Krajowy System e-Faktur (KSeF): Co musisz wiedzieć o formularzu ZAW-FA i nadawaniu uprawnień
30 stycznia, 2026V AT OSS (One-Stop-Shop) to uproszczony system rozliczania VAT, który ma na celu ułatwienie sprzedaży towarów i usług pomiędzy krajami UE, eliminując konieczność rejestracji VAT w każdym państwie członkowskim z osobna. Jednak wielu przedsiębiorców napotyka trudności związane z jego stosowaniem, co może prowadzić do problemów z administracją skarbową i kar finansowych.
Poniższa tabela przedstawia najczęstsze błędy, na które warto zwrócić uwagę, oraz wskazówki, jak ich unikać, by skutecznie zarządzać obowiązkami VAT OSS i uniknąć sankcji.
| Lp. | Rodzaj problemu | Szczegóły problemu | Przykłady działań |
|---|---|---|---|
| 1. | Błędne przypisanie stawek VAT w zależności od kraju konsumpcji | Przedsiębiorcy często stosują niewłaściwe stawki VAT, np. przypisują stawkę kraju sprzedaży zamiast kraju odbiorcy. To szczególnie dotyczy produktów objętych obniżonymi stawkami (np. książki, leki). Taka pomyłka skutkuje niedopłatą VAT i problemami z urzędem. | - Stosuj stawkę VAT kraju konsumpcji: System e-commerce lub ERP powinien wyodrębniać kraj dostawy i przypisywać odpowiednią stawkę VAT według lokalnych przepisów. - Regularnie aktualizuj stawki VAT w systemie: Szczególnie dla towarów objętych zmiennymi lub obniżonymi stawkami VAT. - Weryfikuj raporty OSS: Porównaj dane z tabelą TEDB i sprawdź, czy podział według kraju i stawki VAT jest poprawny. |
| 2. | Przekroczenie limitu bez rejestracji | Przekroczenie rocznego progu sprzedaży 10 000 EUR (łącznie) w sprzedaży B2C do innych krajów UE bez rejestracji w systemie OSS skutkuje naliczeniem VAT według stawek kraju dostawy oraz sankcjami. | - Monitoruj sprzedaż B2C do krajów UE: Prowadź łączne zestawienie sprzedaży do wszystkich krajów UE. - Rejestracja w OSS: Po przekroczeniu 10 000 EUR zarejestruj się w systemie OSS składając formularz VIU-R. - Składaj „nil return”: Nawet przy zerowej sprzedaży, składaj kwartalne deklaracje „nil return”, aby uniknąć wykreślenia z OSS. |
| 3. | Opóźnienia w składaniu deklaracji OSS i płatnościach VAT | Brak składania okresowych deklaracji OSS lub opóźnienia płatności mogą skutkować wykluczeniem z procedury OSS, także 2-letnią blokadą ponownej rejestracji oraz karami finansowymi. | - Zaplanuj terminy deklaracji i płatności: Deklaracje kwartalne OSS składamy do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu kwartału (np. Q1 do 30 kwietnia). Płatność winna wpłynąć najpóźniej tego samego dnia. - Składaj deklaracje „nil return”: Nawet jeśli nie było sprzedaży, złóż deklarację zerową. Brak złożenia trzech z rzędu deklaracji „nil return” skutkuje automatycznym wykluczeniem. - Reaguj na przypomnienia: Po upływie terminu, urząd wysyła pierwsze upomnienie po 10 dniach. Brak reakcji może skutkować wykluczeniem na 8 kwartałów. |
| 4. | Rejestracja OSS w wielu krajach jednocześnie | Rejestracja w OSS w więcej niż jednym kraju członkowskim UE powoduje sprzeczność i może skutkować wykluczeniem z procedury OSS. | - Wybierz tylko jeden kraj identyfikacji OSS: Dla firm UE wybierz kraj, gdzie firma ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Natomiast dla firm spoza UE wybierz jeden kraj UE (tzw. non-Union scheme). - Unikaj zduplikowanej rejestracji: Korzystając z magazynów w różnych krajach, przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do rejestracji VAT lokalnie w każdym z tych krajów. Jednak procedura OSS powinna być stosowana tylko w jednym kraju. W razie potrzeby, należy obsługiwać lokalne deklaracje VAT poza OSS. |
| 5. | IOSS vs. OSS: Błędy w rozliczeniach importowych do UE | Częsta dezorientacja dotycząca różnic między systemami OSS (dla sprzedaży wewnątrz UE) a IOSS (dla importu do UE), gdzie IOSS jest stosowane do importu towarów z krajów spoza UE o wartości ≤ 150 EUR, a nie do sprzedaży wewnątrz UE, co prowadzi do nieprawidłowego rozliczenia VAT. | - IOSS stosuj wyłącznie do importu towarów spoza UE o wartości ≤ 150 EUR (portal In-OSS 1 lipca 2021 r. umożliwiający uproszczone jednokrotne rozliczenie VAT w UE). - OSS (Union OSS) stosuj do sprzedaży wewnątrz UE B2C (różne portale, różne procedury i zakres zastosowania). - Aktywuj odpowiedni mechanizm w systemie e-commerce czy sklepie B2B/B2C : Upewnij się, że dla importu aktywujesz IOSS, a dla sprzedaży w UE – OSS. |
| 6. | Niedostateczna dokumentacja i brak pełnej ewidencji | Niedostateczna szczegółowość ewidencji VAT OSS (kraj konsumpcji, stawka, data, wartość, waluta, płatność) może prowadzić do odrzucenia deklaracji, wszczęcia postępowania kontrolnego, a nawet nałożenia kary administracyjnej. | - Prowadź szczegółową ewidencję VAT OSS w systemie: Powinna zawierać m.in. kraj konsumpcji, typ produktu/usługi, data sprzedaży, wartość netto, zastosowana stawka, kwota VAT, data i kwoty płatności, a także informacje o ewentualnych zwrotach. - Przechowuj ewidencję przez 10 lat: Ewidencja musi być dostępna na żądanie organów kontroli w ciągu 14 dni. - Upewnij się, że dane w ewidencji pokrywają się z fakturami OSS. |
| 7. | Nieprawidłowe składanie korekt w deklaracjach OSS | Przedsiębiorcy czasami próbują składać osobne deklaracje przy zwrotach lub korektach VAT, co jest niezgodne z przepisami. | - Korekty nie są składane jako oddzielne deklaracje. Korekty składamy w następnej deklaracji OSS - korekty wykazujemy w sekcji "Corrections" (część 3 formularza). - Zwrot towaru w tym samym okresie co pierwotna sprzedaż: Przy zwrocie towaru w tym samym kwartale, nie składamy oddzielnej korekty – wszystko wykazujemy w jednej deklaracji. |
| 8. | Brak rejestracji lokalnej mimo magazynu | Firmy korzystające z magazynów w UE (np. Amazon FBA, magazyny 3PL) często nie rejestrują się VAT lokalnie, co jest niezgodne z przepisami. | - Magazyn w UE = obowiązek rejestracji VAT lokalnie: Nawet jeśli sprzedaż obsługiwana jest przez OSS - nie obejdzie się zamiennikami czy odwołaniem do OSS jako całościowego rozwiązania. - Rejestracja VAT w kraju magazynu: Amazon i inne platformy wyraźnie informują o konieczności rejestracji VAT w krajach, gdzie przechowujesz zapasy – także w ramach pan-europejskiego programu FBA. |
| 9. | Opóźnione wyrejestrowanie z OSS i złożenie VIU-R | Opóźnienia w wyrejestrowaniu się z procedury OSS (np. gdy klient kończy sprzedaż lub usługę, ale nie składa VIU-R na czas) mogą skutkować przedłużonymi zobowiązaniami podatkowymi (zarówno VAT, jak i raportowaniem) do końca następnego kwartału. Uporczywe naruszanie terminów może skutkować wykluczeniem z procedury OSS na okres do 2 lat oraz nałożeniem kar finansowych. | - Złóż formularz VIU-R co najmniej 15 dni przed końcem kwartału, w którym chcesz zakończyć uczestnictwo w OSS: Jeśli chcesz zakończyć korzystanie z OSS od 1 lipca, zgłoszenie musisz wysłać do 15 czerwca. - Formularz VIU-R z informacją o wyrejestrowaniu składamy elektronicznie przez e-Deklaracje, do Drugi US Warszawa-Śródmieście (kraj identyfikacji w Polsce). - Prawidłowe złożenie VIU-R: Po prawidłowym złożeniu, rezygnacja obowiązuje od początku następnego kwartału. Nieodpowiednie złożenie lub brak zgłoszenia skutkuje przedłużonymi obowiązkami OSS i potencjalnymi karami. |
Podsumowanie:
Zarządzanie VAT OSS może być skomplikowane, ale przestrzeganie kilku kluczowych zasad znacząco redukuje ryzyko błędów i problemów z administracją skarbową. Najważniejsze to monitorowanie sprzedaży, odpowiednia ewidencja, terminowe deklaracje, unikanie błędów przy rejestracji i stosowanie odpowiednich stawek VAT. Błędy w VAT OSS mogą prowadzić do kar finansowych, wykluczenia z procedury oraz problemów z kontrolami skarbowymi.
Regularne sprawdzanie raportów, aktualizowanie systemów e-commerce oraz zachowanie zgodności z przepisami pozwala na uniknięcie tych trudności i poprawne rozliczanie VAT-u na terenie UE. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub napotykasz trudności związane z VAT OSS, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Nasz zespół specjalistów przeanalizuje sytuację Twojej firmy i pomoże znaleźć optymalne rozwiązanie.
Poznaj więcej praktycznych treści na blogach pioniew.eu: księgowo-kadrowym i poświęconym KSeF.
Znajdziesz tam aktualne informacje o podatkach, kadrach, systemie KSeF i współpracy B2B.
Zapraszamy do lektury!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
