Praktyczne kwestie związane z otrzymywaniem faktur w KSeF od lutego 2026 roku

Nie będzie można „nie zgodzić się” na faktury w KSeF 

Do tej pory (w okresie dobrowolnym) można było nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. taka możliwość znika – faktury między firmami będą trafiać do KSeF automatycznie.

Wyjątkiem są m.in.:

• konsumenci (osoby prywatne),
• podmioty zagraniczne,
• podmioty bez NIP.

W tych przypadkach faktura będzie przekazywana w uzgodniony sposób, np. e-mailem lub na papierze.

Dla firm z NIP oznacza to jedno: faktura zawsze będzie w KSeF – niezależnie od woli nabywcy.

Odbierasz faktury od lutego, nawet jeśli wystawiasz później

Terminy obowiązku wystawiania faktur w KSeF są różne:

• od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla większości firm,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorców.

Ale uwaga! obowiązek OTRZYMYWANIA faktur w KSeF zaczyna się dla wszystkich już 1 lutego 2026 r.

Czyli nawet jeśli jeszcze nie musisz wystawiać faktur w KSeF, to:

• Twoi kontrahenci już będą je tam wysyłać,
• a Ty musisz mieć możliwość ich odebrania.

Jak sprawdzić swoje faktury, jeśli nie masz programu księgowego?

Jeśli na początku nie masz jeszcze programu zintegrowanego z KSeF, możesz skorzystać z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów, m.in.:

• Aplikacja Podatnika KSeF (przeglądarka),
•  aplikacja mobilna KSeF,
• e-Mikrofirma.

Po zalogowaniu zobaczysz wszystkie faktury, które zostały Ci wystawione.

To dobre rozwiązanie przejściowe albo dla firm, które dostają niewiele faktur.
Przy większej liczbie dokumentów lepiej sprawdzi się program księgowy z integracją z KSeF.

Sprzedawca nie musi już wysyłać faktury e-mailem

Jeśli Twój kontrahent wystawia fakturę w KSeF, to:

• nie ma obowiązku wysyłać jej dodatkowo mailem czy w PDF,
• faktura jest uznana za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF.

Może natomiast przekazać tzw. potwierdzenie transakcji (np. z kodem QR lub linkiem), dzięki któremu można pobrać fakturę bez logowania do systemu. To wygodne przy pojedynczych zakupach.

Nie da się „odrzucić” faktury w KSeF

KSeF to nie jest system do akceptowania lub odrzucania faktur.

Jeśli dostaniesz fakturę z błędem albo wystawioną na niewłaściwą firmę:

• nie możesz jej usunąć,
• nie możesz jej „cofnąć” w systemie.

Co wtedy?

• sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą,
• ewentualne spory wyjaśnia się poza systemem, bezpośrednio z kontrahentem.

KSeF nie wyśle Ci powiadomienia o nowej fakturze

System nie wysyła maili ani alertów, że pojawiła się nowa faktura.
To oznacza, że:

• program księgowy musi sam sprawdzać (odpytywać) system,
• albo trzeba regularnie logować się i kontrolować faktury ręcznie.

Niektóre programy mogą oferować własne powiadomienia, ale to już zależy od dostawcy oprogramowania, nie od KSeF.

Sprzedawca nie wie, czy pobrałeś fakturę

Faktura jest dostępna w KSeF od razu po jej wystawieniu, ale:

• sprzedawca nie widzi, czy ją pobrałeś,
• nie ma informacji, ile razy została pobrana.

Dlatego warto mieć własne procedury kontroli dokumentów, żeby nic nie „zginęło” w systemie.