Jak pierwszy raz zalogować się do KSeF i zarządzać uprawnieniami?

Logowanie do KSeF – zależy, kim jesteś

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Przedsiębiorca prowadzący JDG loguje się do KSeF osobiście, używając:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• profilu zaufanego,
• aplikacji mObywatel.

W praktyce oznacza to, że właściciel JDG od razu posiada pełne uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur w systemie – nie musi nic dodatkowo zgłaszać.

Spółki i inne podmioty

W przypadku spółek (z o.o., akcyjnych, komandytowych itd.) lub stowarzyszeń, fundacji i innych jednostek, logowanie do KSeF wymaga dodatkowego kroku – zgłoszenia pełnomocnika.
Osoby reprezentujące podmiot logują się tak samo (podpis, profil zaufany, mObywatel), ale najpierw ich uprawnienia muszą być zgłoszone i potwierdzone.

ZAW-FA – kiedy i po co?

W przypadku spółek i innych podmiotów nie wystarczy, że ktoś z zarządu zaloguje się profilem zaufanym czy podpisem elektronicznym. Podmiot musi najpierw wyznaczyć osobę lub podmiot, który otrzyma tzw. uprawnienia pierwotne.

Jak to wygląda w praktyce?

1. Reprezentacja spółki podpisuje formularz ZAW-FA i składa go do urzędu skarbowego.
2. Wskazana w ZAW-FA osoba (np. członek zarządu) otrzymuje uprawnienia pierwotne.
3. Od tego momentu może zalogować się do KSeF Spółki korzystając ze swoich danych uwierzytelniających (np. profil zaufany, podpis elektroniczny).
4. Osoba ta zyskuje możliwość nadawania kolejnych uprawnień w imieniu całego podmiotu – np. dla pracowników, księgowych czy biura rachunkowego.

Ważne: JDG, które samodzielnie korzystają z KSeF (np. logują się przez profil zaufany), nie muszą składać ZAW-FA.

Nadawanie uprawnień w KSeF

W systemie można nadać różne rodzaje uprawnień:

• dostęp do wystawiania faktur – np. dla pracownika działu księgowości,
• dostęp do odbierania faktur – np. dla osoby zajmującej się rozliczeniami,
• uprawnienia administracyjne – pozwalają zarządzać innymi użytkownikami i dostępami (dodawać/usuwać).

Co warto zrobić już dziś?

Choć obowiązek stosowania KSeF jeszcze nie wszedł w życie, warto się przygotować:

• spółki powinny zastanowić się, komu przyznać uprawnienia pierwotne. Najlepiej, aby była to osoba sprawna komputerowo i jednocześnie mająca stabilną pozycję w firmie – np. członek zarządu.
• nasze biuro rachunkowe może pomóc w przygotowaniu formularza ZAW-FA, tak aby proces zgłoszenia przebiegł sprawnie i bezbłędnie.
• warto przetestować system już dziś. Ministerstwo Finansów udostępnia wersję testową KSeF – można zalogować się i sprawdzić, jak wygląda wystawianie czy odbieranie faktur. To świetna okazja, by oswoić się z interfejsem i procesami, zanim system stanie się obowiązkowy.

Chcesz usprawnić pracę z KSeF?

Sprawdź nasze programy do obsługi i integracji z systemem.

Zadbaj o bezpieczeństwo danych i porządek w księgowości dla firm – zapytaj o ofertę!