Jednym z podstawowych sposobów obniżania podatku dochodowego są koszty uzyskania przychodu.

Co to jest koszt uzyskania przychodu?

Definicji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty, poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Tak określona definicja powoduje, że to przedsiębiorca musi być w stanie wyjaśnić i uzasadnić poniesiony koszt (urzędnik nie musi się z tym zgodzić). Art 23 zawiera listę kosztów, które z założenia nie mogą być uznane, warto więc planując większe wydatki upewnić się, czy nie znajdują się na tej liście.

Warto generować koszty

Podatek jest procentem od uzyskanego dochodu. Dochód ustala się odejmując od przychodów koszty, tak więc im wyższe koszty, tym niższy podatek dochodowy.

Jakie dokumenty potwierdzają poniesione koszty?

Aby zaliczyć wydatek do kosztów, musimy posiadać dokument stanowiący dowód transakcji. Może nim być np. faktura, rachunek, dowód poniesienia opłaty pocztowej, dowód zapłaty za przejazd autostradą, bilet, o ile na bilecie jest podana m.in. odległość ( >50 km), nazwa i NIP sprzedawcy, czy kwoty netto i brutto.

Warto wspomnieć, że istnieje grupa wydatków, które zaliczamy do kosztów bez dokumentów np wyjazd służbowy (kwoty diet).

Wydatki na czynsz i media

Wynajmując biuro lub gabinet możemy zaliczyć do kosztów opłaty za czynsz i media w całości. Prowadząc działalność w mieszkaniu, w którym mieszkamy, możemy na podstawie oświadczenia oszacować procent powierzchni wykorzystywany w działalności i na tej podstawie odliczyć w kosztach tylko ten procent z całości opłat np. za energię, ogrzewanie, czynsz itp. Rachunki za media lub czynsz mogą być wystawione na inną osobę, niż osoba prowadząca działalność, rozwiązaniem w takiej sytuacji jest umowa wynajmu, która wyjaśnia sposób regulowania opłat.

Sprzęt elektroniczny i wyposażenie biura

Jednym z pierwszych wydatków osób rozpoczynających działalność są zakupy sprzętu elektronicznego: komputer, monitor, laptop, tablet, smartfon, myszka, drukarka, skaner. Do wydatków, które powinniśmy już uzasadnić mogą należeć np. aparat fotograficzny, oprogramowanie, gps.

Wyposażenie biura stanowi drugą grupę podstawowych wydatków: biurko, fotel, stół, szafki na dokumenty, kanapa (przyjmowanie klientów w biurze lub gabinecie), trzeba jednak pamiętać, iż wydatki te powinny mieścić się w granicach rozsądku i nie wykraczać poza ogólnie przyjęte zwyczaje, np zakup antycznej kanapy lub obrazu będącego dziełem sztuki.

Usługi

Stanowią szeroką i powszechną grupę. Większość firm, aby usprawnić pracę dokonuje zakupu usług od innych kontrahentów : księgowość, reklama, usługi kurierskie, transportowe, prawnicze, doradcze, telekomunikacyjne, informatyczne, wydatki związane z prowadzeniem strony internetowej (domena, serwer, wsparcie techniczne, pozycjonowanie, AdWords, prowadzenie Facebooka).

Zdarza się, iż osoba która świadczyła nam usługę nie prowadzi działalnością gospodarczej, w tym przypadku należy podpisać umowę o dzieło lub zlecenie. Wydatki z tytułu zatrudnienia osób: umowę o pracę, zlecenie czy o dzieło stanowią koszt w chwili wypłacenia wynagrodzenia

Pojazdy

Wykorzystując w działalności samochód można zaliczać do kosztów wydatki z nim związane: paliwo, części zamienne (w tym opony), usługi serwisowe, ubezpieczenie oraz amortyzację (tylko w przypadku pojazdów firmowych).

Pojazdy firmowe – pojazdy wprowadzone do majątku firmy, podlegające amortyzacji (oznacza to, że co miesiąc kosztem staje się określona kwota z tytułu odpisu amortyzacyjnego – stopniowego zużywania się pojazdu). Pojazdy firmowe osobowe nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Pojazdy ciężarowe mogą zostać zamortyzowane w całości w miesiącu wprowadzenia lub w następnym miesiącu po wprowadzeniu ich do majątku firmy.

Pojazdy niefirmowe – są to pojazdy, które nie są majątkiem firmy ale są użytkowane w ramach prowadzonej działalności. Przedsiębiorca, który wykorzystuje pojazd nie będący jego własnością powinien mieć podpisaną umowę użyczenia lub najmu z właścicielem. Pojazdy niefirmowe osobowe wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zwanej kilometrówką, w której zapisuje się wszystkie pokonane trasy, w tym ich długość, przebieg, cel, a sumę przejechanych kilometrów w danym miesiącu mnoży się przez określoną w przepisach stawkę. Uzyskana kwota oznacza limit kosztów, które można rozliczyć.

Pojazdy w leasingu – zakup pojazdu w leasingu operacyjnym jest bardzo korzystną optymalizacją podatkową. Przedsiębiorca, który dokonał zakupu pojazdu w leasingu operacyjnym, może zaliczyć do kosztów faktury dotyczące czynszu inicjalnego, rat leasingowych, wydatków związanych z utrzymaniem pojazdu, nie ma także obowiązku prowadzenia kilometrówki.

W przypadku kiedy zakup pojazdu firmowego zostanie sfinansowany kredytem możemy zaliczyć do kosztów część odsetkową w dacie zapłacenia raty kredytu.

Spotkania służbowe

Wydatki związane z odbyciem spotkań służbowych od niedawna mogą być zaliczane do kosztów pod warunkiem szczegółowego opisania dokumentu zakupu. Faktura powinna zawierać opisane na odwrocie informacje, o której godzinie miało miejsce spotkanie, cel spotkania oraz osoby w nim uczestniczące.

Nietypowe koszty

Poza wymienionymi powyżej przykładami, warto także rozważyć koszty mniej popularne, aczkolwiek należy pamiętać o ich rozsądnym uzasadnieniu:

• rower, skuter (dojazdy, do biura, do klientów, uzasadnienie: korki, niskie koszty eksploatacyjne w porównaniu do samochodu)
• środki czystości ręczniki, środki chemiczne itp
• niedrogie elementy dekoracyjne kupowane do biura lub gabinetu, takie jak reprodukcje plakatów, fotografii, kwiaty w doniczkach, akwarium
• książki i czasopisma branżowe
• wydatki na edukację, w tym studia podyplomowe, szkolenia, warsztaty, kursy, ale tylko wówczas, gdy są związane z obecnie prowadzoną działalnością ( nie możemy zaliczyć w koszty edukacji „na przyszłość”)
• drobne prezenty marketingowe mające charakter reklamowy, np. kubki i długopisy z logo
• kawa, mleko, herbata, woda (podstawowe w przypadku zatrudnienia pracowników)