Prezenty biznesowe na Święta: Jak budować relacje zgodnie z prawem?

Polityki prezentowe – rynkowy standard

Coraz więcej firm, niezależnie od ich wielkości, wprowadza formalne zasady dotyczące prezentów. Zasady te są szczególnie istotne w okresie świątecznym, kiedy wymiana upominków staje się częstsza. Polityki prezentowe pomagają uniknąć ryzyka nieporozumień czy oskarżeń o nieetyczne zachowanie.

Kluczowe elementy polityki prezentowej obejmują:

limity wartości upominków – określenie maksymalnej kwoty, jaką można przeznaczyć na prezent,

lista dozwolonych prezentów – co może być wręczane, np. drobne upominki reklamowe, kalendarze czy długopisy,

obowiązek rejestracji prezentów – dla zwiększenia przejrzystości, szczególnie w przypadku drobniejszych upominków.

Ważne: Podczas negocjacji czy przetargów nie należy wręczać prezentów, nawet jeśli mają one wartość symboliczną. Takie gesty mogą być odebrane jako próba wywarcia wpływu i mogą prowadzić do zarzutów o nieetyczne zachowanie, naruszenie zasad etyki biznesowej.

Zaproszenia na wydarzenia (np. mecze, koncerty) traktowane są różnie, w zależności od kontekstu. Jeśli zaproszenie jest dopełnieniem gościnności (np. darczyńca idzie z nami na wydarzenie), jest to akceptowane. Jednak jeśli tylko wręczymy bilety i nie towarzyszymy gościom, może to być uznane za nieodpowiedni prezent rzeczowy, naruszający zasady etyki.

Prezenty a prawo i podatki – co musisz wiedzieć?

Świąteczne upominki wiążą się również z konsekwencjami podatkowymi, które przedsiębiorcy powinni uwzględnić. Warto pamiętać, że nie każdy prezent może być wręczony bez obawy o skutki podatkowe. Przepisy przewidują limity zwolnień z PIT i VAT, a ich przekroczenie wiąże się z obowiązkiem rozliczeń zarówno po stronie darczyńcy, jak i obdarowanego.

PIT – prezenty a podatek dochodowy

Prezenty o wartości do 200 zł mogą być przekazywane bez konieczności odprowadzania podatku dochodowego. Jeśli jednak wartość upominku przekroczy ten limit, osoba obdarowana będzie zobowiązana do zapłacenia podatku dochodowego.

Uwaga: W przypadku prezentów dla pracowników cała wartość upominku podlega opodatkowaniu PIT, nawet jeśli jest to prezent o niewielkiej wartości. Dlatego warto szczególnie uważać na prezenty, które mogą być uznane za nieopodatkowane.

VAT – prezenty a podatek od towarów i usług

Prezenty o wartości do 100 zł netto na osobę rocznie są zwolnione z VAT-u, pod warunkiem, że są wręczane klientom lub partnerom biznesowym. Dla upominków o wartości poniżej 20 zł netto, ewidencja VAT nie jest wymagana, o ile są to prezenty o charakterze reklamowym. Należy pamiętać, że limity te dotyczą tylko prezentów wręczanych klientom i partnerom biznesowym, a nie pracownikom.

W okresie przedświątecznym przedsiębiorcy powinni szczególnie zwrócić uwagę na te przepisy, aby uniknąć późniejszych nieporozumień podatkowych. Warto zadbać o to, by wszelkie darowizny miały odpowiednią dokumentację, zwłaszcza gdy przekraczają określone limity.

Zasady przyjęcia i wręczania prezentów – ogólne wytyczne

Zasady przyjęcia i wręczania prezentów biznesowych mogą się różnić w zależności od firmy. Istnieje jednak kilka ogólnych reguł, które pomagają w zachowaniu etyczności i zgodności z przepisami prawa. Oto one:

 charakter spotkania – prezent powinien być wręczany tylko podczas oficjalnych spotkań, np. spotkań biznesowych, konferencji, nie zaś w bardziej prywatnym kontekście,

wartość prezentu – wartość upominku powinna mieścić się w granicach ustalonych limitów. Zbyt drogie prezenty mogą zostać uznane za próbę wywarcia wpływu lub formę korupcji,

dobrowolność – prezent nie może być wręczany w sposób wymuszony, nie może wiązać się z oczekiwaniem wzajemności lub z obowiązkiem odwdzięczenia się,

okolicznościowy charakter – prezent powinien być związany z określoną okazją, np. Świętami Bożego Narodzenia, jubileuszem firmy, a nie stanowić regularny sposób podtrzymywania kontaktów biznesowych.

Polityka prezentowa w firmach prywatnych – co powinna zawierać?

Choć w polskim prawie nie ma obowiązku wdrażania polityki prezentowej w firmach prywatnych, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na ten krok, traktując to jako element zarządzania ryzykiem. Co powinna zawierać polityka prezentowa w firmie?

1. Budżet – określenie akceptowalnej wartości prezentów (np. limity kwotowe na upominki). Limity te mogą różnić się w zależności od tego, czy prezent ma charakter reklamowy, reprezentacyjny, i czy jest wręczany pracownikowi, czy klientowi/partnerowi biznesowemu.

2. Lista dozwolonych prezentów – jakie przedmioty mogą być wręczane, np. kalendarze, długopisy, drobne upominki reklamowe. Należy również określić, czy prezent ma być o charakterze reklamowym (np. upominki z logo firmy, które mają na celu promocję) czy reprezentacyjnym (prezent mający na celu budowanie i utrzymywanie relacji, bez powiązania z bezpośrednią promocją firmy).

3. Czarna lista prezentów – prezenty, które są zabronione, np. gotówka, luksusowe upominki, które mogą zostać uznane za próbę wywarcia wpływu, korupcję lub naruszenie zasad etyki biznesowej.

4. Rejestr prezentów – przedsiębiorcy mogą stworzyć rejestr prezentów wręczanych pracownikom, szczególnie w przypadku drobnych upominków. Dla klientów i partnerów biznesowych warto wprowadzić rejestr prezentów o wyższej wartości, aby zapewnić przejrzystość i zgodność z przepisami.

5. Oświadczenie o braku konfliktu interesów – pracownicy mogą być zobowiązani do składania oświadczeń o braku konfliktu interesów w związku z wręczaniem prezentów, szczególnie w kontekście kontaktów biznesowych.

Zbliżający się okres świąteczny to dobry moment, by wprowadzić lub przypomnieć pracownikom zasady dotyczące wręczania prezentów, aby uniknąć nieporozumień i zagwarantować zgodność z obowiązującymi przepisami.

Zasady etyki w przekazywaniu prezentów – co zalecone, a co zabronione?

„Skromność i sporadyczność” – to zasada, która powinna rządzić przekazywaniem upominków, zwłaszcza w okresie świątecznym.

Akceptowane prezenty:

drobne upominki o charakterze marketingowym (np. firmowe gadżety),

zaproszenia na posiłki biznesowe lub konferencje branżowe, pod warunkiem, że są rozsądne i nie mają na celu wywarcie wpływu.

Zabronione prezenty:

przekazywanie gotówki lub jej ekwiwalentu (np. bonów),

przesyłanie prezentów na adresy prywatne pracowników,

wręczanie luksusowych upominków.