PDF z kodem QR – wizualizacja faktury dla kontrahentów zagranicznych

Stan faktyczny

Wniosek o wydanie interpretacji skierowała do Krajowej Informacji Skarbowej spółka, która wystawia faktury m.in. na rzecz zagranicznych kontrahentów, nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Spółka wskazała, że faktury sprzedaży są generowane w systemie księgowym, a następnie wysyłane zagranicznym odbiorcom w postaci plików PDF jako załącznik do wiadomości e-mail.

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, spółka planowała kontynuować dotychczasowy sposób fakturowania i przesyłania faktur. Zgodnie z tym modelem, faktury będą nadal wystawiane w systemie księgowym spółki, równocześnie będą wprowadzane do KSeF i generowane w formie elektronicznej, opatrzone kodem QR. Spółka zamierza umieszczać ten kod QR na fakturach wygenerowanych z własnego systemu i wysyłać je zagranicznym kontrahentom w formie pliku PDF.

W swojej argumentacji spółka podkreśliła, że konieczność zachowania dotychczasowego modelu fakturowania wynika z ograniczeń technicznych KSeF, które uniemożliwiają pełne dostosowanie faktury do specyficznych potrzeb i wymagań zagranicznych odbiorców.

W związku z powyższym, spółka zapytała, czy faktura wystawiona w systemie księgowym, opatrzona kodem QR, która następnie jest przesyłana zagranicznym kontrahentom w formacie PDF, będzie stanowiła wizualizację faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokumentującą wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT)?

Stanowisko spółki oraz organu podatkowego

Spółka uważała, że faktura z kodem QR będzie pełnoprawną wizualizacją e-faktury, spełniającą wymogi ustawy o VAT w kontekście transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dodatkowo, spółka wskazała, że faktury w systemie KSeF mogą być dostosowane tylko do minimalnych wymagań prawnych, a ograniczenia techniczne systemu nie pozwalają na pełne dopasowanie faktur do potrzeb zagranicznych odbiorców.

Pomimo wejścia w życie KSeF, przedsiębiorcy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. dostawy towarów, gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju) nie mają obowiązku udostępniania faktur przez Krajowy System e-Faktur. Mogą je udostępnić zagranicznym kontrahentom w formie uzgodnionej z nimi wizualizacji faktury.

Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem spółki, przy czym zaznaczył kilka istotnych kwestii. Faktycznie, przepisy przewidują, że w przypadku transakcji WDT przedsiębiorcy nie mają obowiązku przesyłania faktur przez Krajowy System e-Faktur. Mogą je udostępnić zagranicznym kontrahentom w formie uzgodnionej z nimi wizualizacji, pod warunkiem, że będzie ona zawierała kod QR, umożliwiający weryfikację jej autentyczności w systemie KSeF.

Co oznacza "wizualizacja faktury"?

Wizualizacja faktury to elektroniczna wersja faktury (np. w formacie PDF), która musi zawierać wszystkie istotne dane dotyczące transakcji, w tym numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty oraz stawki VAT. Ponadto, dokument PDF z kodem QR musi odzwierciedlać dane zawarte w pliku XML, który jest przesyłany do Krajowego Systemu e-Faktur. Ważne jest, aby wizualizacja była zgodna z tymi danymi, a jej treść była czytelna i nie zaburzała przejrzystości dokumentu. Kod QR umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF, zapewniając autentyczność danych.

Kluczowe wymagania

Dyrektor KIS podkreślił, że:

1. Wizualizacja musi być zgodna z danymi zawartymi w fakturze przesyłanej do KSeF.
2. Informacje zawarte w wizualizacji nie mogą zaburzać w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.
3. Przekazywany plik w formacie PDF musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku XML – niezbędne elementy, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, kwoty oraz stawki VAT.
4. Ważnym elementem wizualizacji jest kod QR, który musi umożliwiać weryfikację faktury w systemie KSeF.

Dzięki tym wymaganiom zagraniczni kontrahenci będą w stanie zweryfikować autentyczność faktury i mieć pewność, że dane zawarte w wizualizacji są zgodne z danymi w KSeF.