Kamper jako mobilne biuro – optymalizacja podatkowa i odliczenia kosztów w działalności gospodarczej
2 czerwca, 2025
KSeF i e-faktury – co warto wiedzieć o numeracji faktur w nowym systemie?
5 czerwca, 2025W ystawianie faktur zmienia się na zawsze. Od 2026 roku każdy przedsiębiorca – niezależnie od wielkości działalności – będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To nie tylko zmiana technologiczna, ale również nowe podejście do dokumentów, rozliczeń i współpracy z administracją skarbową.
W KSeF obowiązywać będzie nowa forma dokumentu – e-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana. Jest to faktura w formacie XML, zgodnym z urzędowym wzorem, wystawiana, przesyłana i archiwizowana wyłącznie w systemie KSeF. Zastąpi ona dotychczasowe faktury papierowe oraz elektroniczne w formacie PDF przesyłane e-mailem. Każdy dokument otrzyma unikalny identyfikator (KSeF ID), który potwierdzi jego zgodność z przepisami.
Warto podkreślić, że e-faktura w rozumieniu KSeF to nie to samo co dotychczasowa „faktura elektroniczna”. Tradycyjna e-faktura mogła być np. PDF-em wysyłanym e-mailem – natomiast faktura ustrukturyzowana funkcjonuje wyłącznie w systemie KSeF i ma ściśle określoną strukturę danych.
To dobry moment, by zrozumieć te różnice i przygotować firmę na nowy obowiązkowy standard, który wpłynie również na współpracę z biurem rachunkowym i obieg dokumentów w organizacji.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny system do obsługi faktur ustrukturyzowanych, zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową. Jego celem jest ujednolicenie i automatyzacja procesu fakturowania. System umożliwia bieżącą kontrolę transakcji przez organy podatkowe, zwiększa transparentność obrotu gospodarczego i poprawia bezpieczeństwo rozliczeń. Wszystkie faktury sprzedaży i zakupu będą trafiać do KSeF.
Dla kogo?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce, zarejestrowanych jako czynni lub zwolnieni podatnicy VAT, w tym:
małe firmy i jednoosobowe działalności gospodarcze,
przedsiębiorców zwolnionych z VAT (np. z powodu niskiego obrotu),
podmioty rozliczające się kwartalnie lub ryczałtem (np. najem prywatny).
Od kiedy?
Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek w trzech etapach:
1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm wykluczonych cyfrowo.
Korzyści z KSeF
Szybszy zwrot VAT – termin może zostać skrócony z 60 do 40 dni.
Mniej błędów – ustandaryzowany format zmniejsza ryzyko pomyłek.
Pełna cyfryzacja – brak potrzeby drukowania i wysyłania faktur.
Sprawny obieg dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy natychmiast.
Bezpieczeństwo – faktury są zawsze dostępne, nie trzeba wystawiać duplikatów.
Potwierdzenie doręczenia – system rejestruje moment udostępnienia dokumentu.
Jednolity sposób korekty – możliwe tylko przez faktury korygujące.
Archiwizacja w systemie – faktury przechowywane są przez 10 lat.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
