Praktyczne kwestie związane z otrzymywaniem faktur w KSeF od lutego 2026 roku
22 stycznia, 2026W związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przypominamy o konieczności złożenia formularza ZAW-FA. Jest to kluczowy dokument dla podmiotów innych niż jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG). Dowiedz się, kto musi go złożyć i jak to zrobić.
Czym jest formularz ZAW-FA i dlaczego jest ważny?
Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest niezbędny, aby wskazana osoba mogła uzyskać dostęp do konta KSeF danej spółki, fundacji czy stowarzyszenia. Osoba wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA będzie miała możliwość nadawania uprawnień kolejnym osobom. Dzięki jego złożeniu firma zyskuje możliwość prawidłowego wystawiania faktur, odbierania dokumentów oraz zarządzania uprawnieniami w systemie.
Złożenie ZAW-FA pozwala na:
- wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora,
- uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.
Kto musi złożyć formularz ZAW-FA?
Obowiązkowe złożenie formularza ZAW-FA dotyczy:
- Spółek (np. Spółka Akcyjna, Spółka z o.o., Spółka Cywilna, Spółka Komandytowa, Spółka Jawna),
- Stowarzyszeń,
- Fundacji,
- Spółdzielni,
- Grup kapitałowych i innych organizacji posiadających numer NIP.
Nie muszą składać formularza ZAW-FA:
- Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
Jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.
Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy
- Wypełnienie formularza
- Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
- Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
- Podpisanie formularza
- Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
- Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
- Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
- Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
- Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.
Podsumowanie
Złożenie formularza ZAW-FA jest kluczowym krokiem do prawidłowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pamiętaj, że formularz ten muszą złożyć tylko przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą jednoosobowej działalności gospodarczej. Złożenie formularza pozwala na nadanie uprawnień do korzystania z systemu e-Faktur oraz umożliwia zarządzanie tymi uprawnieniami. Formularz musi być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w danym podmiocie, np. przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki, fundacji, stowarzyszenia itp. Zrób to jak najszybciej, aby uniknąć problemów w przyszłości!
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
