Jak w 2026 roku będziemy korygować faktury w KSeF?

Korekta tylko przez KSeF

Najważniejsza zmiana brzmi prosto: jeśli faktura została wystawiona w KSeF, to korekta także musi być wystawiona w tym systemie. Nie ma znaczenia, czy kontrahent jest z Polski, czy z zagranicy – reguły są te same. Dodatkowo korekta musi mieć ustandaryzowaną formę, czyli nową strukturę FA(3).

Koniec z potwierdzaniem odbioru

Do tej pory przedsiębiorcy często musieli gromadzić potwierdzenia, że druga strona otrzymała korektę. W praktyce powodowało to sporo zamieszania i niepewności, zwłaszcza gdy kontrahent długo nie odpisywał. W 2026 roku nie trzeba już niczego potwierdzać – za moment doręczenia uznaje się datę nadania numeru ID w KSeF. Oznacza to, że korekta staje się ważna automatycznie, a Ty możesz ją od razu ująć w rozliczeniach podatkowych w miesiącu jej wystawienia.

Awarie i praca offline

Oczywiście, mogą zdarzyć się sytuacje wyjątkowe, np. brak dostępu do internetu albo przerwa techniczna w działaniu systemu. Wtedy przepisy przewidują możliwość wystawienia korekty poza KSeF. Trzeba jednak pamiętać o dodatkowych obowiązkach – dokument należy przesłać do systemu:

• w ciągu 7 dni roboczych, jeśli został wystawiony w trybie awaryjnym,
• najpóźniej następnego dnia roboczego, jeśli był to tzw. tryb offline24 (krótka niedostępność systemu).

Co ważne, taka korekta jest skuteczna dopiero wtedy, gdy otrzyma numer ID w KSeF – bez względu na to, kiedy odbiorca ją faktycznie zobaczy.

Klienci zagraniczni i rolnicy ryczałtowi

Jeżeli Twój kontrahent nie ma polskiego NIP-u lub jest firmą zagraniczną, nie zobaczy faktury ani korekty bezpośrednio w systemie. W takiej sytuacji trzeba mu ją przesłać innym kanałem – na przykład e-mailem, przez platformę B2B albo nawet w wersji papierowej, jeśli tak ustalono w umowie. W tym przypadku liczy się faktyczny moment, w którym dokument do niego dotrze.

Podobne zasady obowiązują w przypadku faktur VAT RR, czyli dokumentów wystawianych w imieniu rolników ryczałtowych. Jeśli faktura pierwotna trafiła do KSeF, to korekta również musi tam zostać zarejestrowana – nawet jeśli rolnik sam w systemie nie pracuje.

Dlaczego to korzystne?

Na pierwszy rzut oka nowe przepisy mogą wydawać się skomplikowane, ale w praktyce ułatwiają życie przedsiębiorcom. Koniec z uzgadnianiem, kto i kiedy odebrał korektę, mniej dokumentów do gromadzenia i mniej pola do sporów podatkowych. Wszystko jest jasne – liczy się numer ID z systemu.

Jak się przygotować?

Do 2026 roku jest jeszcze trochę czasu, ale warto już teraz pomyśleć o zmianach. Co już teraz warto zrobić?

• Przejrzeć procedury księgowe i dostosować obieg dokumentów do pracy w KSeF.
• Sprawdzić czy systemy z których korzystamy będą kompatybilne z KSeF.
• Przeszkolić pracowników działu księgowości i finansów.
• Opracować plan działania na wypadek awarii czy pracy offline.

Im wcześniej firma zacznie przygotowania, tym mniej stresu będzie na starcie.

Podsumowując:

W 2026 roku korekty faktur staną się prostsze, bardziej przejrzyste i zautomatyzowane. Ale jednocześnie każda firma będzie musiała działać zgodnie z procedurami KSeF. Jeśli chcesz uniknąć problemów i dobrze przygotować się na nowe przepisy – skontaktuj się z nami. Pomożemy wdrożyć system, usprawnić procesy, żeby obieg faktur i korekt w Twojej firmie działał bez zakłóceń.