Token KSeF – przypomnienie: jak go wygenerować, zabezpieczyć i zintegrować z programem księgowym
10 lipca, 2025
Zakup klimatyzacji w firmie – jak rozliczyć go w lokalu i mieszkaniu przedsiębiorcy?
16 lipca, 2025W krótce każdy przedsiębiorca – niezależnie od wielkości firmy – będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Aby wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane (czyli faktury elektroniczne w formacie XML zgodnym z wymaganiami systemu), konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie.
Dowiedz się, jak uzyskać dostęp do KSeF, kto musi złożyć formularz ZAW-FA i jakie kroki należy podjąć, aby rozpocząć korzystanie z systemu.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Dostęp do KSeF można uzyskać na dwa sposoby: elektronicznie lub poprzez papierowy formularz ZAW-FA.
1. Logowanie elektroniczne
Odbywa się przez stronę ksef.mf.gov.pl i wymaga jednej z poniższych metod uwierzytelnienia:
Profil Zaufany – dla osób fizycznych (np. właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych),
podpis kwalifikowany – dla osób fizycznych i firm,
pieczęć kwalifikowana z NIP – dla spółek, fundacji, stowarzyszeń i jednostek publicznych.
2. Formularz ZAW-FA – uwierzytelnienie papierowe
Dla podmiotów, które nie dysponują narzędziami elektronicznymi, dostęp możliwy jest przez formularz ZAW-FA, składany w wersji papierowej do urzędu skarbowego. Formularz umożliwia wskazanie jednej osoby fizycznej, która uzyska dostęp do KSeF i będzie mogła zarządzać fakturami oraz nadawać uprawnienia innym użytkownikom.
Uwaga: Trwają prace nad nowelizacją formularza ZAW-FA – planowana jest wersja elektroniczna i możliwość wskazania wielu osób. Do czasu wejścia w życie nowych przepisów obowiązuje obecny, papierowy wzór.
Podział metod logowania według rodzaju podmiotu
Typ podmiotu | Metoda elektroniczna | Formularz ZAW-FA |
JDG (osoba fizyczna) | Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany | Nie dotyczy |
Spółka, fundacja, stowarzyszenie | Pieczęć kwalifikowana z NIP | Gdy brak pieczęci |
Jednostka publiczna (np. gmina) | Pieczęć kwalifikowana z NIP | Gdy brak pieczęci |
Najważniejsze informacje o formularzu ZAW-FA
- Formularz składa się wyłącznie w wersji papierowej (aktualnie).
- Formularz dotyczy tylko jednej osoby fizycznej – nie można w nim wskazać kilku pełnomocników.
- Nowy formularz należy złożyć każdorazowo przy zmianie osoby uprawnionej, podpisu lub jego ważności.
- Formularz nie dotyczy m.in. jednostek budżetowych i członków grup VAT.
- Uprawnienia są aktywne dopiero po weryfikacji i akceptacji przez urząd skarbowy.
WAŻNE!
- Formularz ZAW-FA należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą do właściwego urzędu skarbowego.
- Formularz upoważnia wyłącznie jedną osobę fizyczną do działania w KSeF.
- Po zalogowaniu osoba wskazana w ZAW-FA może elektronicznie nadawać uprawnienia innym pracownikom lub podmiotom zewnętrznym (np. biurom rachunkowym).
- Formularz ZAW-FA nie służy do nadawania uprawnień firmom zewnętrznym — takie uprawnienia nadaje się wyłącznie bezpośrednio w systemie KSeF po zalogowaniu przez osobę wskazaną w ZAW-FA.
Co zrobić po uwierzytelnieniu w KSeF?
Po zalogowaniu do systemu upoważniona osoba może:
- nadawać dostęp kolejnym pracownikom lub firmom zewnętrznym,
- wygenerować token KSeF, który integruje systemy księgowe z KSeF,
- zarządzać fakturami i użytkownikami w ramach organizacji.
Uwaga: Tokeny KSeF są niezbędne do automatycznej wysyłki i odbioru e-faktur w systemach księgowych (np. ERP).
Podsumowanie:
Uwierzytelnienie w KSeF to niezbędny krok do korzystania z e-faktur. Wybór metody zależy od formy prawnej i dostępnych narzędzi uwierzytelniających. Formularz ZAW-FA jest rozwiązaniem alternatywnym dla podmiotów bez możliwości logowania elektronicznego.
KSeF i współpraca z biurem rachunkowym to praktyczne rozwiązanie wspierające e-fakturowanie. Sprawdź, jak zacząć!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
