Zamień papier na cyfrowe pliki – zacznij od dokumentów elektronicznych i przejdź do cyfrowej księgowości
24 czerwca, 2025
4 kroki do cyfrowej księgowości – skuteczna adaptacja do KSeF
3 lipca, 2025K rajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur VAT w formacie elektronicznym (XML). System obejmuje wyłącznie faktury zgodne z ustawą o VAT: sprzedażowe, zaliczkowe i korygujące – pod warunkiem zgodności ze strukturą FA(2).
Kiedy wystawić fakturę VAT przez KSeF?
Z chwilą wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, wszystkie faktury VAT dla transakcji opodatkowanych muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej.
Przykładowe transakcje objęte obowiązkiem:
odpłatna dostawa towarów i usług w Polsce (także nieodpłatnie, jeśli przysługuje prawo do odliczenia VAT),
eksport i import towarów,
wewnątrzwspólnotowe nabycie i dostawa,
sprzedaż krajowa z odwrotnym obciążeniem,
sprzedaż zagraniczna (UE i kraje trzecie),
wystawianie faktur zaliczkowych.
Uwaga: Fakturę należy także wystawić przy sprzedaży zwolnionej z VAT, jeśli nabywca zażąda jej w ciągu 3 miesięcy.
Jakie dokumenty obsługuje KSeF?
KSeF akceptuje wyłącznie faktury VAT w formacie XML, zgodnym z obowiązującymi przepisami oraz aktualnie obowiązującą strukturą logiczną FA(2). Od 2026 roku obowiązywać będzie nowa struktura FA(3).
Warto pamiętać, że faktura uznawana jest za wystawioną dopiero z chwilą jej przesłania do systemu i nadania numeru identyfikującego.
Typy faktur obsługiwane przez KSeF:
faktury podstawowe,
faktury zaliczkowe,
faktury korygujące,
faktury uproszczone (np. paragony z NIP do 450 zł).
Z systemu mogą korzystać podatnicy VAT czynni i zwolnieni, a także inne uprawnione podmioty, np. nierejestrowani sprzedawcy z obowiązkiem wystawiania faktur.
Jakie dokumenty nie podlegają KSeF?
Nie wszystkie dokumenty księgowe trafiają do systemu. Poza KSeF pozostają:
faktury pro forma (ofertowe),
paragony fiskalne z NIP (z kas rejestrujących),
faktury VAT RR (dla rolników ryczałtowych),
duplikaty faktur,
dokumenty bez wymaganych danych (np. brak NIP-u),
faktury PEF i OSS,
noty korygujące.
Dlatego firmy muszą wdrożyć procedury pozwalające na jednoczesne zarządzanie dokumentami w KSeF i poza nim.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Skuteczne wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna. Wymaga także zmian organizacyjnych:
Kluczowe kroki przygotowawcze:
analiza obecnych procesów fakturowania,
weryfikacja integracji systemu księgowego z KSeF,
stworzenie procedur dla dokumentów poza systemem,
przeszkolenie pracowników działu księgowości,
zapoznanie się z trybem „offline24”, który od 2026 r. umożliwi czasowe wystawianie faktur poza KSeF (z obowiązkiem późniejszego przesłania).
Podsumowanie:
KSeF obejmuje wyłącznie faktury VAT wystawione w formacie ustrukturyzowanym. Inne dokumenty, takie jak paragony, faktury pro forma czy noty korygujące, nie są objęte systemem. Dobre przygotowanie firmy do KSeF to gwarancja zgodności z przepisami i większe bezpieczeństwo podatkowe.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF?
Nasze biuro rachunkowe oferuje sprawdzone narzędzia i wsparcie merytoryczne na każdym etapie. Podejmij z nami współpracę, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy w nowej rzeczywistości prawno-podatkowej.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
