KSeF nadchodzi – co musisz wiedzieć, zanim wystawisz pierwszą e-fakturę?
4 czerwca, 2025
Tryb „offline24” – nowa elastyczność w fakturowaniu od 2026 roku
6 czerwca, 2025Wraz z nadejściem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku, kluczowym elementem procesu fakturowania staje się prawidłowa numeracja dokumentów. To zagadnienie nie tylko techniczne, ale fundamentalne dla zachowania porządku, transparentności i zgodności z przepisami podatkowymi.
Co to jest KSeF ID i numer faktury?
Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny – tzw. KSeF ID, nadawany przez system po zatwierdzeniu dokumentu. Ma on formę 35-znakowego ciągu, który m.in. zawiera NIP wystawcy i datę wysłania faktury do systemu. Jednak numer ten nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury, który nadal musi być nadany przez podatnika. W efekcie każda faktura posiada dwa odrębne identyfikatory: numer nadany przez przedsiębiorcę oraz KSeF ID systemowy.
Zasady nadawania numerów faktur
Numer faktury nadawany przez przedsiębiorcę musi spełniać wymogi określone w art. 106e ustawy o VAT, w tym być unikalny i kolejny w ramach jednej lub kilku serii. Prawidłowa numeracja to podstawa porządku i autentyczności dokumentacji księgowej.
Celem numeracji jest zapewnienie:
- jednoznacznej identyfikacji dokumentu (np. faktura zaliczkowa, korekta, sprzedaż towarów X),
- powiązania z daną transakcją,
- jasnego wskazania tożsamości wystawcy (np. poprzez oznaczenie działu lub kontrahenta).
Formy numeracji mogą być różnorodne:
- ciągła (np. 1, 2, 3…),
- okresowa (np. miesięczna, kwartalna),
- alfanumeryczna (np. 01/2025/ZAL),
- a także zawierać inne znaki ułatwiające klasyfikację dokumentów.
Kluczowa jest unikalność każdego numeru – to fundament bezpieczeństwa i przejrzystości rozliczeń. Numeracja musi także zapobiegać powtórzeniom, które mogłyby skutkować błędami i niezgodnościami w dokumentacji.
Wyzwania systemowe a wymogi KSeF
Nie wszystkie systemy finansowo-księgowe gwarantują poprawne zarządzanie numeracją. Często spotyka się powielanie numerów lub brak rozróżnienia między typami faktur (zaliczkowe, korygujące itp.). W kontekście KSeF takie niedociągnięcia muszą zostać wyeliminowane.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę, czy ich oprogramowanie:
- umożliwia nadawanie unikalnych, zgodnych z przepisami numerów,
- stosuje właściwe wyróżniki (np. „ZAL” dla faktur zaliczkowych, „KOR” dla korekt),
- pozwala na eksport dokumentów w formacie XML, zgodnym z wymaganiami KSeF,
- wspiera integrację z KSeF, ewentualnie poprzez dodatkowe moduły lub wtyczki.
Podsumowanie:
Prawidłowa numeracja faktur w KSeF to nie tylko kwestia formalna, lecz kluczowy element prawidłowego funkcjonowania systemu e-fakturowania oraz bezpieczeństwa podatkowego firmy. Już dziś warto zadbać o dostosowanie systemów księgowych oraz procesów wystawiania dokumentów, by z początkiem 2026 roku bezproblemowo realizować obowiązek korzystania z KSeF.
Skorzystaj na współpracy z biurem rachunkowym oraz dostępnych aplikacji, aby skutecznie wdrożyć nowy standard i uniknąć ryzyka błędów oraz sankcji. Cyfrowa transformacja fakturowania to nie tylko wymóg ustawowy, lecz także szansa na usprawnienie procesów i pełną kontrolę nad dokumentacją.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
