Obowiązkowy odbiór faktur ustrukturyzowanych w KSeF od 2026 – co muszą wiedzieć firmy współpracujące z dużymi podatnikami?

Firmy współpracujące z dużymi podatnikami – kluczowa informacja!

Jeśli Twoja firma współpracuje z dużymi podatnikami, musisz być gotowy na odbiór faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia duzi podatnicy będą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.

Nawet jeśli sam nie masz jeszcze obowiązku ich wystawiania, musisz zapewnić techniczną możliwość ich odbioru. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania systemów i procesów – tak, aby uniknąć problemów z ewidencją, rozliczeniami i współpracą z kontrahentami.

Harmonogram obowiązków KSeF – wg grup przedsiębiorców

Co się zmienia od 1 lutego 2026?

• Faktury ustrukturyzowane wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będą automatycznie dostępne online dla odbiorców.

• Moment nadania numeru ID faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF będzie uznawany za oficjalny termin jej doręczenia odbiorcy.

• Brak pobrania faktury ustrukturyzowanej z KSeF nie zwalnia podatnika z obowiązku jej ujęcia w księgowości oraz ewidencji VAT.

• Każda firma musi posiadać system umożliwiający odbiór i przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, zgodnym ze standardem KSeF, w tym obsługujący unikalny numer ID faktury.

• Zmiana ta jest szczególnie istotna dla firm, które dotychczas korzystały głównie z faktur papierowych lub tradycyjnych dokumentów.

• Od 1 lutego 2026 r. faktura ustrukturyzowana w KSeF stanie się podstawowym i obowiązkowym dokumentem w obrocie gospodarczym.

Jak przygotować firmę do odbioru faktur w KSeF?

• Zintegruj system z KSeF, korzystając z oficjalnego API Ministerstwa Finansów lub modułów dostawców oprogramowania księgowego.
• Sprawdź procesy obiegu dokumentów, by faktury trafiały do właściwych osób.
• Wyznacz odpowiedzialnych za odbiór i kontrolę faktur.
• Przetestuj system przed 1 lutego 2026, aby uniknąć problemów operacyjnych.
• Opracuj procedury dla dokumentów spoza KSeF (np. paragony, faktury zwolnione).
• Przeszkol pracowników księgowości w obsłudze faktur ustrukturyzowanych.
• Zapoznaj się z trybami offline KSeF na wypadek awarii systemu.
• Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, uzgodnijcie nowe zasady współpracy dotyczące KSeF.

Dlaczego warto przygotować się już dziś?

Brak odpowiedniego przygotowania do odbioru faktur ustrukturyzowanych w KSeF może skutkować:

• opóźnieniami w księgowości i rozliczeniach,

• błędami w plikach JPK_VAT i ryzykiem sankcji,

• problemami z odliczeniem VAT,

• zakłóceniami w obiegu dokumentów w firmie,

• utratą płynności finansowej,

• trudnościami we współpracy z kontrahentami,

• wzrostem obciążenia działu księgowości lub biura rachunkowego.

Podsumowanie:

KSeF to kluczowa zmiana w polskiej księgowości, która usprawni i ujednolici obieg faktur ustrukturyzowanych, na mocy przepisów ustawy o VAT. Od 1 lutego 2026 obowiązek odbioru tych faktur dotyczy wszystkich firm, natomiast obowiązek ich wystawiania jest wprowadzany etapami. Firmy współpracujące z dużymi podatnikami muszą być gotowe na odbiór faktur w KSeF już od lutego 2026.

Nie czekaj! Skontaktuj się z nami i przygotuj swoją firmę na nowe wymogi podatkowe.
Nasze biuro rachunkowe oferuje sprawdzone narzędzia oraz wsparcie merytoryczne na każdym etapie. Podejmij z nami współpracę, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy w nowej rzeczywistości prawno-podatkowej.