Zawieszenie działalności a faktury i paragony – kiedy mimo przerwy masz obowiązki podatkowe?
12 czerwca, 2025
Wakacje składkowe 2025 dla mikroprzedsiębiorców – kto, kiedy i jak może złożyć wniosek?
17 czerwca, 2025O d 2026 r. wchodzą nowe zasady e-fakturowania oparte na fakturach ustrukturyzowanych, które znacząco wpłyną na działalność przedsiębiorców. Oprócz obowiązku wystawiania faktur w systemie KSeF, pojawią się nowe wymagania dotyczące treści dokumentów, możliwości przesyłania załączników oraz dostępności danych dla instytucji publicznych. Oto kluczowe zmiany, które warto poznać już dziś.
Nowe dane na fakturach – obowiązkowy NIP
Faktury ustrukturyzowane to ujednolicony format danych, który pozwala na automatyczne przetwarzanie i kontrolę dokumentów przez system KSeF oraz instytucje publiczne.
Każda faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF będzie musiała zawierać numer NIP, nawet w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT czy osób prawnych niebędących podatnikami VAT, o ile posługują się NIP-em. To zmiana względem dotychczasowych praktyk i krok w stronę większej transparentności rozliczeń.
Wypełnianie pola „Podmiot3” stanie się obowiązkowe, co ułatwi rozliczenia i dostęp administracji, choć szczegóły i katalog instytucji mogą być jeszcze doprecyzowane przez Ministerstwo Finansów.
Dostęp do faktur w KSeF – kto zyska wgląd?
Rozszerzony zostanie katalog podmiotów uprawnionych do przeglądania e-faktur w systemie. Poza Krajową Administracją Skarbową, która już teraz korzysta z danych do weryfikacji rozliczeń VAT, dostęp otrzymają także m.in.:
- Generalny Inspektor Informacji Finansowej – w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy,
- prokuratura i sądy – w ramach postępowań karnych i cywilnych,
- Prezes UOKiK – w kontekście praktyk antykonkurencyjnych,
- organy nadzoru nad handlem rolnym – np. w zakresie zgodności z regulacjami fitosanitarnymi.
Wszystkie dane faktur, czyli właśnie faktur ustrukturyzowanych, przechowywane są w systemie KSeF przez 10 lat, z możliwością specjalnego oznaczania dokumentów zawierających dane wrażliwe. Dzięki standaryzacji faktur ustrukturyzowanych możliwe jest udostępnianie wybranym instytucjom konkretnych informacji w sposób bezpieczny i efektywny.
E-faktury z załącznikami – nowe możliwości, nowe obowiązki
Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy będą mogli dołączać do faktur ustrukturyzowanych załączniki, np. dokumentację techniczną, pod warunkiem ich związku z fakturą i braku reklamowego charakteru. Zakres i zasady dołączania będą ściśle regulowane. Korzystanie wymaga zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym i oświadczenia o znajomości przepisów.
Podsumowanie:
Cyfrowa transformacja fakturowania, oparta na fakturach ustrukturyzowanych, to nie tylko obowiązek prawny, ale i szansa na optymalizację procesów oraz kontrolę nad dokumentacją.
Współpraca z biurem rachunkowym oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi pozwolą efektywnie przygotować się do zmian i ograniczyć ryzyko błędów oraz sankcji.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
