze.
Czy muszę przechowywać papierowe faktury, jeśli pobieram je elektronicznie z KSeF?
Nie, prawo nie wymaga przechowywania papierowych wersji faktur. Wystarczy posiadanie elektronicznych dokumentów pobranych z KSeF.
Co się stanie, jeśli nie rozliczę faktury w miesiącu jej otrzymania?
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat. Możesz rozliczyć fakturę w ciągu trzech kolejnych miesięcy lub dokonać korekty rozliczenia.
Czy system KSeF umożliwia powiadomienia o nowych fakturach?
Nie — sam KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Aby otrzymywać powiadomienia, należy korzystać z zewnętrznych programów lub integracji.
Czy do faktur z KSeF można dołączać załączniki (np. dokumentacje techniczne)?
Obecnie nie ma możliwości dołączania załączników bezpośrednio do faktur w KSeF. Można jednak umieścić link do zewnętrznego pliku lub systemu.
Od 1 lutego 2026 r. planowane jest wprowadzenie możliwości dodawania ustrukturyzowanych załączników w formacie XML.
Co zrobić, jeśli faktura w KSeF została wystawiona na błędnego nabywcę lub z błędnym NIP-em?
Nie można faktury odrzucić w KSeF. Należy skontaktować się z wystawcą, który powinien wystawić korektę do zera (anulującą fakturę) i następnie fakturę właściwą.
Czy w KSeF można wystawiać duplikaty faktur? Kiedy są potrzebne i jak je oznaczyć?
Tak. Jeśli faktura była wystawiona poza KSeF (np. w trybie offline) i się zgubiła, można wystawić jej duplikat. Taki duplikat powinien zawierać:
oznaczenie „DUPLIKAT”,
datę wystawienia duplikatu,
dwa kody QR (jeśli faktura jest przekazywana poza KSeF):
- kod dostępu do faktury (oznaczenie: „OFFLINE”),
- kod potwierdzający tożsamość wystawcy (oznaczenie: „CERTYFIKAT”).
Podsumowanie:
Krajowy System e-Faktur to ważna zmiana, która wpływa na sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w polskich firmach. Mamy nadzieję, że ten przegląd najważniejszych pytań i odpowiedzi pomoże Państwu lepiej zrozumieć zasady działania KSeF oraz przygotować firmę do efektywnej pracy z nowym systemem.
Zapraszamy do śledzenia kolejnych materiałów, w których poruszymy kolejne praktyczne zagadnienia związane z KSeF i odpowiemy na najczęściej pojawiające się pytania.
Nasze wsparcie w korzystaniu z KSeF
Naszym klientom oferujemy narzędzie w pełni zintegrowane z KSeF, które ułatwia wystawianie i zarządzanie fakturami. Wśród funkcji znajdą Państwo m.in. integrację z bankiem, faktury cykliczne, aplikację mobilną oraz płatności online.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
