KSeF i e-faktury – co warto wiedzieć o numeracji faktur w nowym systemie?

Co to jest KSeF ID i numer faktury?

Każda faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny – tzw. KSeF ID, nadawany przez system po zatwierdzeniu dokumentu. Jest to alfanumeryczny ciąg znaków służący do jednoznacznej identyfikacji faktury w systemie.

Warto zaznaczyć, że KSeF ID nie zastępuje numeru faktury, który nadal musi być nadany przez podatnika zgodnie z przepisami – w efekcie każda faktura posiada dwa oznaczenia: numer własny oraz systemowy KSeF ID.

Celem numeracji jest zapewnienie:

• jednoznacznej identyfikacji dokumentu (np. faktura zaliczkowa, korekta, sprzedaż towarów X),
• powiązania z daną transakcją,
• jasnego wskazania tożsamości wystawcy (np. poprzez oznaczenie działu lub kontrahenta).

Formy numeracji mogą być różnorodne:

• ciągła (np. 1, 2, 3…),
• okresowa (np. miesięczna, kwartalna),
• alfanumeryczna (np. 01/2025/ZAL),
• a także zawierać inne znaki ułatwiające klasyfikację dokumentów.

Kluczowa jest unikalność każdego numeru – to fundament bezpieczeństwa i przejrzystości rozliczeń. Numeracja musi także zapobiegać powtórzeniom, które mogłyby skutkować błędami i niezgodnościami w dokumentacji.

Wyzwania systemowe a wymogi KSeF

Nie wszystkie systemy finansowo-księgowe gwarantują poprawne zarządzanie numeracją. Często spotyka się powielanie numerów lub brak rozróżnienia między typami faktur (zaliczkowe, korygujące itp.). W kontekście KSeF takie niedociągnięcia muszą zostać wyeliminowane.

Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę, czy ich oprogramowanie:

• umożliwia nadawanie unikalnych, zgodnych z przepisami numerów,
• stosuje właściwe wyróżniki (np. „ZAL” dla faktur zaliczkowych, „KOR” dla korekt),
• pozwala na eksport dokumentów w formacie XML, zgodnym z wymaganiami KSeF,
• wspiera integrację z KSeF, ewentualnie poprzez dodatkowe moduły lub wtyczki.