Jak w 2026 roku będziemy korygować faktury w KSeF?
4 września, 2025O d 1 kwietnia 2026 roku wszystkie faktury – także korekty – będą obowiązkowo wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Żeby korzystać z systemu, trzeba wybrać sposób logowania. Dla wielu firm to będzie jeden z najważniejszych kroków przygotowawczych.
W artykule opisujemy:
- różnicę między uwierzytelnianiem a autoryzacją,
- dostępne metody logowania,
- zmiany po 2026 roku,
- praktyczne wskazówki, jak dopasować metodę do rodzaju działalności.
1. Uwierzytelnianie a autoryzacja – proste wyjaśnienie
- Uwierzytelnianie – potwierdzenie, że do systemu loguje się właściwa osoba (np. login, hasło, SMS, aplikacja).
- Autoryzacja – określenie, jakie uprawnienia nadaje się użytkownikowi (np. możliwość wystawiania faktur lub tylko ich podgląd).
2. Metody logowania do KSeF
Profil Zaufany (ePUAP)
- Zalety: darmowy, prosty w obsłudze, znany z kontaktów z urzędami.
- Wady: brak automatyzacji, brak integracji z ERP.
- Najlepiej sprawdzi się w jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Podpis kwalifikowany
- Zalety: pełna moc prawna, przydatny także poza KSeF (np. do podpisywania umów).
- Wady: płatny, wymaga dodatkowego oprogramowania.
- Najlepiej sprawdzi się w firmach, które potrzebują narzędzia uniwersalnego.
Pieczęć kwalifikowana (dla firmy)
- Zalety: umożliwia automatyzację fakturowania, wysoki poziom bezpieczeństwa.
- Wady: wyższy koszt, konieczność integracji IT.
- Najlepiej sprawdzi się w spółkach i firmach korzystających z ERP.
Token autoryzacyjny
- Zalety: szybki i wygodny w użyciu, ułatwia automatyzację.
- Wady: ważny tylko 30–90 dni, będzie wycofany po 2026 roku.
- Najlepiej sprawdzi się jako rozwiązanie przejściowe – do końca 2026 roku.
3. Koniec tokenów od 2027 roku
Uwaga: Tokeny autoryzacyjne będą działać tylko do końca 2026 roku. Od 2027 roku zostaną zastąpione certyfikatami kwalifikowanymi — nową, bezpieczniejszą metodą uwierzytelniania dla systemów zautomatyzowanych.
4. Jak wybrać metodę? – szybka checklista
Mała firma bez ERP → Profil Zaufany
Potrzebne narzędzie także do podpisywania umów → Podpis kwalifikowany
Automatyzacja w spółce lub większej firmie → Pieczęć kwalifikowana
Połączenie aplikacji z KSeF → Token lub certyfikat kwalifikowany
5. Warto skorzystać z testów
Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF. Można tam:
- sprawdzić różne metody logowania,
- przetestować nadawanie uprawnień,
- zapoznać się z funkcjonalnością systemu.
Takie przygotowanie pozwala spokojniej wejść w obowiązkowe KSeF.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
