Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – Jak Zarządzać Uprawnieniami w Systemie e-Faktur (KSeF)?
25 listopada, 2025R ozwiązanie umowy o pracę to proces, który wymaga uwagi, starannego podejścia oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. W zależności od sytuacji, umowę można rozwiązać na kilka sposobów – poprzez wypowiedzenie, porozumienie stron lub rozwiązanie bez wypowiedzenia. Ważnym elementem procesu jest także forma doręczenia dokumentu, która może mieć istotne znaczenie w przypadku sporów prawnych. Każdy etap, od przyczyny rozwiązania umowy po jej formalne doręczenie, wymaga wnikliwości, aby uniknąć nieporozumień i ryzyka błędów formalnych. W artykule przedstawiamy kluczowe zasady dotyczące rozwiązania umowy o pracę, ze szczególnym uwzględnieniem sposobów wypowiedzenia i wyboru odpowiedniej metody doręczenia dokumentu.
Jak rozwiązać umowę o pracę?
Umowę można rozwiązać na 4 różne sposoby — te bardziej problematyczne i mniej, tj.:
- Na mocy porozumienia stron.
- Przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem).
- Przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).
- Z upływem czasu, na który była zawarta.
Rozwiązania za porozumieniem stron i z upływem czasu nie budzi zazwyczaj zastrzeżeń. Takie przypadki są trudne do podważenia w sądzie i nie stanowią problemu podczas ewentualnej kontroli instytucji państwowych.
Więcej uwagi wymagają natomiast rozwiązania za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia. Art. 30 § 3 KP nakłada na nas obowiązek stosowania pisemnej formy takiego dokumentu, który powinien zostać opatrzony pisemnym podpisem każdej ze stron.
!!UWAGA!! Ustawodawca dopuszcza również możliwość opatrzenia dokumentu podpisem kwalifikowanym — pod warunkiem, że zastosują go obie strony.
Najważniejsze kwestie przy sporządzaniu wypowiedzenia:
* Przyczyna rozwiązania: musi być zgodna ze stanem faktycznym i jasno opisana. Im więcej konkretów, tym lepiej. W praktyce zdarza się, że pracodawcy wpisują „cokolwiek, aby przeszło” – tymczasem należy zawsze zakładać, że pracownik może skierować sprawę do sądu. Dlatego dokładne i prawdziwe uzasadnienie jest kluczowe. Pamiętajmy, że przyczyna nie może mieć charakteru dyskryminującego.
„Utrata zaufania” to słaba przyczyna wypowiedzenia — trudno ją udowodnić i łatwo obalić. Najczęściej zda swoją rolę przy wypowiadaniu umów osobom zarządzającym, np. po kłótni z klientem, przez nadużycie uprawnień czy kłamstwo — wszystkie sytuacje oczywiście poparte dowodami.
* Forma przedłożenia dokumentu:
> osobiście – najprostsza forma: wręczamy, podpisujemy, sprawa zamknięta,
> mailowo – można wysłać dokument elektronicznie, ale pamiętajmy o opcji potwierdzenia doręczenia,
> pocztą tradycyjną – przy wyborze poczty tradycyjnej zwróćmy uwagę na to, aby dokument został wysłany naszą Pocztą Polską. Dlaczego? Ponieważ przy wysyłce kurierem (choć szybciej) pracownik nie otrzymuje od kuriera tradycyjnego awizo, co w późniejszym etapie może nam utrudnić udowodnienie domniemania dostarczenia dokumentu — obowiązek udowodnienia doręczenia zostanie zrzucony na pracodawcę. Przy wyborze Poczty Polskiej pracownik otrzymuje awizo w formie papierowej, wrzucone do skrzynki na listy, co umożliwia mu odbiór listu bardzo szybko. Przy ewentualnym sporze, to pracownik musi udowodnić, z jakiej przyczyny nie odebrał zaawizowanego dokumentu.
Zwolnienie dyscyplinarne
To szczególnie wrażliwy temat, który wymaga dużej ostrożności, zwłaszcza pod kątem niedyskryminowania pracownika. Dyscyplinarka może być zastosowana tylko w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, które było świadome i szkodziło lub mogło zaszkodzić pracodawcy. Pracodawca w ciągu 1 miesiąca po uzyskaniu informacji o sytuacji powinien wręczyć zwolnienie dyscyplinarne osobiście.
-----------------------------------------------
Skoro już jesteśmy przy wypowiedzeniach, pamiętajcie również o okresach ochronnych poszczególnych grup pracowników!
*Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.
*Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
*Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownicy w ciąży.
Skrócenie okresu wypowiedzenia następuje tylko w sytuacjach upadłości lub likwidacji.
W okresie wypowiedzenia pracodawca może:
- zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego,
- zwolnić go ze świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia za te okresy.
Podsumowanie:
Rozwiązanie umowy o pracę wymaga nie tylko znajomości dostępnych metod zakończenia współpracy, ale także dokładności przy wypełnianiu formalności, takich jak forma doręczenia wypowiedzenia. Można to zrobić osobiście, mailowo lub pocztą tradycyjną, przy czym każda z tych metod ma swoje zalety i ryzyka. Wybór odpowiedniej formy doręczenia jest kluczowy, aby uniknąć trudności w późniejszym etapie, np. w przypadku ewentualnych sporów. Prawidłowe przeprowadzenie procesu rozwiązania umowy o pracę pozwala na zgodne z prawem zakończenie współpracy i minimalizowanie ryzyka prawnego.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozwiązywania umów o pracę, przygotowywania wypowiedzeń lub zarządzania kwestiami kadrowo-płacowymi? Skontaktuj się z nami! Zajmiemy się wszystkimi formalnościami, dbając o zgodność z przepisami prawa pracy i prawidłowe zarządzanie sprawami kadrowymi w Twojej firmie.
Poznaj więcej praktycznych treści na blogach pioniew.eu: księgowo-kadrowym i poświęconym KSeF.
Znajdziesz tam aktualne informacje o podatkach, kadrach, systemie KSeF i współpracy B2B.
Zapraszamy do lektury!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
